Umeå universitet är ett av Sveriges största lärosäten med över 37 000 studenter och cirka 4 700 anställda. Vid universitetet finns en mångfald av utbildningar av hög kvalitet och världsledande forskning inom flera vetenskapsområden, och här gjordes den banbrytande upptäckten av gensaxen CRISPR-Cas9 som tilldelats Nobelpriset i kemi. Vid Umeå universitet är allt nära. Våra sammanhållna campus gör det lätt att mötas, samarbeta och utbyta kunskap, något som gynnar en dynamisk och öppen kultur. Den samhällsomvandling och de stora gröna investeringar vi ser i norra Sverige skapar enorma möjligheter och komplexa utmaningar. För Umeå universitet handlar det om att bedriva forskning om – och mitt i – ett samhälle i omvandling. Men också om att leverera utbildningar för regioner som behöver expandera fort och hållbart. Det är helt enkelt här framtiden skapas. Är du intresserad av att veta mer? https://www.umu.se/jobba-hos-oss/om-universitetet-som-arbetsplats/   Beskrivning Vi inrättar en ny befattning som ska utgöra ett stöd till verksamheten i syfte att säkerställa och utveckla administrativa rutiner och uppgifter. Är du en serviceinriktad och självständig administratör som trivs med varierande arbetsuppgifter? Välkommen med din ansökan senast den 15 april 2024. Arbetsuppgifter Som institutionsadministratör arbetar du med ett stort antal varierande administrativa uppgifter. Arbetet är omväxlande och innebär en stor del självständigt arbete där du behöver kunna hantera flera olika ärenden samtidigt och arbeta situationsanpassat. - Vara ett stöd till ledningsgruppen och bistå med administrativt stöd i olika verksamhetsprocesser och uppgifter t.ex. planering av arrangemang, ta mötesanteckningar och samordna handlingar - undersöka och säkerställa att institutionens administrativa processer är väl fungerande och att det finns lathundar för olika administrativa processer. Vid behov bistå i arbetet med att ta fram dessa - hantera institutionens årskalender, arkiv och diarium - övergripande ansvar för att hålla institutionens intranät uppdaterat - vara ett stöd till rekryterande chefer vid introduktion av nya medarbetare (planering och genomförande) - ansvara för institutionens personalkatalog - övriga administrativa uppgifter kan förekomma vid behov t.ex. inköp, posthantering osv.   Kompetenskrav Du har en utbildning på lägst gymnasienivå eller motsvarande och flera års erfarenhet från liknande administrativa arbetsuppgifter. Du har erfarenhet av att arbeta i administrativa system samt en god muntlig och skriftlig förmåga på både svenska och engelska. Personliga egenskaper som önskas för befattningen: serviceinriktad, lösningsfokuserad, självständig, initiativrik, samarbetsvillig, flexibel, kommunikativ, god organisationsförmåga och noggrann.   Meriterande Meriterande är att du har erfarenhet av administrativt arbete vid statlig myndighet och till ledning och/eller olika funktionsgrupper. Erfarenhet av universitetssystem som Raindance, Canvas, 365 (officepaketet) episerver, Primula eller motsvarande system från annan verksamhet. Vidare att du är tekniskt kunnig och har erfarenhet av arbete med webbverktyg.   Villkor Anställningen är på heltid tills vidare där provanställning kan komma att tillämpas, med start så snart som möjligt, eller enligt överenskommelse.  Ansökan Din ansökan, bestående av CV, personligt brev som beskriver varför du söker anställningen samt relevanta intyg/betyg, görs via vårt e- rekryteringssystem och ska vara inkommen senast den 15 april 2024. Vid frågor är du välkommen att kontakta Rosita Nilsson, administrativ chef, 090-786 59 60 mailto:[email protected] Välkommen med din ansökan! Om oss på kemiska institutionen Kemiska institutionen är den största institutionen inom Teknisk-naturvetenskaplig fakultet och har närmare 200 anställda, varav ca 40 forskarstuderande och en stark och expanderande forskning. Vi omsätter ca 210Mkr/år varav 90Mkr är finansierat av externa finansiärer. Umeå universitet vill erbjuda en jämställd och jämlik miljö där öppna samtal mellan människor med olika bakgrund och perspektiv lägger grunden för lärande, skaparkraft och utveckling. Vi välkomnar därför personer med olika bakgrunder och erfarenheter att söka den aktuella anställningen. Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.