BRF Administratör

Om vår kund:
Vår kund är en stor bostadsrättsförening i Norrort. Förutom många lägenheter har föreningen uthyrda lokaler. Efter att ha omstrukturerat sin förvaltning söker de nu en ambitiös och proaktiv administratör som är redo att engagera sig i deras förändringsprocess. Administratörsjobbet är mångfacetterat, innehåller en rad olika arbetsuppgifter och kräver att du är villig att ta dig an det som behövs. Det innebär ansvar för administration kring fastigheten samt den interna administrationen. Rollen innefattar kontakter både inom och utom föreningen. Arbetsdagarna varierar stort och du utgör en central punkt på kontoret. Nyfikenhet och förmågan att driva projekt framåt är viktig för att göra ett bra jobb i denna position. Du bör ha en naturlig fallenhet för att interagera socialt eftersom arbetet till stor del innebär att träffa och hantera människor.

Arbetsuppgifter:

• Hantering av inkommande samtal och mail.
• Handlägga löpande administration av föreningen i enlighet med gällande stadgar, bostadsrättslagen och lagen om ekonomiska föreningar. Administratören företräder styrelsen i frågor av rutinkaraktär.
• Hantering av viss felanmälan gällande ekonomi, hyresavtal mm. .
• Administration i våra fastighetssystem, tex uppdatera våra fastighetssystem, lägenhetsförteckningar mm.
• Samordningsansvarig för inventering och inventarielistor , arkivering, nyckelhantering.
• Vara länken mellan anställda, styrelsen, försäkringsbolag, projektledare, ekonomi- och tekniska förvaltare.
• Verka för att förbättra och implementera administrativa rutiner.
• Ge nya medlemmar information vid inflytt så som vilka taggar som tillhör lägenheten, kod för bokning av tvättstugan, stadgar, välkomstbrev mm
• Övervaka avtal och deadlines.
• Ansvara för Inköp till våra fastigheter och kontor.
• Utveckla årshjul för föreningens systematiska arbetsgång, egenkontroller, samt samordna insatser gällande besiktningar, lekplatser mm. Ha koll på och uppdatera fastighetsägarnas egenkontrollsystem och boka in besiktningar i rätt tid.
• Tillsammans med styrelsen och fastighetsskötaren planera och genomföra underhåll enligt underhållsplanen för bostadsrättsföreningen. Ha koll på och uppdatera fastighetsägarnas egenkontrollsystem.

Vem är du?
Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet och söker dig som trivs i en bred roll och gillar att organisera och systematisera. Du bör ha ett intresse för att förbättra rutiner och processer, då du kommer att spela en viktig roll i att höja standarden på vår fastighetsförvaltning, det är du som kommer stå för att öka kvaliteten, tillgänglighet och servicen i föreningen.
I ditt arbete kommer det förutom det dagliga löpande arbetet att ingå att digitalisera vissa av våra processer i syfte om att förenkla och ge bättre service till våra medlemmar.

KRAV:

• Minst fem års arbetslivserfarenhet av bred administrativ roll.
• Minimum avslutad gymnasieutbildning eller motsvarande eftergymnasial utbildning.
• Du behärskar Office paketet och då framförallt Word och Excel.
• Digitalt inriktad och lättlärd i de olika IT system som du behöver för ditt arbete.
• Du behärskar det svenska språket obehindrat i tal och skrift samt kommunicerar väl på engelska.
• Serviceinriktad och framåt.
• Analytisk förmåga när det gäller siffror, du ska kunna fokusera på kostnader och intäkter ur ett ekonomiskt perspektiv.
• Meriterande är arbetslivserfarenhet inom fastigheter och kunskap inom arbete med bostadsrättsförening.
• B-körkort.

Som ideal kandidat måste du kunna hantera detaljer samtidigt som du ser det stora perspektivet och prioriterar föreningens intressen. Flexibilitet och fokus på möjligheter framför svårigheter är avgörande. Du ska också kunna ta egna initiativ, vara organiserad och arbeta självständigt. Ordinarie team består av två anställda, och utökas med säsongsbetonad personal under sommaren.
Villkor:

• Tjänsten är en tillsvidareanställning på mellan 75-100% utifrån överenskommelse.
• 6 månader provanställning.
• Placeringen är i Vallentuna på plats på kontoret.
• Arbetstiderna är 7-16.
• Kollektivavtal.
• Förmåner i form av friskvårdsbidrag och företagshälsovård.

Process:
Är du den vi söker? Sök tjänsten via länken och kontakta ansvariga rekryterare Sanna Vestin på [email protected] vid frågor.
Urval och intervjuer sker efter att ansökningstiden löpt ut
Detta är en rekrytering och du blir direkt anställd av vår kund.
Genom att skicka in dina handlingar till oss på Prowork – så godkänner du vår Integritetspolicy som finns att läsa på www.prowork.se