Gör skillnad. Varje dag. Verksamhetsområdet (VO) ambulans ansvarar för ambulansverksamhet i nordvästra och sydvästra Skåne med ambulansstationer på tio orter. Ambulanssjukvården i Region Skåne har utvecklats till en regionalt likställd verksamhet, med samarbete över tidigare länsgränser, gränslös dirigering, gemensamma behandlingsriktlinjer och gemensam kompetensutveckling. Verksamhetsområdet omfattar cirka 350 medarbetare. Som operativ chefssekreterare ingår du i staben för VO ambulans som stödjer ledningsfunktioner. ARBETSUPPGIFTER I rollen som operativ chefssekreterare har du en viktig funktion du arbetar med administrativa arbetsuppgifter och visar engagemang samt har förmåga att lyfta blicken och se helheten i verksamheten. Arbetet är självständigt och kräver integritet och diskretion, samarbetsförmåga, god kommunikation och social kompetens i både interna och externa kontakter. Du arbetar proaktivt med stöd och service för att avlasta både verksamhet, enhetschefer och biträdande verksamhetschef. Arbetsuppgifterna består i förberedelse att, skicka kallelser, skriva protokoll och följa upp de möten som biträdande verksamhetschef har ansvar för, till exempel samverkansmöten, ledningsgruppsmöten och överläggningar. Vidare bokar du resor och möten efter behov. I uppdraget ingår också viss administration åt de enhetschefer som ingår i verksamhetsområdet och som är direkt underställda biträdande verksamhetschef. Placering är i Lund men då tjänsten är operativ så innebär det att du även är aktiv på våra huvudstationer Malmö, Landskrona, Helsingborg och Ängelholm. Utöver de arbetsuppgifter som direkt ligger i det operativa chefssekreteraruppdraget finns ett antal övergripande administrativa arbetsuppgifter, såsom diverse inköp, uppdatering av Skånekatalogen, dokumenthanteringssystemet DokIT och hemvist. Patientadministration kopplat till patientsäkerhetsärende, fakturahantering i Raindance. IT-beställningar, telefoni samt administration i HR-fönstret. KVALIFIKATIONER Vi välkomnar dig som har avslutad och godkänd gymnasieutbildning. Gärna eftergymnasial vidareutbildning med för tjänsten relevant inriktning. Önskvärt är att du är erfaren administratör eller har jämförbar utbildning/erfarenhet och som har erfarenhet av kvalificerat sekreterararbete, gärna som chefssekreterare. Giltigt B-körkort är ett krav då resor förekommer i tjänsten. För tjänsten krävs även goda kunskaper i svenska i såväl tal som skrift, goda kunskaper i det engelska språket är önskvärt. Goda kunskaper och erfarenhet av arbete i Outlook samt van användare av Office 365 ses som meriterande. Erfarenhet av fakturahantering i Raindance och registrering i personalsystemet HR-fönster samt kunskap om arbete i offentlig verksamhet med tillhörande lagstiftning är meriterande. Har du dessutom god kännedom om Region Skånes organisation är det meriterande för tjänsten För att lyckas i den här rollen ser vi att du har god administrativ förmåga. I ditt arbete värdesätter du noggrannhet och trivs med att arbeta i ett stundtals varierat tempo på ett lugnt och metodiskt sätt. Du har god förmåga att organisera ditt arbete och kan självständigt fatta beslut och ta initiativ, samtidigt som du uppskattar ett gott samarbete. Kontaktytorna är många och det är viktigt med hög servicenivå samt ha ett kvalitetsmedvetet och positivt förhållningssätt. När det kommer till de personliga egenskaperna ser vi att du är proaktiv, lyhörd, och kvalitetsmedveten. Vi ser gärna att du är en person som har förmåga att hantera frågor av skilda slag och dessutom konstruktivt kan lösa problem som uppstår. Vi kommer lägga stor vikt vid din personliga lämplighet i den här rekryteringen! I den här rekryteringen arbetar vi med löpande urval. Varmt välkommen med din ansökan! ÖVRIGT Region Skåne finns till för att alla som bor i Skåne ska må bra och känna framtidstro. Genom gränslösa samarbeten och omtanke skapas de bästa förutsättningar för ett hälsosamt liv inom näringsliv, kollektivtrafik, kultur och hälso- och sjukvård i Skåne. Tillsammans gör vi livet mera möjligt. Medicinsk service är en av Region Skånes elva hälso- och sjukvårdsförvaltningar, med cirka 2 000 medarbetare. Vi möter vårdens behov av ambulanssjukvård, bild- och laboratorieteknik, klinisk träning, laboratoriemedicin och sjukvårdsrådgivning. Den laboratoriemedicinska verksamheten omfattar områdena arbets- och miljömedicin, biobank, genetik, immunologi och transfusionsmedicin, kemi, farmakologi, mikrobiologi samt patologi. Även smittskydd och vårdhygien tillhör förvaltningen. Inom förvaltningen bedriver vi även forskning. På https://www.skane.se/ledigajobb kan du se i vilket skede Region Skånes rekryteringar befinner sig och hur många som har sökt tjänsterna. Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.