Vård och omsorgsförvaltningen erbjuder tjänster inom många områden och verksamheter. Vi arbetar inom äldreboenden, hemtjänst, daglig verksamhet och gruppbostäder. Vår hemtjänst är fördelad på områdena Väster, Centrum Norr, Öster och Landsbygd, Natt och trygghetslarm. Det som är speciellt med vårt arbete är att du som medarbetare spelar en viktig roll för den enskilda individen. Verksamhetsidén är att göra det möjligt för äldre och funktionshindrade att kunna bo kvar i det egna hemmet. Alla arbetsplatser inom vård och omsorg är tobaksfria. Läs gärna mer om vår förvaltning och se vår film på www.vasteras.se/vardochomsorg ARBETSUPPGIFTER II rollen som administrativ assistent kommer du att ha en central roll i att organisera och strukturera dagens arbete. Du kommer att arbeta med Insatsplanering i Epsilon utifrån kundens planerade insatser och utifrån förändringar på daglig bas exempelvis att all personal i tjänst finns i planeringssystemet och att insatser finns inlagda på rätt dag och tid. Du kommer att koordinera tillgängliga resurser utifrån behov inom gruppen och samarbeta med de övriga grupperna på enheten. Du tar emot sjuk- och friskanmälan enligt rutin och hanterar korttidsfrånvaro och tillfällig förstärkning på enheten. Du är delaktig i introduktion av nyanställda och ger information om våra verksamhetssystem. Du kommer att samverka med chef, medarbetare, bemanningskonsult och övriga aktörer. I ditt arbete ingår att aktivt stödja planering och utvärdering av bemanningsprocessen och bidra med förbättringsförslag. Du behöver förstå hur ditt arbete påverkar enhetens ekonomi och kunna bidra med kreativa lösningar. Dessutom innefattar arbetet bemanningsplanering där du skapar förutsättningar för en smidig vardag för både personal och de vi vårdar. För att lyckas i dessa uppgifter är det avgörande att du är bekväm med att sätta dig in i våra olika IT-system och hantera dessa effektivt. Du behöver också vara stresstålig och kunna prestera i tider med hög arbetsbelastning samt kunna prioritera och strukturera upp ditt arbete. KVALIFIKATIONER Vi söker dig som har en gymnasial utbildning och erfarenhet av administrativt arbete. Kunskap och färdighet i svenska i både tal och skrift är ett krav. Vi ser att du har goda digitala kunskaper för både mobil och dator. Tidigare erfarenhet från vård och omsorg är inte ett krav men är en fördel, likaså ett intresse för och erfarenhet av bemanningsplanering som anses mycket meriterande. Har du ett B-körkort eller eftergymnasial utbildning inom relevant område ser vi det som meriterande. Det är också meriterande om du har goda kunskaper i Excel samt erfarenhet av att ha arbetat med TimeCare, TimeCarePool, VIP, Epsilon eller Självservice. Som person kommer du ha en central länk i vårt team där du förväntas vara en självgående person som kan hantera många bollar i luften och fatta beslut självständigt, men även i samråd med chef. Viktiga egenskaper i ditt dagliga arbete är flexibilitet, tydlighet och god organisatorisk förmåga. Vi värderar högt din förmåga att samarbeta, kommunicera effektivt och lösa utmaningar som uppstår. En serviceinriktad inställning och ett öga för möjligheter i förändringar är också egenskaper vi ser efter. Låter detta som en intressant tjänst för dig? Varmt välkommen med din ansökan! ÖVRIGT Välkommen till Västerås stad - Västmanlands största arbetsgivare. Vi är 11 000 kollegor som tillsammans får en hel stad att fungera. Vi vet att det är i våra möten vi kan göra skillnad, oavsett om det är i våra verksamheter eller digitalt. Därför är vår värdegrund Alltid bästa möjliga möte en viktig del i vårt uppdrag. För att få en stolt och välfungerande stad och nå vår vision om staden utan gränser vill vi också att våra medarbetare ska spegla mångfalden i samhället. Läs mer om möjligheter, karriärvägar och om vårt erbjudande här: https://www.vasteras.se/jobbochkarriär I samband med intervju behöver du styrka ditt medborgarskap. Det kan du göra med pass alternativt personbevis tillsammans med ID-handling. Om du inte är medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du uppvisa att du har ett giltigt arbetstillstånd eller är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd. Anställning kan ske först efter kontroll av arbetstillstånd, vilket krävs enligt utlänningsförordningen. Alla erbjudanden om rekryterings- och annonseringshjälp undanbedes.