Ref: 20240621 Vill du jobba med HR i en förvaltning som arbetar med positiva frågor som samhällsengagemang och en meningsfull fritid? Då är du välkommen att söka tjänsten som ny HR-administratör på Fritidsförvaltningen! Tjänsten som avses är en tillsvidareanställning med startdatum 240901. Arbetsuppgifter Då vår nuvarande HR-administratör, efter lång och trogen tjänst, går i pension vid årsskiftet söker vi nu dig som vill jobba nära förvaltningens chefer i ett litet sammansvetsat HR-team som strävar efter att ge konsultativt stöd av högsta klass. Som HR-administratör hos oss är du förvaltningens "hjärta" och chefernas viktigaste stöd i allt som gäller anställning, närvaro och frånvaro.  Du blir framförallt ansvarig för att: • Upprätta anställningsavtal /vara anställningsrapportör • Ändra anställningsuppgifter i Personec P • Göra och förändra schema • Agera chefsstöd Du kommer också att arbeta med följande uppgifter: - Hantera förvaltningens LAS-lista - Diarieföra upprättade och inkomna handlingar inom HR/arbetsmiljö - Kontera fakturor - Administrera behörigheter för förvaltningens medarbetare - Administrera förvaltningens välkomstdagar - Uppdatera förvaltningens maillistor - Vara förvaltningens frånvarorapportör Utöver detta kan även andra arbetsuppgifter tillkomma. Du kommer att arbeta kontorstider med möjlighet att arbeta hemifrån en del av arbetstiden om verksamheten tillåter det. Vi tillämpar också flex. Vi kommer också erbjuda dig en lång introduktion. Du kommer att gå brevid vår nuvarande HR-administratör under fyra månader för att säkerhetsställa att du lär dig arbetet på ett tillfredställande sätt.  Kvalifikationer Vi söker dig som har en gymnasieexamen. Har du en eftergymnasial utbildning inom administration eller HR ses detta som meriterande. Då detta är en tjänst som både kräver att du är självgående och strukturerad vill vi att du har minst tre års arbetslivserfarenhet av administrativt arbete. Har du tidigare arbetat i offentlig verksamhet ser vi det som meriterande och det är ett extra plus om du är eller har varit anställd i Malmö stad.   Som person är du bra på att samarbeta med både kollegor och chefer, du är lyhörd och kan kommunicera på ett konstruktivt sätt. Att följa upp ditt och andras arbete är något du kan hantera och du är även lugn och stabil i stressade situationer. Vidare vill vi också att du har en vilja att hjälpa både kollegor och chefer att hitta lösningar på uppgifter som de behöver hjälp med.    Då du kommer att arbeta med datorn en stor del av din arbetstid behöver du ha goda kunskaper i Office 365-paketet. Har du även tidigare erfarenhet av att ha arbetat med personalsystemet Personec P och schemasystemet Medvind är det meriterande. Du behöver också kunna kommunicera bra på svenska, både skriftligt och muntligt. Om arbetsplatsen Arbetsplatsen - fritidsförvaltningens HR-funktion   HR-funktionen tillhör fritidsförvaltningens HR-, kommunikations- och IT avdelning, och sitter i centrala lokaler i Malmö. Funktionen består av en HR-administratör, fyra HR-konsulter och en utvecklingssekreterare med en HR-chef. Som HR-funktion är vårt främsta uppdrag att bidra till att stärka och skapa goda förutsättningar för förvaltningens chefer att utöva ett gott ledarskap. Vi är ett gäng med god sammanhållning med olika kompetens, som gillar att ha roligt på jobbet och som hjälper varandra i det dagliga arbetet.  Fritidsförvaltningen - en aktiv förvaltning  Tycker du att det är viktigt med en meningsfull fritid? Vill du jobba med något som gör skillnad? I så fall välkommen att söka jobb hos oss på fritidsförvaltningen. Vår verksamhet omfattar stadens fritidsgårdar, drift av idrotts- och fritidsanläggningar, genomförande av små och stora evenemang och inte minst stöd och service till stadens föreningsliv. På fritidsförvaltningen jobbar vi alla tillsammans för att göra skillnad för Malmöborna och vår yttersta ambition är att alla Malmöbor ska ha möjlighet till en meningsfull fritid.  Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här. Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb Information om tjänsten Anställningsform: Tillsvidareanställning  Omfattning: Heltid Antal tjänster: 1 Tillträde: 240901 eller enligt överenskommelse  Övrigt Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.  Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.