Arbetsbeskrivning

Intraservice levererar tjänster och digital infrastruktur, som hjälper medarbetare och chefer i Göteborgs Stad att arbeta smart och effektivt. På så vis gör vi det enklare att arbeta i Göteborgs Stad och bidrar till att staden kan ge god service till göteborgarna. Intraservice har en central roll när det gäller att bidra till digitalisering och automatisering av Göteborgs Stads förvaltningar och bolag. Vår strävan är att vara den självklara samarbetspartnern för våra kunder. Vi är drygt 700 medarbetare, som arbetar i centrala Göteborg. Hos oss finns en hög ambition att tillsammans leverera och utveckla ändamålsenliga tjänster till våra kunder. Hoppas du vill bli en del av oss! För ytterligare information: http://www.goteborg.se/intraservice ARBETSUPPGIFTER Vi är Göteborg! Nu söker vi dig som gillar administration och som gärna stöttar chefer och medarbetare i administrativa och ekonomiska uppdrag. Verksamhetsområde HR tillhandahåller tjänster och utför uppdrag inom HR-området till stadens förvaltningar och bolag. Det består av enheterna HR-service, HR-tjänsteutveckling, HR-systemförvaltning, löneenheten, hållbart arbetsliv, pension och förmåner och ledar- och medarbetarutveckling. Inom enheten hållbart arbetsliv arbetar vi på uppdrag av stadsledningskontoret med utbildningar och stadengemensamma insatser kopplade till rekrytering, arbetsmiljö, employer branding och hälsa samt rehabilitering. Vi levererar tjänster till staden inom flera HR-områden där vi huvudsakligen ger support, utbildning och utvecklar tjänsterna. Vi söker nu en ny medarbetare till vårt gäng då vi har ett utökat behov av utbildningsadministration, fakturering och behörighetshantering i olika HR-system. Tjänsten är placerad på enheten hållbart arbetsliv och arbetsleds av enhetschef. Arbetet innebär dock att stötta flertalet enheter på verksamhetsområdet och uppdragen kan därför komma från olika enhetschefer. Tyngdpunkten i arbetet kommer vara arbetet med utbildningsadministration för våra uppdrag inom staden; samordna med utförare och beställare, boka lokaler, administration i vår utbildningsportal, kontakt med deltagare, beställning av fika och fakturering av deltagaravgifter. Ett annat uppdrag som ingår i tjänsten är att avlasta våra HR-konsulter i supporten gällande främst behörighetshantering på beställning av våra kunder, både löpande och halvårsvisa gallringar. Du kommer också att stötta två av verksamhetsområdets chefer i fakturahantering, fakturering, månadsvisa budgetavstämningar och inför årsbokslut. Då tjänsten är ny hos oss finns möjlighet att tillsammans med enhetschefen utveckla rollen utifrån behov och andra liknande uppdrag kan tillkomma. KVALIFIKATIONER Vi söker dig som har en eftergymnasial utbildning, till exempel en YH-utbildning inom ekonomi eller administration. Du har minst ett par års erfarenhet av arbete med administration. Du har goda kunskaper i Office-paketet inklusive Excel och erfarenhet av fakturahantering. Vi ser det som meriterande om du har: - jobbat med ärendehantering eller support - arbetat i ett Learning Management System (LMS) - arbetat med HR-frågor eller har utbildning inom området - erfarenhet av ekonomisystemet Unit 4 (Agresso) och inköps-/fakturasystemet Proceedo (Visma). För att lyckas i rollen behöver du vara noggrann, trygg, stabil och ha lätt för att organisera och prioritera ditt arbete så att det blir utfört i rätt tid och med rätt kvalitet. Ditt kontaktfält är brett vilket förutsätter att du är serviceinriktad och har lätt för att samarbeta med kollegor i gruppen, inom den egna förvaltningen och med våra kollegor i staden. Att möta människor såväl via telefon som via skriftliga ärenden gör du på ett självklart och naturligt sätt då du har lätt för att uttrycka dig väl när du talar och skriver. Vi värdesätter även att du är en flexibel person som ser möjligheter i utveckling och förändring och gillar snabba tempoväxlingar. På grund av arbetets art kommer du att arbeta i ett stort antal olika IT-system och behöver därför ha lätt för att ta till dig och lära dig olika system. ÖVRIGT Som medarbetare på Intraservice delar du självklart Göteborgs Stads förhållningssätt: vi vet vårt uppdrag och vem vi är till för, vi bryr oss, vi arbetar tillsammans och vi tänker nytt. På Intraservice arbetar du i en kunskapsorganisation som ständigt utvecklas. Hos oss finns en hög grad av komplexitet och bredd samt många spännande uppdrag och roller. Mycket av det vi gör handlar om stora volymer, där du är med och bidrar till samhällsnytta för stadens verksamheter och i förlängningen för medborgarna. Vi arbetar både verksamhetsbaserat och tillitsbaserat, erbjuder flexibel arbetstid och eftersträvar balans mellan arbete och privatliv. Hos oss får du flera friskvårdsförmåner såväl som andra förmåner. Vår strävan är att både idag och i framtiden vara en attraktiv arbetsgivare! Vissa tjänster på Intraservice kan komma att innefattas av krigsplacering med allmän tjänsteplikt vid höjd beredskap eller krig. Då vi inför denna rekrytering redan tagit ställning till de rekryteringskanaler vi önskar använda undanber vi oss vänligen men bestämt att bli kontaktade för ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.