Arbetsbeskrivning

Ref: 20241704 Är du vass på att koordinera, har mycket god datorvana och trivs i en föränderlig miljö med varierade arbetsuppgifter – då kan detta vara rollen för dig! Arbetsuppgifter Som verksamhetscontroller stöttar du chefer, projektledare och handläggare med uppgifter kopplat till styrning och uppföljning av projekt. I arbetsuppgifterna ingår bland annat att uppdatera information i våra system, ta fram och kvalitetssäkra analysunderlag och sammanställningar, stötta i metodfrågor samt delta och driva visst utvecklingsarbete. Verksamhetscontrollern är en viktig pusselbit för framdriften av avdelningens grunduppdrag, är en aktiv projektmedlem, arbetar nära projektledaren samt kan utföra viss handläggning. Arbetet sker i nära samarbete med ekonomicontroller och enhetschefer. Du får stort ansvar och är en viktig kugge i maskineriet för att stödja kollegorna. Vi utvecklar vår organisation och söker två verksamhetscontrollers till avdelningen för Stadsplanering och hållbarhet. Tjänsterna är nyinrättade och består av två huvudsakliga ansvarsområden: projektkoordinering och -administration samt avdelningsledningens styrnings- och uppföljningsadministration.  Nedanstående är exempel på uppgifter men eftersom rollerna är nya kommer dessa att utvecklas, av och tillsammans med er. Du kommer att arbeta i ett team där fördelningen och utformningen av uppgifter kommer att avgöras utifrån dina kompetenser och erfarenheter. Verksamhetens behov ändras över tid vilket innebär att också rollen kan förändras. Projektkoordinering och -administration:   • Uppdatera, tillhandahålla och analysera statistik för uppföljning av projekt.  • Följa lagförändringar, synliggöra och implementera i processer och rutiner.  • Stötta i metodfrågor i syfte att effektivisera processer.  • Kvalitetssäkra information i verksamhetssystemen SEplan, Geosecma m.fl.  • Sätta grundläggande administrativ struktur för projekt, uppföljning och kvalitetssäkring.  • Följa upp kostnader kopplat till moment i detaljplaneprocessen.   • Stödja vid samrådstillfällen, mötesadministration eller liknande.  Styrnings- och uppföljningsadministration:  • Statistik, analys, uppföljning specifikt mot avdelningens geografier och fokusområden  • Sammanställa underlag för prioriteringsbeslut (t.ex. årlig leveransplan med grannförvaltningar)  • Uppföljning, analys av statistik av uppdrag i syfte att förstå hur processer och arbetssätt kan utvecklas   • Ansvar för att identifiera, initiera och definiera utvecklingsprojekt inom ramen för avdelningens processer.   • Administrera plankön • Bistå i årsuppföljningar av indikatorer Kvalifikationer Vi söker dig med högskoleutbildning motsvarande 180 hp, inom offentlig förvaltning, statsvetenskap, ekonomi eller annan likvärdigutbildning som vi bedömer relevant för tjänsten. Du har minst 2-årig erfarenhet av administrativt, analytiskt eller statistiskt arbete, gärna utifrån ett processbaserat arbetssätt. Det är meriterande om du har erfarenhet av projektkoordinering och -administration samt lednings- och styrningsadministration eller motsvarande inom stadsbyggnadsområdet. Grundläggande kunskaper inom Plan- och bygglagen är också meriterande. Du har ett positivt förhållningssätt, analytiskt och problemlösande sinne, god initiativ- och kommunikationsförmåga och tar gärna det extra steget för att ge det bästa stödet. Du trivs med att arbeta självständigt och kan planera och prioritera ditt arbete utifrån ett målstyrt arbetssätt. Du kommer att hantera många olika uppgifter parallellt så du behöver trivas i en sådan kontext, vara noggrann och klara av att ha koll på helhet så väl som detaljer. Du ser förändring och förbättring som en naturlig del av verksamheten. Då vi arbetar i en digital planprocess och din roll som verksamhetskontroller omfattar ett administrativt arbete, är det ett krav att du har mycket god datorvana och lär dig nya system snabbt men även har goda kunskaper i både tal och skrift på svenska. Om arbetsplatsen Vår avdelning arbetar med en bredd av stadsbyggnadsuppdrag och du kommer arbeta nära många av våra ca 70 medarbetare. Vi har ett positivt arbetsklimat där vi jobbar tillsammans, stöttar och ställer upp för varandra.  Stadsbyggnadskontoret är en dynamisk och kreativ arbetsplats med lokaler mitt i Malmös centrum, totalt arbetar här omkring 230 medarbetare i en mängd olika yrkesroller – en ypperlig miljö för att bygga nätverk och relationer! Stadsbyggnadskontoret är en myndighet för plan- och byggrelaterade frågor. Förvaltningen arbetar med översiktlig planering, detaljplanering, fastighetsbildning, bygglov, mätning och kartläggning. Stadsbyggnadskontoret arbetar för Malmöborna, byggmarknadens olika aktörer och övriga verksamma i Malmö.  Hos oss får du alla förmåner av trygghet och flexibilitet man kan förvänta sig av en offentlig arbetsgivare, och några till. Den allra största förmånen, som vi ser det, är att tillsammans med professionella kollegor få göra skillnad på riktigt för Malmö och Malmöborna. Läs gärna mer om vår verksamhet Stadsbyggnadskontoret - Malmö stad (malmo.se)  Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här. Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb Information om tjänsten Anställningsform: Tillsvidare Omfattning: Heltid Antal tjänster: 2 Tillträde: Omgående, enligt överenskommelse Övrigt Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.  Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov. Dina ansökningshandlingar är allmänna handlingar och hanteras enligt offentlighetsprincipen. Det innebär att vi inte behandlar din jobbansökan konfidentiellt. Har du beslut om skyddade personuppgifter ber vi dig kontakta annonsens kontaktperson för alternativ sökväg.