Arbetsbeskrivning

Konstfack är Sveriges största konstnärliga högskola inom konst, design och konsthantverk. Sedan 1844 har vi utbildat en mängd olika yrkesgrupper inom dessa fält samt bild- och slöjdlärare. Vi bedriver både konstnärlig och vetenskaplig utbildning/forskning och har idag cirka 900 studenter och 200 anställda.www.konstfack.se Vi rekryterar utifrån kompetens och i enlighet med skolans strävan efter ökad mångfald och frihet från diskriminering. Vill du bli en viktig kugge i Konstfacks utveckling av arbetet med utbildning, forskning och samverkan, samt vara med och skapa våra studenters framtid? Som rektors sekreterare har du en central, ansvarsfull och omväxlande roll, med många kontakter internt och externt. Du arbetar självständigt och flexibelt utifrån de behov som uppkommer i en händelserik utbildnings- och forskningsmiljö.   Huvudsakliga arbetsuppgifter Du hanterar såväl snabba som långsiktiga arbetsuppgifter och har utrymme att utveckla och samordna de rutiner och processer som kan underlätta rektorsrollen på Konstfack. Din främsta uppgift är att skapa goda förutsättningar för rektor att utföra sitt arbete i en vardag med stor variation i frågorna, ibland i högt tempo. Här ingår att assistera rektor med att hantera kvitton, löpande korrespondens, bokning och koordinering av möten och resor, samt att ordna det praktiska inför interna och externa besök. Bland andra uppgifter märks framtagande av underlag som presentationer och informationssökningar, samt planering, information och administrativt arbete kring externa stipendier. Du har ett särskilt ansvar för rektors ledningsråd, där du är sekreterare. Det innebär ansvar för kallelser, samla in och sända ut underlag, föra minnesanteckningar och andra förberedelser. Arbetsuppgifterna inkluderar även kommunikation och planering av exempelvis events där rektor har en ledande roll. Du samordnar årsplanering över större, återkommande händelser som involverar rektor och vid behov är du även sekreterare i krisgrupp samt högskolans disciplinnämnd.   Anställningen Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid (40 timmar/vecka) som inleds med 6 månaders provanställning. Tillträde efter överenskommelse.   Kvalifikationer Vi söker dig som har: • erfarenhet av att ge administrativt stöd gentemot ledningsfunktioner • relevant eftergymnasial utbildning inom administration, alternativt en annan eftergymnasial utbildning som är av betydelse för anställningens innehåll och som bedöms likvärdig av arbetsgivaren • minst tre års erfarenhet av arbete som sekreterare/personlig assistent åt person i chefsposition, alternativt erfarenhet av liknande arbetsuppgifter • god administrativ förmåga • goda kunskaper i Office-programmen och vana vid att sammanställa olika underlag • god förmåga att uttrycka dig muntligt och skriftligt på svenska och engelska   Det är meriterande om du dessutom har • erfarenhet av att arbeta med liknande arbetsuppgifter vid högskola eller universitet • erfarenhet av att arbeta med olika administrativa stödsystem, såsom W3D3, Proceedo och webbpublicering • kunskap om offentliga regelverk, som förvaltningslag samt offentlighet och sekretess Som person har du stor integritet, gott omdöme och kan hantera olika situationer på ett ansvarsfullt sätt. Du är serviceinriktad och kommunikativ i dina kontakter. Du är lyhörd och kan bidra med framförhållning i syfte att underlätta rektors arbete. Du är skicklig på att planera, strukturera och prioritera arbetet inom ditt ansvarområde. Du kan sammanställa och presentera beslutsunderlag för rektor och du är bekväm med att formulera och utforma skrivelser för olika mottagare. Högskolan är i ständig förändring, vilket ställer krav på flexibilitet och samarbetsförmåga. Förbättringsmöjligheter och utveckling av rutiner och arbetsprocesser sker ständigt – och här bidrar du. Slutligen är du självständig och fattar nödvändiga beslut för att driva ditt arbete framåt, utan att ge avkall på noggrannhet. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Det vi erbjuder dig är en arbetsplats där människor och idéer utvecklas, där diskussioner om samhället och framtiden ständigt är i fokus, där konsten tar plats och besvärliga frågor möter humor och skratt.   Kontakt Vill du veta mer om anställningen, allmänna anställningsvillkor och anställningsförfarandet, vänligen kontakta Siri Morberg på HR-enheten, [email protected]. Fackliga företrädare nås genom Konstfacks växel, 08-450 41 00.    Ansökan Du är välkommen att ansöka via Konstfacks hemsida. Klicka på Ansök för att registrera CV, personligt brev och examensbevis samt andra relevanta kopior på betyg och intyg som styrker dina meriter. Märk din ansökan med diarienummer KF2024/VO2P/87   Sista ansökningsdag: 2024-12-12