Arbetsbeskrivning

Ref: 20242270 Välkommen till fastighets- och gatukontoret i Malmö stad! Vårt uppdrag är att utveckla och förvalta stadens mark. Genom en effektiv och modern organisation möjliggör vi ett gott stadsliv för Malmöborna och stadens näringsliv. Vi bygger en stad. Om du vill vara med och påverka hur staden ser ut och utvecklas har vi nu en spännande möjlighet att bli del av vår gemenskap! Vi söker nu tre utvecklingssekreterare som kommer att spela centrala roller i att utveckla våra arbetssätt på våra avdelningar. Arbetsuppgifter Rollen som utvecklingssekreterare innebär ett stort fokus på systematiskt arbete, där du hanterar och koordinerar våra arbetsflöden så att våra aktiviteter inom planerings-, uppföljnings- samt ärendeprocesser är effektiva, kvalitativa och värdeskapande. Genom att skapa och upprätthålla en god struktur inom avdelningen, bidrar du till ökad effektivitet och smartare arbetssätt som behövs för att kunna leverera på vårt uppdrag- att skapa värden i dagens och framtidens stadsmiljö, för ett Malmö där det är nära mellan människor. Du kommer att fungera som en viktig länk mellan din verksamhetsavdelning och de centrala stabsfunktionerna. Detta innebär att samordna och säkerställa att kommunikationen och arbetsflödena mellan verksamhetens olika delar flyter smidigt. Administrativa uppgifter är en central del av rollen och innefattar bland annat att föra protokoll på avdelningsledningen, förbereda underlag inför möten, och hantera både inkommande och utgående ärenden. Att boka lokaler, ordna praktiska detaljer inför möten och aktiviteter, samt samordna olika typer av administrativa uppdrag ingår också. Samordning av avdelningens arbete är en annan nyckeluppgift. Detta innebär att du ansvarar för det administrativa chefsstödet som behövs för att avdelningarna kunna driva sina respektive verksamheter framåt. Rollen innefattar även ärendeberedning och att stötta i uppföljnings- och planeringsprocesserna vid behov. Du samarbetar nära kvalitets- och kansliavdelningen för att säkerställa att komplexa frågor och processer behandlas korrekt och i tid genom att ansvara för att all nödvändig information är tillgänglig och strukturerad. Det ingår också att delta i förvaltningsövergripande förbättringsprocesser samt att vara kontaktperson för verksamheten i frågor om informationshantering. De tre verksamhetsavdelningarna vi söker utvecklingssekreterare för är: Avdelningen för offentlig miljö Avdelningens uppdrag är att utveckla Malmö genom att förvalta, förnya, upplåta, reglera och aktivera stadens rum. Fastighetsavdelningen Fastighetsavdelningen är stadens fastighetsägare och hamnägare. Fastighetsavdelningen köper, förvaltar, upplåter och säljer mark och vissa byggnader. Stadsutvecklingsavdelningen Stadsutvecklingsavdelningen utvecklar stadens mark och infrastruktur genom att planera och bygga för ett växande Malmö. Kvalifikationer I rollen som utvecklingssekreterare söker vi dig som har erfarenhet av att agera som administrativt stöd i ledningsgrupp eller styrgrupp, vilket inkluderar att skapa minnesanteckningar och stötta med övriga administrativa uppgifter. Du har minst två års erfarenhet av ärendehantering i en för tjänsten relevant roll, samt erfarenhet av att arbeta självständigt med administrativa arbetsuppgifter. Erfarenhet av att leda och koordinera projekt är också nödvändig, liksom en god förståelse för arbete inom en politiskt styrd organisation. Vidare krävs vana av att arbeta med system för att skapa tidsplaner, scheman och att planera större evenemang eller avdelningsdagar. Du har erfarenhet av möteshantering, vilket bland annat omfattar att boka och strukturera möten, bjuda in deltagare och hantera uppföljning av uppdrag. Tjänsten kräver mycket goda kunskaper i svenska i både tal och skrift. Utbildningsmässigt behöver du ha en högskole- eller universitetsexamen på minst kandidatnivå inom statsvetenskap, juridik, ekonomi, administration eller annat område som arbetsgivaren bedömer som likvärdigt. Det är meriterande om du har - Utbildning eller fortbildning inom offentlig rätt eller förvaltningsrätt - Erfarenhet av ärendehantering inom politiskt styrd organisation - Erfarenhet av handläggning av ärenden till nämnd - Erfarenhet av internkontroll Som person har du en god samarbetsförmåga och relaterar till andra. Du fokuserar på aktivt lyssnande och konstruktiv konfliktlösning. Du är strukturerad och planerar arbetet effektivt med tydliga tidsramar. Du är självgående, ansvarstagande och driver självständigt dina processer framåt. Du är flexibel och anpassningsbar vid förändringar och ser möjligheter i nya förutsättningar. Du kommunicerar tydligt och säkerställer att budskap och förväntningar är klara för alla involverade. Om arbetsplatsen Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här. Våra värderingar bygger på människors lika värde och vi tycker att det är viktigt med en balans mellan arbete och fritid. Hos oss får du en spännande och dynamisk arbetsplats med trygghet genom kollektivavtal samt förmåner som friskvårdsbidrag, flexibel arbetstid, möjlighet till semesterväxling m.m. Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb Information om tjänsten Anställningsform: Tillsvidare Omfattning: Heltid Antal tjänster: 3 Tillträde: Enligt överenskommelse Övrigt Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.  Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.