Arbetsbeskrivning

Vill du arbeta med stadens ärendehanteringsprocess i nära samarbete med både tjänstemän och politiker? I den här rekryteringen söker vi en nämndsekreterare för ett vikariat på ett år med eventuell möjlighet till förlängning. Vi erbjuder dig ett omväxlande och spännande jobb där du får en inblick i stadens utveckling.  Förvaltningen arbetar mot två nämnder, tekniska nämnden och fastighetsnämnden och några av stadens helägda bolag. Du kommer att tillhöra enheten Ekonomi, kansli och utveckling som idag består av 17 medarbetare fördelade på tre team. Kansliteamet består av 6 medarbetare inklusive en teamledare och ansvarar för dokument- och ärendehanteringsprocessen. Inom gruppen finns det gott om stöttning och samarbete så att du får en god introduktion i ditt nya arbete.  Teknik- och fastighetsförvaltningen har cirka 270 medarbetare och är Västerås stads fastighetsägare. Vi ansvarar bland annat för stadens fastighetsförvaltning, lokalförsörjning och skötsel av parker, gator, parkering och kollektivtrafik. Tillsammans skapar vi goda förutsättningar för staden utan gränser. Läs gärna mer om oss på: www.vasteras.se/teknikochfastighetsforvaltningen ARBETSUPPGIFTER Som nämndsekreterare ansvarar du för ärendehantering mot i första hand fastighetsnämnden. Du är ett nav mellan politiker och tjänstemän och har nära samarbete med direktör, enhetschefer och handläggare.  I ditt arbete är det viktigt att det blir rättssäkert och korrekt och du är duktig på att hålla tidplaner och leverera med hög kvalitet. Tjänsten är omväxlande och du får möjlighet att arbeta inom ett brett administrativt område. Till sammanträdena publicerar du dagordning och handlingar, skriver protokoll och sköter efterarbetet efter mötena. Det ingår också att bevaka att ärenden kommer till beslut, att tidsplaner hålls och du granskar även kvalitet. Du säkerställer också att årshjulet följs och är delaktig i att utveckla sammanträdesprocesserna. Viss handläggning av egna ärenden förekommer. Du ingår i Västerås stads nätverk för nämndsekreterare och registratorer. Nätverket arbetar bland annat med gemensam utveckling av ärendeprocessen, driver olika projekt och är ett forum för erfarenhetsutbyte. KVALIFIKATIONER Vi söker dig som är intresserad och har erfarenhet av eller vill lära dig och förstå den administrativa processen i en offentlig verksamhet. Vi tror att du har ett samhällsengagemang och vill bidra till verksamheternas utveckling. Du är självgående och planerar och organiserar ditt arbete på ett noggrant och effektivt sätt. Du samarbetar bra med andra människor och stöttar och hjälper gärna andra när det behövs. Du är tillmötesgående och mån om att skapa goda relationer i en serviceinriktad verksamhet.  Vi söker dig som har akademisk utbildning t ex inom samhällsvetenskap, statsvetenskap, offentlig förvaltning eller liknande. Alternativt har du annan eftergymnasial utbildning som bedöms vara relevant för tjänsten eller erfarenhet som nämnd- eller bolagssekreterare eller liknande.  Du har kunskap om offentlighet och sekretess och har du kunskap om politiskt styrda organisationer är det en fördel. Du har god vana av att arbeta med administrativa uppgifter och det är positivt om du har erfarenhet av administration inom offentlig verksamhet. Du uttrycker dig väl i svenska språket i tal och skrift och du har goda datakunskaper.  I tjänsten finns möjlighet att delvis arbeta på distans.    Varmt välkommen med din ansökan! ÖVRIGT Välkommen till Västerås stad - Västmanlands största arbetsgivare. Vi är 11 000 kollegor som tillsammans får en hel stad att fungera. Vi vet att det är i våra möten vi kan göra skillnad, oavsett om det är i våra verksamheter eller digitalt. Därför är vår värdegrund Alltid bästa möjliga möte en viktig del i vårt uppdrag. För att få en stolt och välfungerande stad och nå vår vision om staden utan gränser vill vi också att våra medarbetare ska spegla mångfalden i samhället. Läs mer om möjligheter, karriärvägar och om vårt erbjudande här: https://www.vasteras.se/jobbochkarriär I samband med intervju behöver du styrka ditt medborgarskap. Det kan du göra med pass alternativt personbevis tillsammans med ID-handling. Om du inte är medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du uppvisa att du har ett giltigt arbetstillstånd eller är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd. Anställning kan ske först efter kontroll av arbetstillstånd, vilket krävs enligt utlänningsförordningen. Alla erbjudanden om rekryterings- och annonseringshjälp undanbedes.