Arbetsbeskrivning

På Migrationsverket är vi cirka 6 000 personer som arbetar med en av vår tids stora samhällsfrågor och med uppgif­ter som rör människors liv och framtid. Vårt jobb är viktigt på riktigt! Vi söker projektadministratörer till tre av våra enheter inom lokalförsörjningssektionen i Norrköping. Hos oss får du arbeta med aktuella samhällsfrågor som påverkas av vad som händer i vår omvärld. Frågor som berör och engagerar. Vi erbjuder en dynamisk miljö som präglas av mötet med människor och ett kontinuerligt lärande. Vi erbjuder ett jobb som är viktigt på riktigt Det händer mycket i vår omvärld och många människor söker sig till Sverige. Vi har därför behov av att stärka upp vår verksamhet med fler medarbetare som vill arbeta i en varierande och ansvarsfull roll med många kontaktytor i en dynamisk arbetsmiljö. Tillsammans med dina kollegor bidrar du till att stötta Migrationsverkets verksamhet genom att skapa de bästa möjliga lokalerna för vår verksamhet. Vi är en organisation som uppmuntrar till initiativ, och där kontinuerligt lärande och ständiga förbättringar är i fokus. Du bidrar med din kompetens och dina idéer och har samtidigt möjlighet att själv utvecklas. Ditt jobb hos oss är viktigt på riktigt. Arbetsuppgifter Vad gör en projektadministratör? Du kommer att stötta ex. projektledare, projektkoordinator och projektcontroller med administrativa uppgifter på enheten och i lokalprojekt. Det handlar om både ny- och ombyggnadsprojekt samt hyresgästanpassningar. Du kommer bland annat att: - Bistå projektledarna med mötesanteckningar, statusrapportering, tidplaner och övriga underlag. - Tillse att samtliga handlingar som tillhör projekten registreras och diarieförs. - Ansvara för löpande diarieföring samt avslut och arkivering av projekt. - Hantera ekonomin i projekten i form av avrop, rekvisitioner och fakturor samt göra viss uppföljning av utfall på månadsbasis. - Bistå projektledarna i framtagning och uppdatering av ekonomiska rapporter. - Ge administrativt stöd och service till enheten. Enheten använder projektverktyget Antura vilket innebär att du kommer att arbeta till stor del i det verktyget. I din roll ingår även att se till att framtagna rutiner och regelverk följs. Kvalifikationer Vem är du? Vi söker en lagspelare som är ödmjuk och prestigelös, gillar att göra det lilla extra för att underlätta för andra. Eftersom rollen innebär mycket samverkan och kontaktytor är det viktigt att du är samarbetsorienterad, lyhörd, kommunikativ och har lätt för att etablera och utveckla goda relationer. Du tar initiativ, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt och kvalitetsmedvetet sätt. Du ser möjligheter till förbättringar, du vill utvecklas både individuellt och i grupp. I vårt arbete som statstjänstemän ställs även höga krav på omdöme och säkerhets- och sekretessmedvetenhet. Du som söker har: - Eftergymnasial utbildning i kombination med aktuell erfarenhet som bedöms relevant för rollen. - Flera års aktuell erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete där fakturahantering ingått. - God kommunikativ förmåga och kan uttrycka dig väl på svenska i tal och skrift. - God datorvana och goda kunskaper i Officepaketet. Det är meriterande om du har: - Erfarenhet av statlig verksamhet och offentlig förvaltning - Goda kunskaper inom LOU - Vana av arbete i projektstyrningsverktyg (Antura eller likvärdigt) - Vana av arbete i ekonomihanterings- och fakturahanteringssystem (Unit4 ERP och Proceedo eller likvärdigt) - Erfarenhet inom projektuppföljning - Utbildning med ekonomisk inriktning Villkor Anställningsform: Tillsvidareanställning med provanställning. Arbetstider: Kontorsarbetstider (med flexram). Placering: Norrköping. Resor kan förekomma i tjänsten. Tillträde: Enligt överenskommelse. Det finns även möjlighet att arbeta en viss del av arbetstiden på distans. Ansökan Besvara urvalsfrågorna då de är avgörande för din ansökan. Välkommen med dina ansökningshandlingar senast söndag 12 januari, 2025. Vi tar emot din ansökan via vårt rekryteringssystem. _________________________________________________________________________________________________________ Om rekryteringsprocessen För oss är det viktigt att all kompetens på arbetsmarknaden tillvaratas. Vi välkomnar därför alla sökande och strävar efter en jämn könsfördelning och mångfald. Som statlig myndighet rekryterar vi efter förtjänst och skicklighet. På https://www.arbetsgivarverket.se/jobba-statligt/fragor-och-svar/Hur-ser-rekryteringsprocessen-ut-for-statliga-jobb/ kan du läsa mer om vad det innebär. Vi använder urvalsfrågor under ansökningen. Besvara dem så utförligt du kan eftersom dina svar har betydelse för om du är kvalificerad att gå vidare i rekryteringen eller inte. I vissa rekryteringar använder vi också tester för att bedöma hur väl din skicklighet stämmer överens med tjänsten du söker. Vid en eventuell intervju kan du även få svara på frågor kopplat till säkerhet. Vill du komma i kontakt med fackliga företrädare finns kontaktuppgifter till Saco-S, Seko och ST längst ned på sidan ”Lediga jobb och intresseanmälan” på migrationsverket.se: https://www.migrationsverket.se/Om-Migrationsverket/Jobba-hos-oss/Lediga-jobb-och-intresseanmalan.html Om du har skyddade personuppgifter, eller annan information som du själv bedömer som skyddsvärd, ska du kontakta [email protected] innan du gör din ansökan så berättar vi mer om våra säkerhetsrutiner. https://www.migrationsverket.se/Om-Migrationsverket/Vart-uppdrag/Personuppgifter.html Migrationsverkets rekryteringar sker helt i vår egen eller upphandlade leverantörers regi. Vi ber därför om att inte få telefonsamtal och mejl från rekryteringsföretag och annonsförsäljare.