Arbetsbeskrivning

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna. Arbetsplatsbeskrivning S:t Eriks gymnasium är en stor kommunal gymnasieskola på Kungsholmen i centrala Stockholm. I skolans lokaler har vi flera verksamheter som S:t Eriks gymnasium med Komvux, Polhems anpassade gymnasieskola med KTT (korttidstillsyn) och RGRH (Riksgymnasiet för rörelsehindrade) inkl. habilitering och elevhem. Verksamheterna erbjuder ett stort antal utbildningar. På S:t Eriks gymnasium har vi ca 1280 elever och ca 130 anställda samt Komvux med ca 100 elever, RGRH har ca 37 elever och ca 70 anställda och Polhems anpassade gymnasieskola har ca 185 elever och ca 100 anställda. Du ingår i den administrativa enheten som i dagsläget består av en administrativ chef, IT, lokal/vaktmästeri, elevadministration, expedition, ekonomi/redovisning och personaladministration. Arbetsbeskrivning Som skolsekreterare inom expeditionen/elevadministrationen på S:t Eriks gymnasium kommer din huvudsyssla att vara den som sitter i expeditionen och vara skolornas ansikte utåt. Du ger service och stöd till elever och personal men även vårdnadshavare och andra externa parter. Hög service och förmåga att leda och följa upp aktiviteter och evenemang är av stor vikt. Ditt huvudsakliga ansvar är att serva i expeditionen, att elever och personal känner sig välkomna och blir väl bemötta. Du är den som sköter telefonen och skolans funktionsbrevlådor. Andra arbetsuppgifter som ingår i tjänsten är administration av skolans säkerhetssystem ”Co-Safe”, att uppdatera kalendariet, ansvara för vissa aktiviteter och arrangemang och i samband med detta även bokning av salar och klassrum. Du kommer att ingå i olika funktioner som berör lokal och administration samt kris- & brandorganisation. Du kommer att vara ansvarig för att hantera SL-kort, att göra inköp i stadens inköpssystem och olika beställningar. Du kommer även arbeta med CSN-avläsning, diarieföring/arkivering, betygsutskrifter och intyg till elever. Att utveckla processer och rutiner är en viktig del i arbetet. Arbetsuppgifterna kan komma att ändras och utvecklas beroende på hur verksamheten förändras. Inom administrationen ingår du i elevadministrationen som i dagsläget består av totalt fyra personer. I tjänsten ingår även att kunna utföra andra administrativa arbetsuppgifter inom administrationen. Kvalifikationer Krav Gymnasial utbildning Ha god datavana Van vid administrativa arbetsuppgifter och trivs i en administrativ/kommunikativ roll God kommunikativ förmåga i såväl tal som skrift, på svenska och engelska Meriterande Tidigare erfarenhet av arbete inom service Erfarenhet av salsbokningar och eventplanering Erfarenhet i systemen Agresso, Infomentor och eDok Om dig Vi ser gärna att du har erfarenhet av serviceinriktade arbeten. Du ska vara lösningsfokuserad, flexibel och stresstålig. Du har en positiv inställning och ser utmaningar i stället för problem. Du är prestigelös och professionell. I mötet med människor ska du kunna anpassa informationen beroende på mottagare, vara pedagogisk och tydlig samt lyhörd Du behöver kunna prioritera och ta ansvar för att relevanta deadlines hålls. För att förstå hur allt hänger samman behöver du ha en god analytisk förmåga. Du behöver kunna jobba självständigt och kunna ta initiativ, samt prioritera vid perioder av hög arbetsbelastning. I gruppen hjälps man åt vid behov, så det är viktigt att du har god samarbetsförmåga och är flexibel.  Om rekryteringsprocessen Vi kommer kalla till intervjuer löpande. Stor vikt kommer att läggas vid dina personliga kvalitéer samt referenstagning. Arbetsgivaren förbehåller sig rätten att se till personlig lämplighet i samband med tjänstetillsättningen. Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.