Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens främsta lärosäten. Här finns omkring 47 000 studenter och mer än 8 800 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor. Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Jämställdhet, lika villkor och mångfald är grundläggande principer för alla delar av vår verksamhet. Beskrivning av arbetsplatsen - Med-service Enheten för Med-service är Medicinska fakultetens serviceorganisation och tillhandahåller tjänster till fakultetens samtliga verksamheter. Vid enheten arbetar vi ständigt för att skapa förutsättningar för arbetsglädje och delaktighet för alla medarbetare. Vi värnar om en god arbetsmiljö med respekt och omtanke i relationerna med varandra. Enheten för Med-service är indelad i följande avdelningar: - avdelningen för fastighet och säkerhet - avdelningen för teknik och service - avdelningen för enhetsstöd Avdelning för Teknik och Service ansvarar för verksamheten i teknik och service på Biomedicinsk Centrum (BMC, Lund) och Clinical Research Centre (CRC, Malmö).  Avdelningens uppdrag är att verkställa underhåll, fastighetsskötsel samt leverans av tjänster enligt gränsdragningslista gentemot såväl externa parter (t.ex. fastighetsägare), som fakultetens interna verksamheter (t.ex. institutionerna).  Vidare utför avdelningen besiktning, underhåll och reparationer av instrument och utrustning enligt serviceavtal med brukare.  Avdelningen arbetar med förebyggande och avhjälpande underhåll, och tar inom sitt ansvarsområde emot felanmälningar och beställningar från verksamheten. Avdelningen söker nu 1-2 tillsvidare förstärkningar med inriktning på reception och administrativt stöd till receptionen vid Medicinska fakulteten i Lund.  Vi erbjuder Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Läs mer på universitetets webbplats " https://www.lu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss" om att vara anställd hos oss. Arbetsuppgifter Som receptionist och administrativt stöd kommer du i huvudsak att arbeta med följande uppgifter: - bemanna receptionen på Forum Medicum (BMC), - hantera in- och utgående samtal i receptionen, - bemöta och ge service till besökare, - agera servicevärd vid möten och bokningar, - vara behjälplig vid ommöbleringar och stödinsatser, - tillhandahålla information till verksamheter och besökare, - administrera beställning och utfärdande av behörighetskort, - administrera bokningar i interna bokningssystem, - allmänna administrativa uppgifter inklusive registervård och stöd till grundutbildningen, - övervaka i realtid anläggningens inbrott- och brandlarms anläggningar, - bistå ledningen på Med-service med att se över möjlighet att utveckla receptions- och konferensarbetet. Kvalifikationer För anställningen krävs: - utbildning på lägst gymnasienivå, - mycket god erfarenhet av receptionsarbete, - mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift, - god förmåga att uttrycka dig på engelska i tal och skrift, - god datorvana och dokumenterad erfarenhet av Windows och Microsoft Office. Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper. Arbetsuppgifterna kräver att du har god socialförmåga, ordningssinne och samordningsförmåga. Det är viktigt att du har en väl utvecklad servicekänsla samt en professionell och positiv framtoning. Vi ser gärna att du tar dig an dina arbetsuppgifter på ett ansvarsfullt sätt och har en stark vilja att främja en god teamkänsla Meriterande för anställningen är: - erfarenhet av receptionsarbete från en multinationell organisation,  - ytterligare språkkunskaper t ex i franska, tyska och spanska, - erfarenhet av arbete med schemaläggning och Time Edit, - erfarenhet av arbete med stödsystem t ex Service Now, - tidigare erfarenhet av liknande arbetsuppgifter från annan offentlig myndighet / större organisation. Övrigt - förmåga och intresse att utvecklas i befattningen,  - vid behov kan tjänstgöring i receptionen på Medicinska fakulteten i Malmö (CRC) vara aktuellt, - provanställningen kan komma att tillämpas, - startdatum 1 september 2024, eller efter överenskommelse. Så här söker du Anställningen söks via universitetets rekryteringssystem. Ansökan ska innehålla ett personligt brev där du beskriver hur du uppfyller kvalifikationskraven och varför du är intresserad av anställningen samt ett CV. Ansökan bör även innehålla övrigt som du önskar åberopa (kopior av examen, betyg, intyg, rekommendationsbrev, uppgifter till referenser etc). Om urvalsfrågor finns upplagda så ser vi gärna att ni besvarar dessa (hänvisa inte till CV:et).  Medicinska fakulteten är ett verksamhetsområde inom Lunds universitet, med ansvar för utbildning och forskning inom medicin, vård och hälsa. Utbildningen sker i nära samverkan med sjukvården och är väl förankrad i fakultetens starka forskningstradition. Fakultetens forskning spänner över ett brett fält inom experimentell grundforskning, patientnära klinisk forskning och hälsovetenskaplig forskning. Medicinska fakulteten, med drygt 1800 anställda och 2700 studenter i Lund, Malmö och Helsingborg, är en kunskapsintensiv mötesplats för studenter, lärare och forskare från hela världen. Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.