Huddinge är en växande Stockholmskommun med närhet till både stad och natur. Som medarbetare hos oss är du en viktig samhällsbyggare. Tillsammans skapar vi ett hållbart samhälle för alla som bor, besöker och arbetar i Huddinge. Har du ett brinnande intresse för service och administration? Har du ett genuint intresse för föreningar? Vill du bidra till goda dialoger med föreningslivet i Huddinge kommun? Då kan den här tjänsten som bokningsplanerare vara något för dig! Kultur och fritidsförvaltningen ansvarar för att det finns ett rikt kultur- och föreningsliv med goda möljligheter för Huddingeborna att hitta till och utveckla sitt fritidsintresse. Vi bidrar med förutsättningar för en aktiv och meningsfull fritid och till att förbättra människors folkhälsa. Vi ansvarar för idrottsanläggingar, föreningsstöd, kommunens konst, bibliotek samt kultur- och ungdomsverksamheter. Tjänsten som bokningsplanerare ligger under verksamhetsområdet Idrott och anläggning och enheten Föreningsstöd. Om arbetsplatsen Verksamhetsområdet Idrott och anläggning består av enheterna Föreningsstöd, Huddingehallen och Idrott och anläggningsservice. Rollen som bokningsplanerare tillhör enheten Föreningsstöd som består av fem medarbetare och en chef. Föreningsstöd arbetar med hela civilsamhället och dess idéburna organisationer såsom idrottsföreningar, scouter, pensionärsföreningar och till viss del studieförbund. I enhetens uppdrag ingår att skapa rätt förutsättningar för ett aktivt föreningsliv, där det ska vara enkelt att få stöd och svar. Enheten Föreningsstöd ansvarar för lokalbokning, föreningsregister, registervård och samordning av förvaltningens bidragshantering. I enhetens uppdrag ingår även att ha dialog och stöd till föreningar genom möten och utbildningar. Slutligen ska enheten ha kunskap om föreningarnas behov av framtidens anläggningar. - Arbetsuppgifter Som bokningsplanerare är du en serviceinriktad nyckelperson på enheten Föreningsstöd. I din roll hanterar du många olika frågeställningar och du behöver vara strukturerad och ha en hög administrativ förmåga. Du ska kunna prioritera bland arbetsuppgifter och en viktig egenskap är att vara initiativrik. Rollen kommer att innehålla arbete i flera olika digitala system. Du kommer att ha en viktig roll som objektspecialist för att effektivisera användandet av systemen. Uppdraget innebär att: . Boka strötider för föreningar, företag och andra aktörer i våra idrottsanläggningar, mötes-, samlings-, och kulturlokaler i boknings- och bidragssystemet ActorSmartBook. . Ta fram bokningsstatistik och kunna analysera data. . Planera och fördela säsongsbokningar för idrottsföreningar. . Som en av flera objektspecialister i systemet ActorSmartBook utbilda kollegor och föreningar i bokningsdelarna av systemet. . Sammanställa och driva utveckling av ActorSmartBook gentemot leverantör tillsammans med objektledare på Kultur- och fritidsförvaltningen. . Arbeta med inpasseringsbrickor och access till anläggningar för föreningar och anställda på Kultur- och fritidsförvaltningen. . Arbeta med ekonomiadministration som till exempel att ta fram underlag till fakturering, fakturera och sköta krediteringar. . Vara ett stöd i administration och handläggning av föreningsbidrag. . Ge råd och stöd till föreningslivet via mail och telefonsamtal. Majoriteten av bokningar och förfrågningar sköts via vårt bokningssystem eller via mail men uppdraget innebär även att vara tillgänglig på telefon för att kunna svara på frågor från och ha dialog med föreningar. Din profil Vi söker dig som förstår vikten av ett professionellt bemötande och god service och som har ett intresse av att ha många dagliga kontakter med kommunens föreningsliv och invånare. Du har en stark vilja att lösa de frågor som kommer in. Du är tydlig i din kommunikation, stämmer av och följer upp. Ditt arbetssätt är målinriktat, strukturerat och bottnar i ett servicemässigt förhållningssätt. Du är en person som tycker om att hantera frågor snabbt och trivs med att arbeta i digitala system. Du har lätt för att lära nytt och tycker att samverkan med andra är viktigt och roligt. Du har gymnasieutbildning och erfarenhet från annat administrativt serviceinriktat arbete. Du har tidigare erfarenhet från föreningslivet och förståelse för de förutsättningar som ideella föreningar arbetar utifrån. Du har god kunskap om digitala verktyg och digital utveckling och har dagligen arbetat i flera olika digitala system. Starkt meriterande är om du har erfarenhet av att vara objektspecialist eller om du tidigare har arbetet med boknings- och bidragssystemet ActorSmartBook. Det kan bli aktuellt med arbetspsykologiska tester under rekryteringen. Provanställning kan bli aktuell. Förmåner För att vi ska kunna utföra vårt uppdrag är du som medarbetare i Huddinge kommun det viktigaste vi har. Därför erbjuder vi en rad förmåner för ett hållbart arbetsliv och för att underlätta din vardag. http://www.huddinge.se/formaner Facklig kontaktperson För facklig kontaktperson för tjänsten se http://www.huddinge.se/kontaktpersonerfack Vi undanber oss alla erbjudanden om annonsering och rekryteringshjälp i samband med denna annons.