Arbetsbeskrivning

Arken Zoo är en rikstäckande kedja inom zoobutiksbranschen som driver franchise och centralägda butiker. Företaget har vuxit snabbt de senaste åren och vi fortsätter att expandera och varumärket Arken Zoo stärks kontinuerligt. I våra butiker har vi ett noga utvalt sortiment till många olika typer av husdjur. Vi älskar djur och våra kärnvärden är kärlek, kunskap och kvalitet.

SYFTE OCH ÖVERGRIPANDE BESKRIVNING AV ROLLEN:

I rollen som Office manager på Arken Zoo är du kontorets och personalens sammanhållande länk. Du ansvarar för kontoret samt assisterar vår Sverigechef med ekonomisk rapportering, analys och skapande av diverse rapporter.

Vi är cirka 70 personer på kontoret och denna roll binder samman våra olika avdelningar och skapar trivsel och gemenskap genom olika aktiviteter och kommunikation.

Ute i butik och på vårt centrallager i Eskilstuna arbetar majoriteten av våra anställda så kommunikation till dem är en väsentlig del av rollen. Detta genom sammanställande av veckobrev med mera.

Vi öppnar nya, bygger och renoverar butiker löpande under året och denna roll är behjälplig till den som är etableringsansvarig i Sverigeorganisationen i form av administration, kontakt med leverantörer, byggteamet på plats etc.

Office Manager förväntas att arbeta självständigt med samtliga arbetsuppgifter som denne tilldelats. Vid behov finns närmsta chef tillgänglig för konsultation och vägledning.

Detta är ett vikariat med start snarast (senast 20 januari 2025) och avslut 30 september 2026.

• Kontorsansvar – övergripande ansvar för hela kontoret

• Kontakt med leverantörer rörande kontor, säkerhet etc

• Hantera inköp av allt till kontoret, t.ex. kontorsmaterial, möbler, kaffe etc

• Ansvarig för säkerhetsfrågor rörande kontoret (larm, brand etc)

• Upprätthålla, utveckla och vid behov skapa nya rutiner för kontoret

• Agera som den sammanhållande länken på kontoret och se till att skapa sociala trivselaktiviteter internt på eget- och andras initiativ

• Vara behjälplig med mötesbokningar, mötesarrangemang och dylikt för den svenska organistionen, exempelvis i samband med ”Butikschefsdagar”, ledningsgruppsmöten, svenska och nordiska månadsmöten med mera

• Jr businesscontroller, ta fram rapporter samt vara behjälplig med analyser och uppföljning till vår Sverigechef

• Assistera och supportera Facility manager (etableringsansvarig) vid kontakter med leverantörer

• Samordna och hantera intern kommunikation till våra kollegor i butiksnätverk

• Assistera Sverige chefen och vår CEO (Koncernchef) med reseräkningar och resebokningar, samt möteskoordinering både externt och internt. Vid behov behjälplig med protokollskrivning
• Deltar aktivt till att främja en positiv och trivsam arbetsmiljö
• Resor i tjänsten kan förekomma

Kvalitativa egenskaper:

• Serviceminded, prestigelös, noggrann, strukturerad och flexibel
• Ansvarstagande, proaktiv och förmåga att självständigt prioritera
• Professionell framtoning och goda kommunikativa egenskaper

Bakgrundserfarenhet och kvalifikationer:

• Gymnasie ekonom
• Minst 2 års arbetslivserfarenhet
• Goda kunskaper i svenska och engelska, tal och skrift

Känns detta som en spännande tjänst sök redan idag men senast den 17 november.

Observera att ansökningshandlingar endast kan skickas via "Skicka ansökan"-funktionen. Inskickade ansökningar via e-mail kan ej behandlas.

Har du frågor kan du skicka in dom via rekryteringssystemet.