Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna. Stockholms Stad, Utbildningsförvaltningen Utbildningsförvaltningen i Stockholms stad är Sveriges största förvaltning med runt 16 000 anställda. Förvaltningen ansvarar bland annat för drift och utveckling av kommunens drygt 140 grundskolor och omkring 30 gymnasieskolor. Nu söker vi en initiativtagande registrator som tillfälligt kan stötta upp i arbetet under tjänstledigheter! Välkommen till oss Enheten för arkiv, registratur och förvaltningsservice (ARF) ingår i avdelningen för personal och kompetensförsörjning. ARF är en stöd- och specialistfunktion till förvaltningen och skolorna. Vi arbetar för en modern, rättssäker och effektiv informationshantering och en god offentlighetsstruktur. Här arbetar bland annat sex registratorer, en jurist, en administratör/kommunikatör, en samordnare för registraturet och sex arkivarier. Vi sitter centralt i lokaler på Hantverkargatan, Kungsholmen. Vi erbjuder dig Hos oss får du möjlighet att ingå i ett team med högt kvalificerade medarbetare och en härlig stämning. Du kommer få bidra med din erfarenhet, men där du också kan dra fördel av alla kollegors kunskap. Vi har en arbetsplats som genomsyras av kompetens, öppet klimat och trygghet där vi arbetar självständigt men samtidigt tar ansvar för att vi som grupp levererar ett gott arbete och resultat. Du kommer få möjlighet att lära nytt, utvecklas! Din roll I rollen som registrator kommer du att arbeta i vårt dokument- och ärendehanteringssystem Platina, eller eDok som vi kallar det hos oss. Här arbetar du med klassificering och registrering av förvaltningens allmänna handlingar. Dina arbetsuppgifter kommer att inkludera postöppning, fördelnings av e-postmeddelande i förvaltningens officiella e-postlåda, registrering av inkommande och upprättade handlingar samt utlämnande av allmän handling. Om du saknar tidigare erfarenhet av utlämnande av allmän handling är det inga problem eftersom vi kommer att erbjuda dig nödvändig utbildning. Du kommunicerar med allmänheten på ett juridiskt korrekt sätt, och du ger service till både förvaltningens medarbetare och allmänheten. Vidare kommer du att erbjuda stöd och hjälp kring offentlighetsprincipen och informationshantering till handläggare och chefer på central förvaltning, samt till medarbetarna på våra 170 skolor som till exemplet rektorer och skolregistratorer. Vi utvecklar ständigt vårt arbete med informationshantering på förvaltningen och bedriver flera utvecklingsarbeten bland annat avseende vår informationshanteringsplan som hos oss benämnd hanteringsanvisningar. Vi genomför löpande utbildningar både i informationshantering och i eDok. Vid intresse finns här stora möjligheter för dig att delta i utvecklingsarbetet samt utbildningarna. Din kompetens och erfarenhet För denna tjänst krävs att du har: aktuell erfarenhet av arbete med informationshantering inom offentlig verksamhet kunskap om de lagar och förordningar som styr informationshantering i offentlig verksamhet hög digital mognad där du aktivt har arbetat i olika digitala system och i Officepaketets olika program mycket god förmåga att uttrycka dig väl på svenska i tal och skrift. Det är meriterande om du även har: aktuell erfarenhet av att arbeta med Platina (eDok) arbetat med informationshantering och eDok på en skola. Dina personliga färdigheter och förmågor Vid rekryteringen lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper och följande kompetenser: I rollen som tillfällig registrator kommer du in och hjälper till i alla delar, därför behöver du vara självgående och initiativtagande och kan hantera alla uppgifter inom ramen för rollen. Då det ingår i rollen att vara ett stöd för verksamheterna och medborgarna, är det viktigt att du har en hög serviceförmåga och tycker om att arbeta i en miljö där behoven varierar över tid och ibland kräver snabba svar. Det händer mycket hos oss och vi hanterar flera olika frågor samtidigt vilket kräver att du är en engagerad medarbetare som kan bidra och ta ditt ansvar i arbetsgruppen. Det sker ständigt snabba förändringar vilket gör att du behöver kunna ställa om och agera flexibelt när du får nya förutsättningar eller när skolorna behöver direkt stöd och hjälp. När någon av kollegorna är frånvarande behöver du kunna prioritera om i ditt eget schema och stötta upp där det är viktigast. Din ansökan utan det personliga brevet Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV Övrigt Det här är en tidsbegränsad anställning till och med sista december 2024. Varmt välkommen med din ansökan! Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder. Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.