Stockholms Hantverksförenings huvudkontor, med en handfull anställda, söker en ny kollega. Som administratör hos oss stödjer du VD och huvudkontoret i en rad administrativa och koordinerande uppgifter. Din roll är ett avgörande stöd för föreningens arbete genom att effektivt hantera dagliga administrativa behov. Den här tjänsten passar dig som är en fena på struktur, digitalt orienterad, mycket noggrann och aktivt vill bidra till effektivisering av föreningens arbete.
Dina ansvarsområden:
Administration medlemmar & möten
Systemansvarig för vårt digitala medlemssystem för att nå ut med nyhetsbrev och inbjudningar. Hantera registrering och administration vid små och stora medlemsaktiviteter event (från små medlemsträffar till årlig gala med ett gästantal upp mot 1000 personer). Ta emot anmälningar av medlemmars bokningar till föreningens rekreationsboende. Registrera anmälningar för medlemsaktiviteter. Registrera stipendieansökningar. Enklare uppdateringar av hemsidan. Mötesservice.
Resebokningar och logistik
Ansvara för att boka resor, boende och transport. Koordinera viss logistik vid externa och interna arrangemang.
Dokumenthantering
Skapa, redigera och arkivera dokument, presentationer och rapporter. Förbereda material och underlag för presentationer eller möten med externa parter. Eventuellt föra notat vid möten. Hantera korrespondens, både internt och externt, inklusive e-post och brev. Säkerställa att all dokumentation är korrekt och organiserad.
Samordning
Fungera som kontaktpunkt för interna och externa intressenter som vill komma i kontakt med föreningen. Hantera till föreningen inkommande telefonsamtal. Underlätta informationsflödet mellan VD och andra inom föreningen. Kommunicera och följa upp på beslut tagna under möten och säkerställa att deadlines följs. Korrekturläsning av kommunikation till medlemmar, interna pm, texter för externa användningsområden.
Övrigt administrativt stöd
Utföra allmänna administrativa uppgifter såsom beställning av kontorsmaterial, hantering av post och administrering av utgifter. Hantera företagsrelaterade ärenden på VD’s uppdrag och ge support i ad hoc-uppgifter.
Företagsprojekt och uppgifter
Samordna VD’s aktiviteter och bidra till organisationens övergripande mål. Bidra till en positiv arbetsmiljö och stödja teamets samarbetsprocesser.
Krav och kvalifikationer:
Relevant utbildning inom administration, ekonomi eller närliggande område.
Minst 3 års erfarenhet av en liknande roll som administrativ assistent.
Vana av digital systemhantering inklusive hemsida och kravbeställning av digitala funktioner.
Utmärkta kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.
Stark förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt och prioritera effektivt.
Mycket goda kunskaper i MS Office-paketet (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Personliga egenskaper:
Självgående, disciplinerad och noggrann med god förmåga att ta initiativ. Utpräglat sinne för struktur. Flexibel och anpassningsbar, med en förmåga att hantera förändringar och högt arbetstempo. Stark kommunikationsförmåga och grupporienterad med en positiv attityd. Serviceminded med stark problemlösningsförmåga och ett proaktivt arbetssätt.
Diskretion och hög integritet vid hantering av konfidentiell information.
Tjänsten är placerad på föreningens huvudkontor i Stockholm.
Omfattning: 50% - 80% med möjlighet till heltidstjänst något längre fram.
Lön efter överenskommelse.
Tillträde omgående.
Skriftlig ansökan med CV skickas per epost till föreningens VD.