Arbetsplatsbeskrivning

Rättssektionen i Stockholm består av fem förvaltningsrättsgrupper, tre rättstillämpningsgrupper och fyra informationsförvaltningsgrupper. Av informationsförvaltningsgrupperna handhar en grupp arkivfunktionen och de tre andra grupperna handhar registraturfunktionen. Registraturens grupper är placerade på Kungsholmen samt i Flemingsberg, Sollentuna och Visby.

Sektionen för informationsförvaltning ansvarar för att styra, stödja, utveckla och följa upp verksamheten inom områdena diarieföring, arkiv, utlämning allmän handling, och myndighetens skriftliga försändelser, både digitala och fysiska. Den faktiska hanteringen av handlingar genom diarieföring och arkivering utförs främst inom rättsavdelningens regionala verksamheter. Vidare har sektionen ansvar för att bedriva nationell skanning och utskrift, den frivilliga indrivningen av utfärdade böter och strafförelägganden samt svara för registervård av ett antal lagföringssystem såsom misstankeregistret och belastningsregistret, med tillhörande registerutdrag till allmänheten.

Arbetsbeskrivning

Informationsförvaltning innebär ett ansvar för att styra, utveckla och följa upp verksamheten inom registratur, arkivfrågor och e-tjänster.

Som registrator är du ett viktigt verksamhetsstöd i Polismyndighetens hantering av allmänna handlingar. Du ansvarar för att upprätthålla en effektiv och rättssäker diarieföring och är van vid digitalt ärende- och dokumenthanteringssystem. Som registrator bedömer och hanterar du allmänna handlingar i enlighet med gällande bestämmelser. I rollen förväntas du tillsammans med övriga medarbetare ständigt kvalitetssäkra och förbättra diarieföringen av allmänna handlingar, samt med hjälp av din pedagogiska förmåga informera och stötta medarbetare i diarieföring i det allmänna diariet.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer vara att:

• öppna och fördela inkommande post och e-post
• diarieföra handlingar
• söka fram ärenden till medarbetare inom Polismyndigheten
• stödja medarbetare internt med din kompetens
• agera på förfrågningar från andra myndigheter, allmänheten, försäkringsbolag och massmedia vid begäran om att få ut allmänna handlingar
• tillsammans med övriga medarbetare ständigt kvalitetssäkra och förbättra diarieföringen av allmänna handlingar
• informera och stötta medarbetare i diarieföring i det allmänna diariet
• bemanna telefonslingan för inkommande interna och externa samtal

Kvalifikationer

Detta är en möjlighet för dig som har:

• gymnasieutbildning eller motsvarande för området relevant utbildning, som exempelvis registratorsutbildning alternativt förvärvade erfarenheter som arbetsgivaren bedömer relevant
• mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift
• goda kunskaper i engelska i tal och skrift
• god datorvana/använt datorn som huvudsakligt arbetsverktyg, t.ex. gällande Officepaketet
• god erfarenhet av IT-baserade ärende- och dokumenthanteringssystem

Anställningen kräver svenskt medborgarskap.

Det är meriterande om du även har:

• tidigare erfarenhet av registratorsarbete inom offentlig förvaltning
• kännedom om lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet och registratorsfunktionens ansvarsområden
• kunskap om offentlighets- och sekretessregler

Personliga egenskaper

För att bli framgångsrik i rollen som registrator behöver du vara en utpräglad lagspelare med intresse för att komplettera dina kollegor och bidra mot teamets uppsatta mål. Du har en mycket god ordförståelse och förmåga att se vad som behöver göras och tar självmant ansvar för att driva dina processer framåt samt löser uppkomna frågor med ett stort engagemang och lösningsfokus. Tillfälliga arbetstoppar som uppstår löser du på ett balanserat och strukturerat sätt med prioriteringar utan att eftersätta kvalitet eller arbetsmiljö. Vi arbetar med ständiga förbättringar i vardagen vilket innebär att du behöver vara intresserad av utveckling och förändring för att trivas hos oss.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Kontaktpersoner

Har du frågor om uppdraget är du välkommen att antingen skicka mejl till [email protected] och ange att mejlet ska vidarebefordras till Daniel Stridh IF01, Michaela Hasmats IF03 eller Joachim Claesson IF04, eller så kan du ringa Daniel på tfn 073-331 52 73, Michaela på 076-135 99 12 eller Joachim på tfn 0708-95 11 36.

Fackliga företrädare

SACO, nås via Polisens växel 114 14

ST, nås via Polisens växel 114 14

Övrig information

Anställningsform: Tillsvidareanställning med provanställning om sex månader

Arbetsort: Kungsholmen, Flemingsberg eller Sollentuna

Arbetstid: Flextid

Tillträde: Enligt överenskommelse

Funktion: Registrator

I ditt CV och personliga brev önskar vi att du beskriver på vilket sätt du uppfyller efterfrågade kvalifikationer och meriter kopplat till aktuell rekrytering. Du kan se den kompletta kravprofilen i jobbannonsen, vänligen notera att eventuella krav ska vara uppfyllda vid ansökningstillfället. De uppgifter du lämnar i samband med din ansökan kan användas för att kontakta dig, få information och kallelser samt eventuella anställningshandlingar.

Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev till [email protected] senast den 14 maj. Ansökningar till denna befattning kommer endast tas emot via den mailadress som anges i annonsen. Märk din ansökan med referensnummer A268.857/2024 i mailets ärendemening.

Skriv gärna till vilken placeringsort du främst är intresserad av; Kungsholmen, Flemingsberg eller Sollentuna.

Har du skyddade personuppgifter, referenser eller liknande information som du själv bedömer som skyddsvärd rekommenderar vi dig att du skickar din ansökan uppmärkt med annonsens referensnummer via brev till adressen: Polismyndigheten, Registratorskontoret, 106 75 STOCKHOLM, eller kontakta ansvarig HR-konsult.

Vi ställer höga krav på våra medarbetares säkerhets- och sekretessmedvetenhet. Säkerhetsprövning med registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) genomförs innan beslut om anställning fattas. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras.

Polismyndigheten kommer att behandla dina personuppgifter i enlighet med reglerna i EU:s dataskyddsförordning (2016/679) och annan tillämplig dataskyddsreglering. Din ansökan är en offentlig handling enligt offentlighetsprincipen.

Polismyndigheten

För fullständig annons och mer information om polisen och vår verksamhet. Besök gärna vår hemsida www.polisen.se

Varmt välkommen med din ansökan!