Ref: 20240506 Arbetsuppgifter Vi på Komvux Malmö letar nu efter en ny administratör till vårt team för en tillsvidareanställning, då en av våra kollegor väljer att gå i pension. Som administratör hos oss kommer du ingå i en av två sektioner som ansvarar för alla administrativa processer inom Komvux Malmö. Sektionerna har övergripande ansvar för planering, uppföljning och utförande av administrativa uppgifter på uppdrag av sektionschef. Den här tjänsten är placerad på sektionen för administrativ service, som ansvarar bland annat för reception, medborgarservice, ekonomiadministration, ärendehantering och arkiv. Administrativ servicesektionen är i sin tur indelad i flera mindre team som ansvarar för olika funktionsområden. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kan variera över tid och innebär mestadels rutinarbete, men även en del processarbete.  Exempel på arbetsuppgifter: • Administrativt stöd till skolledning och sektionschef • Daglig kontakt och service till elever och personal på skolan • Delaktig i planering av teamets arbetsfördelning • Reception och medborgarservice • Fakturahantering • Administrativt stöd i HR-frågor • Handläggning av ärenden • Diarieföring, arkivering och posthantering • Viss projektledning inom teamets ansvarsområden • Statistikframtagning och enklare analys- och utredningsarbete • Planering, genomförande, utveckling, samordning och kvalitetssäkring av administrativa processer Kvalifikationer För den här tjänsten krävs: • Gymnasieexamen • Minst 2 års arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer relevant för tjänsten • Mycket god digital förmåga • Mycket god svenska i tal och skrift • God engelska i tal och skrift Vi söker dig som är självgående och tar ansvar för dina uppgifter, strukturerar själv ditt angreppssätt och driver dina processer vidare. Du har även förmåga att sätta sig in andra funktioners arbetsmoment på sektionen då ansvarsområden kan förändras över tid. Du har en god samarbetsförmåga och arbetar bra med andra människor och relaterar dig till dem på ett lyhört och smidigt sätt. Du lyssnar, kommunicerar och löser konflikter på ett konstruktivt sätt. Vi ser att du är noggrann och väl medveten om mål och kvalitetsstandard och lägger ner stor vikt vid att man lever upp till dessa. För tjänsten behöver du kunna se helheter och tar hänsyn till det större perspektivet. Samtidigt som du förstår din roll, ser du även till hela verksamhetens bästa i agerande och beslut. Du är serviceinriktad - dvs lugn, uppmärksam och tillmötesgående i sitt bemötande. Vi ser att du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar. Låter detta som ett uppdrag som skulle passa dig? Varmt välkommen att skicka in din ansökan! Om arbetsplatsen Komvux Malmö erbjuder utbildningar på grundskolenivå och gymnasienivå, svenska för invandrare, utbildningar för elever med särskilda behov och även yrkeshögskoleutbildning. Vi arbetar för att kunna erbjuda eleverna en undervisning som kan kombineras med annat, såsom jobb, studier och föräldraskap. Därför har vi utbildningar på distans eller i klassrum, på heltid eller deltid och dag- eller kvällsundervisning. Våra verksamheter ligger nära bussar och tåg i centrala Malmö. Vi erbjuder en flexibel arbetsplats i ett professionellt och engagerat team med fokus på vuxnas lärande och det livslånga lärandet. På Komvux Malmö utbildar vi för framtiden! Vill du veta mer om oss? Besök: www.malmo.se/Komvux-Malmo Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi 1600 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande. Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här. Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb Information om tjänsten Anställningsform: Tillsvidareanställning Omfattning: Heltid Antal tjänster: 1 Tillträde: Snarast enligt överenskommelse Övrigt Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.  Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov. Vi kommer i den här processen använda oss av tester som en del av vårt urval.