Vill du bli en del av ett familjärt och högpresterande team där du ligger steget före och bidrar med det du är bäst på? Egon Zehnder söker nu en proaktiv Executive Assistant som är en stjärna på administration och som motiveras av att vara delaktig i projekt från start till mål.

Om rollen

Här får du en viktig och central roll där du ansvarar för att hålla ihop våra processer och föra arbetet framåt. Du är det administrativa navet i uppdragen som rör rekrytering och rådgivning inom ledarskap. En stor del av uppdragen inbegriper kollegor från andra kontor, vilket leder till kontinuerlig kontakt med såväl kollegor som klienter och kandidater internationellt.

I rollen som Executive Assistant supporterar man två konsulter i deras uppdrag. Du är involverad i varje uppdrag och du blir involverad redan i offertstadie tills det att rekryteringen har gått i mål. Du har en viktig roll för att underlätta processerna och föra arbetet framåt. Dina ansvarsområden och arbetsuppgifter varierar men vanligt förekommande är:

• Ta fram, förbereda, korrekturläsa och distribuera projektrelaterade dokument så som presentationer inför pitchmöten, befattningsbeskrivningar, statusuppdateringar, kandidatpresentationer, referensrapporter. Material är väsentligen på engelska
• Kommunicera med inblandade i processerna, både internt och externt
• I tätt samarbete sköta konsulternas kalendrar i Outlook, samt e-postkorrespondens
• Sköta all mötesbokning, både för uppdrag och affärsutveckling, samt eventuella resor, taxi och hotell
• Registrering och uppdatering av information i olika system
• Löpande fakturahantering

I rollen som Executive Assistant förväntas du ligga steget före, arbeta proaktivt och ha ett professionellt arbetssätt där du bidrar med support men även agerar som ett bollplank. Många situationer uppstår ad hoc som ofta måste lösas i princip direkt så det krävs ett positivt mindset och en ”can-do” attityd. I och med att man ofta arbetar internationellt kan det komma mail både på kvällar och helger så det måsta man kunna hantera i rollen som assistent.

Vem söker vi?

Vi söker dig som har minst fem års erfarenhet av en liknande roll där du tagit stort ansvar och arbetat med hög integritet och kvalitativ leverans. Kanske har du jobbat inom advokatbyrå, professional services, rådgivning eller liknande där man ofta arbetar i projektform. Det är en stor fördel om du drivit projekt tidigare då rollen är en viktig del i att driva vårt arbete framåt.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och söker dig som trivs i en professionell, högpresterande och öppen företagskultur.

Vi ser att du är noggrann, strukturerad och duktig på att prioritera och planera din tid. Vidare är du van att arbeta i högt tempo och har förmågan att hålla dig lugn även i mer pressade situationer. Du bör ha en stor förståelse för komplexiteten i uppdragen samt stor vana vid att hantera skriftlig dokumentation och kommunikation. Du har hög integritet, diskretion och uppskattar och föredrar arbete som sker i nära samarbete med andra, där varje person bidrar till helheten.

Du är flytande i svenska och affärsengelska i tal och skrift. Du är trygg i hela Officepaketet, speciellt Power Point och Word och du har en god förståelse för IT.

Om Egon Zehnder

Egon Zehnder har varit verksamma i Sverige sedan slutet av 1960-talet och finns i Stockholm och Malmö. Vi arbetar över alla branscher och ger råd till både globala företag och lokala kunder kring deras viktigaste ledarskapsutmaningar. Vår kundbas sträcker sig från börsnoterade och etablerade familje-företag till investerings- och private equity-bolag, tech-scaleups, statliga institutioner och ideella organisationer.

Som pionjärer inom rekrytering rådgivning inom ledarskap i världen bygger vår verksamhet på en stark tradition av att vara marknadsledande och den pålitliga rådgivaren i en snabb och föränderliga affärsmiljö. Som ett resultat av vårt innovativa tankesätt har vi utvecklat flera nya tjänster. Egon Zehnder finns globalt på 60+ kontor i 36 länder runt om i världen och det är ett stort inslag av samarbete mellan kontoren.

Vad erbjuder vi dig?

Vi erbjuder en professionell och familjär kultur där vi vill att man ska trivas och stanna länge. Vi är partnerägda och har en platt organisation där vi bryr oss om varandra och gillar att göra saker ihop. Vi erbjuder en professionell miljö där din roll gör skillnad då vi har ett tätt samarbete i varje uppdrag.

Vi är ett team på 23 kollegor i Sverige och har ett nära samarbete med våra kollegor i övriga världen. 600+ konsulter globalt, och totalt drygt 2 000 anställda. Huvudkontor i Schweiz.

Mer om tjänsten:

I den här rekryteringen samarbetar Egon Zehnder med OnePartnerGroup Stockholm. Tjänsten är på heltid med start enligt överenskommelse och du kommer att ha din arbetsplats på Blasieholmsgatan 5 i Stockholm. Här råder en flexibilitet där du har möjlighet att jobba hemma någon dag i veckan men vi ser gärna att du gillar att vara på kontoret då vi har en familjär och härlig kultur som vi är måna om.

Har du frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver är du välkommen att kontakta ansvariga rekryteringskonsulter Christina Stenbeck på [email protected] eller Marie Bodén på [email protected]

Vänta inte med att skicka in din ansökan då vi går igenom kandidater löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum. Vi tar inte emot ansökningarna via mail. Om du går vidare i processen kommer du att få genomföra två arbetspsykologiska tester för att vi ska kunna göra den bästa matchningen av kandidater.

Vi ser fram emot att höra från dig!