Arbetsbeskrivning

Åt vår kund söker vi nu en Projektadministratör

Uppdragsbeskrivning

Vår kund har en avdelning som är i behov utav en projektadministratör på 50%, men de har även en annan grupp som har ett behov utav en administratör för enklare administrativa uppgifter inom de övriga projekten. Det gör att den här rollen är på 100%. Projektadministratören är spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. Projektadministratören ska vara projektledaren behjälplig och bidra till att effektivisera verksamheten genom att stödja projektmedlemmarna och skapa struktur. Administratören behöver vidare ha en god prioriteringsförmåga och vana av att arbeta med många uppgifter samtidigt.

Som projektadministratör ska du som främsta arbetsuppgift stötta projektet med de administrativa arbetsuppgifterna. Arbetsuppgifterna är ibland händelsestyrda och kan ändras vilket ställer höga krav på flexibilitet och anpassning. Som projektadministratör samverkar du mycket brett med bland annat andra projektmedlemmar.

I uppdraget ingår bland annat att du:

• Agerar utifrån projektets mål
• Ansvarar för att löpande hantera administrativa frågor
• Är sammanhållande och skapar förutsättningar för den administrativa processen i projektet, så som dokumenthanteringsplan, diarieföring, introduktion av nya projektmedlemmar, protokoll från möten och fakturahantering
• Resurshantering i projekt:
• Hantera resursanskaffning i form av konsultavrop och förlängning samt utökning av befintliga resursers uppdrag.
• Hantering av nya projektmedlemmar som börjar/slutar i projektet.
• Introducera nya projektmedlemmar, såväl anställda som konsulter i projekten.
• Genomföra beställningar av behörigheter och hårdvara
• Hantering av möten och dokumentation:
• Ansvara för kallelser, protokoll, minnesanteckningar och annan mötesdokumentation
• Ärende- och dokumenthantering så som planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering
• Arbeta i kundens digitala projektverktyg
• Stödja i administration av beslut- samt avtalshantering, tex diarieföring, resurshantering, andra avtal kopplade till projekten.
• Stödjande i rapportering och ekonomi:
• Stödja i framtagande av material till rapportering av projektstatusrapporter
• Ta emot, granska och kontera fakturor

Obligatoriska krav

• Dokumenterad utbildning inom ekonomi eller administration på gymnasienivå eller högre.
• Minst 4 års erfarenhet av arbete som administratör.
• Minst 2 års erfarenhet av arbete som program- eller projektadministratör inom bygg- och anläggningsbranschen.
• Minst 2 års erfarenhet av dokumenthanteringsystem i en offentlig myndighet/enhet eller politikerstyrd organisation.

Meriterande krav

• Minst 2 års dokumenterad erfarenhet av att ha arbetat som administratör inom offentlig sektor.
• Minst 2 års erfarenhet av on/off-boarding av projektmedlemmar samt bistå vid anskaffning och avslut av konsultuppdrag.
• Minst 2 år erfarenhet av fakturahantering i Unit4/Agresso eller likvärdigt fakturasystem.

Din ansökan

Låter rollen intressant och passande? Ansök i så fall omgående för vi intervjuar löpande och rollen kan tillsättas innan sista ansökningsdatum.

Vi kan enbart ta emot och bearbeta din ansökan genom att du registrerar ditt CV i vår portal. Med avseende på GDPR kan vi ej ta emot ansökningar via e-post. Varmt välkommen med din ansökan! Uppdraget är en del av Quest Consulting personaluthyrning.

Om oss

Quest Consulting är ett auktoriserat konsultbolag med kollektivavtal, försäkringar, friskvård och tjänstepension. Vi är specialiserade inom IT, Teknik, HR, Administration och Ekonomi. Vår målsättning är att vara din personliga samarbetspartner och just därför är det så viktigt för oss att arbeta efter våra kärnvärden där våra ledord är att vara Personliga, Nyskapande och Professionella.