Detta är en möjlighet för dig som trivs bäst i en dynamisk miljö där du får ta eget ansvar och arbeta brett. I rollen som Office manager blir du ett nav som säkerställer att vårt kontor inte bara fungerar smidigt utan även utvecklas i takt med verksamheten. Du som har förmågan att se detaljer och finner glädje i att bidra till både små och stora uppgifter kommer trivas kanon i rollen.

Vi tror att du som är klippt och skuren för denna roll är en person som identifierar dig med en positiv inställning, flexibilitet och proaktivitet. Du kommer att arbeta ensam i din roll och det är därför viktigt att du är lösningsorienterad och självständig som person.

Hos Elbit systems Sweden arbetar vi med teknikbaserade system för försvar och säkerhet. Du blir ansiktet utåt och tar emot våra besökare, det är därför viktigt att vara närvarande, medveten och säkerställa att vi möter dem krav på säkerhet som verksamheten kräver. Detta är en nyckelroll som formar och upprätthåller en arbetsplats där alla känner sig välkomna och omhändertagna.

Ta chansen att vara en del av Elbit Systems Sweden redan idag!

Om rollen:

Rollen innebär stort ansvar för att kontoret fungerar optimalt och att arbetsmiljön är trivsam för alla. Ditt engagemang och din initiativförmåga kommer att vara avgörande för att skapa en arbetsplats där varje detalj är på plats och där alla känner sig välkomna och omhändertagna. I rollen kommer du att arbeta med de flesta avdelningar men även direkt mot våra kunder och leverantörer i första skedet. Tidigare erfarenhet som Front Office Manager eller Kontorsadministratör kommer att vara en fördel. På samma sätt, om du har en bakgrund inom säkerhet och/eller utbildning (t.ex. väktare, vaktpost) kommer det också att vara en fördel.

Arbetet kan delas in i två delar enligt nedan:

Reception

• Välkomna och ta emot gäster, säkerställa smidig in- och utcheckning och ge dem en trevlig upplevelse genom att exempelvis erbjuda kaffe

• Säkerställa att kontorets säkerhetsrutiner följs och att besökare hanteras enligt dessa riktlinjer.

Kontorsansvar

• Övergripande ansvar för att vårt kontor i Göteborg
• Säkerställa att rutiner gällande återvinning, städning och underhåll följs, hantera leverantörskontakter alternativt själv ta itu med uppgifterna.
• Planera och koordinera kontorstjänster, utrustning, förnödenheter, underhåll och förvaltning av kontoret
• Hantera administrativa uppgifter och arkivering
• Erbjuda administrativt stöd vid behov, framförallt inom HR, ekonomi och säkerhet
• Ta hand om felanmälningar gällande kontoret eller anläggningen och se till att de åtgärdas snabbt och effektivt.
• Förbereda och koordinera möten och mötesrum inför externa besök, stora som små (se till att förnödenheter som lunch, fika, material är på plats och redo i tid)
• Proaktivt förbättringsarbete på kontoret från smått till stort

Kvalifikationer, du har:

• Minst avslutad gymnasial utbildning
• Tidigare erfarenhet inom liknande roll (minst 5 år)
• Kapacitet att lösa olika typer av uppgifter, lite ”all-i-allo” såsom att byta glödlampor och hänga upp tavlor
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift
• Kunskap inom IT/är Tekniskt kunnig inom Officepaketet, olika system och appar och ska kunna hjälpa till med teknisk utrustning i konferensrum

Det är inget krav menmeriterande om du har eftergymnasial utbildning inom t.ex. administration och kordingering. Det är också högt meriterande om du har säkerhetskompetens exempelvis genom erfarenhet som väktare eller ordningsvakt.

Vi tror att för att du ska trivas och komma till din rätt i denna roll så är du en person med en positiv inställning, som trivs i en bred roll och är en person som uppskattar och lätt hittar sin plats i sociala sammanhang. Vi uppskattar ett proaktivt arbeta och en vilja att utvecklas och utveckla funktionen, från detalj till helhet.

Omfattning:

100%, Vikariat i 12 månader med god möjlighet till förläning. Arbetstiden är 8–17. Rollen kräver att vara på plats på vårt kontor i Kallebäck.

Om oss Elbit Systems är ett världsledande internationellt teknikbolag verksamt inom en mängd olika områden över hela världen, primärt inom försvar och säkerhet. Elbit Systems utvecklar och tillhandahåller en bred portfölj av produkter och system för alla typer av applikationer oavsett det är I luften, på marken, till sjöss eller cyberområdet. Våra system används över hela världen och Sverige är sedan ett par år tillbaka en viktig marknad för oss, både vad gäller svenska kunder till våra produkter och svenska partners för leveranser till andra länder.

Inom digitalisering av militär kommunikation och militära ledningssystem är Elbit Systems en ledande aktör och samtidigt en pionjär och erbjuder digitaliserade helhetslösningar för alla typer av användningsområden i teknikens framkant och har en produktportfölj som täcker allt från HF-radio till satellit och IP/WAN-nätverk för alla typer av dataflöden oavsett om det är röst, video eller annan data.