Arbetsbeskrivning

Ref: 20242678 Brinner du för att ge god service, har god administrativ vana och vill vara med och skapa stadskontorets nya kontor? Se hit – här är tjänsten för dig! Arbetsuppgifter I denna tjänst arbetar du med servicerelaterade och trivselskapande uppgifter samt med de administrativa processer som säkerställer smarta och effektiva lösningar för en fungerande arbetsvardag och trivsam fysisk arbetsmiljö. Uppdraget sträcker sig från ett välkomnande första intryck till en professionell nivå av administrativt stöd och kontorssupport för kollegor och besökare. Tillsammans med dina närmsta kollegor i vårt serviceteam skapar och tillhandahåller du smidiga, likvärdiga och hållbara kontors- och servicelösningar till stadskontorets chefer, medarbetare, politiker och besökare. Årsskiftet 2025/2026 flyttar och samlar vi kommunstyrelsens och stadskontorets verksamhet och 350 medarbetare, som idag finns på tre olika adresser, till nya lokaler vid Malmö Rådhus. Vi tror på det personliga mötet på arbetsplatsen och med ett modernt och funktionellt kontor på en adress får vi ännu bättre förutsättningar att som stadskontor rikta, utmana och förstärka utvecklingskraften. En ny arbetsplats kommer innebära behov av anpassningar och utveckling av det interna stödet och servicen för att på bästa sätt kunna möta förändrade krav och behov. Här kommer du spela en viktig roll i att tillhandahålla och utveckla det interna stödet och servicen på vår nya arbetsplats. Arbetsuppgifterna inom internt stöd och service kommer utvecklas i takt med utvecklingen av den nya arbetsplatsen och kan komma att variera – allt beroende av behovet hos dem vi är till för. I huvudsak ingår arbetsuppgifter så som att:  • bemanna receptionen på vårt nya kontor - välkomna våra kollegor och besökare och hänvisa dem rätt i huset, • ge mötes- och konferensservice - t.ex. koordinera bokningar, • administrera och hantera kontorsarbetsplatsen, • göra inköp och beställningar, • ge administrativt stöd till stadskontorets kärnverksamheter på förfrågan. Kvalifikationer Vi söker dig som har genuint intresse för att ge god service till dem vi är till för och bemöter andra på ett uppmärksamt och tillmötesgående sätt. Du är proaktiv och lyssnar aktivt in behov och strävar alltid efter att hitta lösningar som skapar mervärde för alla inblandade. Du skapar och underhåller goda relationer som bidrar till goda leveranser och till ett positivt arbetsklimat. Du förhåller dig till och har förmåga att kommunicera styrande riktlinjer och ramar. Du är självgående, ansvarstagande och driver dina processer framåt. Ditt arbetssätt kännetecknas av flexibilitet och att se möjligheter i nya situationer. Med ett strukturerar arbetssätt tar du dig an uppgifter, planerar och prioriterar för att hålla tidsramar. Vi söker dig som har: • en gymnasieexamen från gymnasium, Komvux, folkhögskola eller en validerad utländsk motsvarighet till gymnasieexamen, • 5 års aktuell arbetslivserfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom administration och arbetslivserfarenhet inom till exempel service/konferens-, hotell- eller evenemangsverksamhet, • god kunskap och förmåga att utrycka dig i svenska, i såväl tal som skrift, • goda kunskaper i Microsoft Office 365, eller likvärdigt.  Det är meriterande om du har: • en gymnasieexamen från hotell och turismprogrammet. Om arbetsplatsen Sektionen för kvalitet och service utgör del av avdelningen för intern ledning och stöd. Vi är tio kollegor som ger stöd och service till stadskontorets medarbetare för en fungerande arbetsvardag. Vi ansvarar bland annat för förvaltningens lokaler, IT, arbetsverktyg och förvaltningsgenerella inköp. Stadskontoret riktar, utmanar och förstärker utvecklingskraften i organisationen, i staden och i regionen. Vi är kommunstyrelsens förvaltning och arbetar med ett helhetsperspektiv nära stadens ledning. Stadskontoret består av sju olika avdelningar och har sammanlagt ca 300 personer anställda. Våra avdelningar arbetar inom ett brett spektrum av områden och förvaltningen har många medarbetare med en hög specialistkompetens. Vi arbetar med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö och våra värderingar bygger på människors lika värde. Vi tycker att det är viktigt med en balans mellan arbete och fritid och hos oss får du en dynamisk arbetsplats och möjlighet att tillsammans med professionella kollegor få göra skillnad på riktigt för Malmö och Malmöborna. Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här. Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb Information om tjänsten Anställningsform: Tillsvidare Omfattning: Heltid Antal tjänster: 1 Tillträde: Enligt överenskommelse  Övrigt Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.  Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.