Arbetsbeskrivning

Vi söker dig som är positiv, noggrann och som har en hög serviceambition.

Om jobbet

Sida söker en dokumentcontroller med placering i Visby. I rollen som dokumentcontroller bidrar du till att Sidas diarieföring och dokumentkontroll utförs på ett enhetligt och effektivt sätt. Sidas dokumentcontrollers ger service till samtliga anställda i Stockholm, Visby och Härnösand samt till anställda verksamma på utlandsmyndigheter inom det internationella utvecklingssamarbetet.

I rollen som dokumentcontroller arbetar du i huvudsak med att hantera dokument och mail, dvs. att kvalitetssäkra och, registrera dessa i vårt elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystem Public 360.

Arbetet bedrivs såväl enskilt som i mindre grupper med särskilt utpekade ansvarsområden.

Du kommer att tillhöra avdelningen för Administration (ADMIN). Avdelningen stödjer myndigheten i frågor om juridik, redovisning, finansiell styrning, personalfrågor, upphandling, intern styrning och kontroll, dokumentation, lönehantering och Arkiv. Du arbetar på vårt kontor i Visby.

Arbetsuppgifter

• Ta emot inskannade dokument och mail, klassificera, bedöma och registrera dessa i det elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystemet Public 360.
• Kvalitetssäkra registreringar i Public 360 avseende grunduppgifter/metadata
• Bistå Sidas personal i dokument- och arkivfrågor
• Hantera interna och externa förfrågningar avseende dokument
• Hantera sekretessbelagda dokument i enlighet med gällande regelverk

I arbetsuppgifterna ingår även att vid behov kunna:

• Ankomststämpla, preparera och skanna inkomna dokument
• Ansvara för myndighetsbrevlådan, dvs. hantera mail från allmänheten

Arbetsuppgifterna utförs i öppet kontorslandskap

Vi erbjuder

Vi erbjuder en arbetsplats med goda möjligheter till utveckling och en arbetsmiljö präglad av öppenhet och mångfald. Du arbetar utifrån tydligt mandat och ansvarsområde präglat av tillit mellan dig, din chef och dina kollegor.

Som anställd på Sida arbetar du med världen som arbetsplats, med Agenda 2030 och den statliga värdegrunden som vägvisare. För att kunna svara mot de utmaningar världen står inför idag och framöver behöver vi människor med olika bakgrund och färdigheter.

Kvalifikationskrav

Utbildning

• Har minst en godkänd gymnasieutbildning

Språk

• Mycket goda kunskaper i svenska i tal och i skrift.
• Goda kunskaper i engelska i tal och i skrift.

Arbetslivserfarenhet och kunskaper

• Har erfarenhet av arbete med diarieföring och/eller dokumentkontroll
• Har erfarenhet av offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen, förvaltningslagen samt dataskyddsförordningen
• Har god förmåga att ta till sig regler och processer inom dokumenthantering
• Har god förmåga att driva och slutföra arbetsuppgifter samt hantera förändringar
• Har erfarenhet av att hantera sekretessbelagda dokument

Funktionella kompetenser/förmågor:

För den här rollen behöver du

• Kunna leda dig själv och ansvara för din egen utveckling
• Vara bra på att samarbeta och skapa tillitsfulla relationer
• Vara flexibel och lösningsfokuserad
• Ha förmåga att föra dialog och skapa samsyn
• Kunna omsätta erfarenheter och lärdomar till handling

Som person har du god samarbetsförmåga då du i rollen som dokumentcontroller har breda kontaktytor inom Sida. Du kan på ett pedagogiskt sätt förklara vad som gäller och när något blivit fel. Du är också trygg i dig själv. Vidare så är du noggrann och trivs med att ha ordning och reda.

För denna roll är det meriterande om du

• Har en registratorutbildning/Dokumentcontrollerutbildning eller motsvarande kunskaper som arbetsgivaren bedömer som relevanta
• Kunskaper i språk som t.ex. franska och/eller spanska
• Erfarenhet av ärendehanteringssystem (Public 360)

Bra att veta

Befattningen avser en tillsvidareanställning med tillträde snarast. Provanställning tillämpas.

Sida erbjuder möjlighet till distansarbete i viss utsträckning om det fungerar för verksamheten.

Befattningen är säkerhetsklassad och du behöver lämna samtycke till registerkontroll ifall du blir erbjuden befattningen.

Vid kontakt vänligen ange ref.nr 46/24.

Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av enhetschef, Sofia Rudolph, 08-698 50 86

Eventuella frågor om villkor och andra fackliga frågor ställs till fackliga företrädare vid Sida för Saco (kontaktperson: [email protected]) och ST (kontaktperson: [email protected]).

I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt. Läs mer om Sidas rekryteringsprocess

Sida är en statlig myndighet. Det innebär att uppgifter och ansökningshandlingar som du lämnar till oss kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen om någon begär ut dem. Normalt gäller ingen sekretess för de uppgifter som behandlas i databasen. Om du har skyddade personuppgifter ska du kontakta den kontaktperson som finns angiven i annonsen per telefon.

Om Sida

Sida arbetar för att minska fattigdom och förtryck i världen. I samarbete med organisationer, myndigheter och företag investerar vi i en hållbar utveckling för alla människor. Läs gärna mer om Sidas verksamhetsstrategi

Vi har över 900 anställda fördelade mellan tre kontor i Sverige och på svenska ambassader i våra samarbetsländer. Läs mer om Sidas anställningsförmåner och Sidas mångfaldsarbete.

Olika erfarenheter, bakgrunder och perspektiv är grunden för en arbetsplats fri från diskriminering, där alla trivs och gör sitt bästa. Vi tror på mångfald där de gemensamma nämnarna är tillit, professionalitet och mod, och vi välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter.