Ref: 20240642 På nystartade Malmö Citadellsgymnasium söker vi en administratör för en tillsvidareanställning på heltid. Tillsammans med oss blir du en del av framtidens hållbara lösningar. Här får du vara med i arbetet att bygga upp en ny skola, som befinner sig i en expansiv fas, på en ny adress! Arbetsuppgifter Som administratör på Malmö Citadellgymnasiet ingår du i vårt team av stödfunktioner tillsammans med rektor, biträdande rektor, sektionschef, It-tekniker, vaktmästare och övrig administration. I uppdraget ingår många kontakter med personal, elever och besökare till skolan. Exempel på arbetsuppgifter som ingår i tjänsten är: • receptionsarbete och ta emot externa kontakter • fakturahantering • administrativt stöd i HR-frågor • handläggning av diverse ärenden • diarieföring, arkivering och posthantering • delaktig vid planering och genomförande av event i skolans regi • delaktig i planering av teamets arbetsfördelning • viss projektledning inom teamets ansvarsområden. I din roll blir du en viktig del av att se till att skolan får det administrativa stöd den behöver. Du ingår också i ett större sammanhang tillsammans med administratörer på Malmö stads övriga gymnasieskolor. Kvalifikationer Krav: • fullgjord gymnasieutbildning • flera års erfarenhet av liknande arbete som arbetsgivaren bedömer relevant • vana att använda digitala verktyg för kommunikation och pedagogik • goda kunskaper i MS Office • god svenska i tal och skrift Meriterande: • administrativ eftergymnasial utbildning • erfarenhet av arbete inom skola eller vuxenutbildning • vana att arbeta i team och med andra funktioner • erfarenhetatt arbeta i elevsystem, personalsystem och diarieföringssystem • erfarenhet av att utveckla IT-processer Vi ser att du har god samarbetsförmåga och kan arbeta med alla olika funktioner på skolan. Som person är du lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Vi ser att du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger sig för att hitta lösningar. Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Sätter upp och håller tidsramar. Vi ser att du har lätt för att anpassa sig till ändrade omständigheter, kan snabbt ändra ditt synsätt och förhållningssätt. Du är lugn, stabil och kontrollerad i stressituationer eller pressade situationer.  Om arbetsplatsen Malmö Citadellsgymnasium erbjuder program inom ekonomi, försäljning och service, samhällsvetenskap, samt teknik. Alla skolans utbildningar inriktas mot framtidens nya arbetsmarknad, där innovation, hållbarhet och digitalisering tar allt större plats. På Malmö Citadellsgymnasium får både medarbetare och elever en möjlighet att tillsammans forma sin nya skola.  Vill du veta mer om oss? Besök: Malmö Citadellsgymnasium - Malmö stad (malmo.se)  Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi utvecklar och driver stadens gymnasie- och vuxenutbildning. Hos oss får unga och vuxna Malmöbor möjlighet att växa och nå sina mål genom livslångt lärande. Men vårt uppdrag sträcker sig även bortom klassrummens väggar. Vi är runt 1600 medarbetare som tillsammans skapar möjligheter för Malmöborna att leva ett aktivt, meningsfullt liv – och få en trygg och hållbar framtid. Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här. Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb Information om tjänsten Anställningsform: Tillsvidareanställning Omfattning: Heltid Antal tjänster: 1 Tillträde: Snarast, enligt överenskommelse Övrigt Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.  Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.