Arbetsbeskrivning

I Varbergs kommun är vi cirka 5 000 medarbetare som delar en och samma verksamhetsidé: Vi ska förenkla människors vardag och inspirera dem att uppnå sina drömmar. Detta gör vi på väldigt många olika sätt, det finns mer än 135 olika yrken i vår breda verksamhet. Varberg växer och behoven av kommunens tjänster både ökar och förändras, därför behöver vi din kompetens. Vill du växa med oss? Serviceförvaltningen är en av Varbergs kommuns tio förvaltningar. Det är en intäktsfinansierad verksamhet som svarar för kommunens interna stödprocesser. Inom serviceförvaltningen arbetar ca 500 tillsvidareanställda och ca 500 timanställda. Förvaltningen består av följande verksamheter: • Fastighet • Kost och städ • IT • Bemanning • Utveckling och logistik Du kommer att ingå i enheten Utveckling och logistik på serviceförvaltningen och dina närmaste kollegor kommer vara controllers, logistikers, administratörer och GDPR-samordnare. ARBETSUPPGIFTER I rollen som nämndsekreterare samordnar och ansvarar du för hela processen inom nämnds administrationen. Diarieföring, beredning, planering, skicka kallelser, skriva protokoll, expediering, utlämning av handlingar och arkivering är vanligt förekommande sysslor. Att fungera som stöd till handläggare på förvaltningen är en naturlig del av din vardag och årliga uppdateringar och granskning av styrdokument så som dokumenthanteringsplan, delegationsordning och attestförteckning ingår i ditt åtagande. I rollen förekommer visst arbete med arkivering av dokument. Arbetet omfattar att ta fram åtgärder och arbetssätt för att säkerställa att förvaltningen lever upp till kraven enligt arkivlagen. Med rollen som nämndsekreterare på serviceförvaltningen ingår att säkerställa att förvaltningens dokument och information hanteras på korrekt sätt kring arkivering och gallring oavsett om det är på papper eller digitalt. För dig är det viktigt med ordning och reda och du är en person som är noggrann och ansvarsfull. Du har ett systematiskt arbetssätt och är bra på att organisera och strukturera ditt arbete. Du trivs i en administrativ roll där du får arbeta med många parallella uppdrag och har god förmåga att prioritera mellan dina arbetsuppgifter. KVALIFIKATIONER För anställningen krävs att du har akademisk utbildning med inriktning mot statsvetenskap, offentlig förvaltning, juridik eller annan utbildning som vi bedömer är relevant för tjänsten. Erfarenhet av självständigt arbete med arkiv och kunskap om arkivlagen är meriterande medan dokumenterad erfarenhet av nämnds administration är ett krav. Du har god kunskap om kommunallagen, förvaltningslagen, offentlighets- och sekretesslagen. Du behärskar Officepaketet och har möjlighet att snabbt sätta dig in i administrativa system. Erfarenhet system för ärende-, arkiv- och dokumenthantering är meriterande. Goda kunskaper i svenska i tal och skrift är en förutsättning. Förvaltningen anser att mångfald bland våra medarbetare bidrar till att utveckla såväl vår verksamhet som gemenskapen på arbetsplatsen. Intervjuer kan komma att hållas under ansökningstiden ÖVRIGT Varbergs kommun har ett politisk beslut om önskad sysselsättningsgrad. Detta innebär att medarbetare har rätt att arbeta heltid eller önskad deltid. Inför denna rekrytering har vi noggrant valt vilka annonsplatser vi vill annonsera i och undanber oss därför kontakt med annonsörer och bemanningsföretag!