Arbetsbeskrivning

Som INFRA-handläggare på Försvarsmaktens Högkvarter (HKV) utgör du en viktig del i en myndighet som är i stark tillväxt. Tillsammans med kompetenta och engagerade kollegor får du ansvar, utveckling och utmaning. Om sektionen Fastighetssektionen ansvarar för Högkvarterets samtliga införhyrningar på Gärdet. Vi arbetar enligt Försvarsmaktens INFRA-process vilket innebär att vi har ett nära samarbete med både Fortifikationsverket & LpLE M (Lokalplaneringsenheten M). Fastighetsbehoven är många och i rollen som Projektsamordnare/INFRA-handläggare behöver man vara såväl ambitiös och driven som duktig på att koordinera flera ärenden & projekt parallellt. Vi har ett brett ansvarsområde på sektionen som räknas som en servicefunktion där bl.a. felanmälan, möbler, flyttar och lokal- verksamhetsanpassningar ingår. Vi arbetar i flera tidsperspektiv; från den dagliga driften till längre projekt som sträcker sig över år. Huvudsakliga arbetsuppgifter Rollen innebär många kontaktytor såsom våra verksamheter, entreprenörer/leverantörer, hyresvärd & fastighetsägare då samtliga av våra fastigheter är införhyrningar. Du kommer främst att arbeta i vidmakthållande skedet men ibland även med anskaffningsprojekt. Då alla möbelprojekt och interna flyttprojekt inte alltid följer FM INFRA-process så behöver du även ha en stark förmåga att kunna projektleda genom egen struktur både själv och som sektions representant samt självständigt kunna driva projekt i egenskap av verksamhets- och hyresgästrepresentant samt projektledare. I rollen ingår även arbetsuppgifter såsom att utreda, ta fram/skapa och granska underlag. Eftersom att rollen ställer höga krav på kommunikation så väl i text som i tal så behöver du ha lätt för att formulera dig och anpassa dig efter de krav som gäller. Ett ax-plock av arbetsuppgifter som ingår i denna roll: • inventering och beställning av HKV standardmöbler för omsättning. Genom platsbesök och avdömning anpassa möbleringen i lokalytor efter behov • tillsammans med kollegor och chef ansvara för lokalplanering, lokaltilldelning samt agera flyttansvarig • representera Fastighetssektionen mot verksamheter inom vårt lokalbestånd bereda ärenden för beslut till och för högre chefer/beslutsfattare • vara stöd- & beställarombud till/för våra verksamheter inom Högkvarteret samt företräda våra verksamheter mot våra samverkanspartners • leda/delta i projektgrupper • administrera och hantera beställningar och behov; framtagande av INFRA-underlag liksom övriga medarbetare på sektionen ha eget ekonomiskt ansvar för dina beställningar samt tillhörande fakturahantering men även sammanhållande för ekonomin inom sektionen (enklare faktura hantering, budget- och investeringsarbete inkl. uppföljning). KRAV Kvalifikationer • eftergymnasial utbildning inom bygg/fastighet eller annan arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer motsvarande. • relevant erfarenhet av förvaltning eller hyresgästkontakt (t.ex. som hyresgästkoordinator, facility manager, lokal-/fastighetsförvaltare eller annan roll som arbetsgivaren anser likvärdig) • mycket goda kunskaper i MS Office (Word, Excel, Powerpoint och Outlook) • mycket goda kunskaper i svenska såväl i tal som i skrift. Personliga egenskaper För att lyckas i rollen som Projektsamordnare/INFRA-handläggare behöver du ha/vara: • hög leverans- och prestationskapacitet, stort engagemang, resultatinriktad och ambitiös vara alert och proaktiv då förutsättningarna förändras och ingen dag är den andra lik hos oss noggrann, strukturerad och tydlig i din kommunikation/beställning och därmed känna dig trygg i att koordinera på egen hand så väl som samverka med andra (både interna och externa parter) • kunna hantera en större mängd ärenden och projekt parallellt och därmed prioritera både på egen hand samt tillsammans med kollegor och chef • prestigelös, ansvarstagande och handlingskraftig - inte tveka för att kavla upp ärmarna samt handlingskraftig för att hitta möjliga lösningar & strukturerad för att administrera dem. Kapacitet att fatta egna beslut vid behov samt förståelse för riktlinjer och processer och  därmed noggrant följa dem. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet MERITERANDE • relevanta kunskaper och erfarenheter av att arbeta enligt hyresavtal och tillhörande gränsdragningslistor • relevant erfarenhet som beställare/projektledare/samordnare (ombyggnationer/lokalanpassningar) eller annan roll som arbetsgivaren anser likvärdigt • relevanta kunskaper och erfarenheter av att arbeta i FM INFRA- process/Infrastrukturprocess Övrigt Anställningsform: Vikariat 1 år. Sysselsättningsgrad: Heltid Arbetsort: Stockholms innerstad. Tillträdesdatum: Efter överenskommelse. Upplysningar om befattningen och rekryteringsprocessen Madeleine Edborg Silvén Fackliga företrädare Anders Markow (SACO) Lise-Lotte Larsson (SEKO) Kjell Tetzlaff (Försvarsförbundet OFR/S) Arne Nilsson (Officersförbundet, OFR/O) Samtliga ovan personer nås via växeln 08-788 75 00 Ansökan Välkommen med din ansökan senast 2025-01-10. Din ansökan ska innehålla CV och ansökningsbrev där du motiverar varför du är lämpad för denna befattning samt svar på angivna urvalsfrågor. Ansökningar till denna befattning kommer endast tas emot via Försvarsmaktens webbplats. ----------------------------------------------------- Information om det rekryterande förbandet: I Högkvarteret finns överbefälhavaren och generaldirektören. Högkvarteret har ungefär 1 000 medarbetare – både yrkesofficerare och civila experter. Högkvarteret utgörs från 2023-01-01 av försvarsstaben, operationsledningen, militära underrättelse- och säkerhetstjänsten, samt Högkvarterets stabsavdelning och fristående enheter för tillsyn. En anställning hos oss innebär placering i säkerhetsklass. Vanligtvis krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt 3 kap i säkerhetsskyddslagen. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras. I anställningen ingår även en skyldighet att tjänstgöra utomlands. Innebörden av detta varierar beroende på typ av befattning. Till ansökan om anställning ska CV och personligt brev bifogas. Om du går vidare i anställningsprocessen ska alltid vidimerade kopior av betyg och intyg uppvisas. Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes.