Arbetsbeskrivning

Välkommen till kultur-, idrotts- och fritidsförvaltningen. Förvaltningen består av sex avdelningar. Fyra av förvaltningens avdelningar ansvarar huvudsakligen för kulturnämndens egenregiverksamhet: Bibliotek Uppsala, Fritid Uppsala, Uppsala konst och kulturarv samt Uppsala kulturskola. Två avdelningar inom förvaltningen är kanslier som arbetar på direkt uppdrag av förvaltningens ledning samt handlägger ärenden åt kulturnämnden respektive idrotts- och fritidsnämnden. Mer information om hur det är att arbeta i Uppsala kommun hittar du på https://www.uppsala.se/jobb/ Vi kommer att begära utdrag ur belastningsregistret innan anställning kan erbjudas för tjänster som enligt lag kräver det. Du kan läsa mer om vilka områden som berörs på polisens hemsida. 1 plats(er).

Är du personen som gärna tar tag i det som behövs och som får energi av att hjälpa andra att lyckas i sitt arbete? Vi söker en administratör som vill vara ett nära stöd till våra chefer och medarbetare i en verksamhet där behoven varierar och ingen dag är den andra lik. Du kommer att arbeta med allt från administration, informationshantering och beställningar till praktisk samordning och utveckling av arbetsprocesser. Välkommen med din ansökan!

Bibliotek Uppsala består av 13 bibliotek, två biblioteksbussar och ett bibliotek på nätet. I organisationen ingår även tre kulturhus. Vi möter besökare från hela Uppsala kommun och med många olika bakgrunder. Biblioteken finns i centrala Uppsala, i flera stadsdelar samt på landsbygden.

Beskrivning av arbetsuppgifter

Som administratör hos oss arbetar du med verksamhetsstödets många olika uppgifter. Vi söker dig som trivs i en bred generalistroll och motiveras av att arbeta inom flera olika områden. Rollen präglas av nära samarbete med chefer och medarbetare och ställer krav på både initiativförmåga, servicekänsla och självständighet. För att trivas hos oss behöver du vara bekväm med att växla mellan olika arbetsuppgifter, system, processer och kontaktytor utifrån verksamhetens behov och prioriteringar. Du arbetar bland annat med personaladministration, informationshantering, arkivering, samordning samt service och stöd till verksamheten. I rollen ingår också att hantera löpande administrativa uppgifter som uppstår i vardagen och bidra till att verksamheten fungerar smidigt och effektivt. Du ger stöd i användningen av digitala verktyg och system samt medverkar i planering och genomförande av introduktioner i administrativa system för nya medarbetare.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har erfarenhet av administrativt arbete med flera parallella arbetsuppgifter och utifrån behov som uppstår. Du har erfarenhet av att ge administrativt eller operativt stöd till chefer, medarbetare och verksamhet. För denna tjänst är det viktigt med god vana av att arbeta i digitala system och verktyg samt förmåga att snabbt sätta sig in i nya system och arbetssätt. Du har goda kunskaper i Microsoft 365 och erfarenhet av att använda flera av plattformens verktyg.

Vi ser att du har gymnasieexamen och några års arbetslivserfarenhet. Goda kunskaper i svenska och lätt för att uttrycka dig i tal och skrift är en förutsättning för tjänsten. 

Det är meriterande med erfarenhet av:

• Arbete med informationshantering, dokumenthantering, arkivering och liknande administrativa processer.
• Arbete med personaladministration.
• Arbete inom en offentlig verksamhet.
• Utveckla, förbättra eller effektivisera arbetssätt, rutiner eller administrativa processer.

Vi ser gärna att du har erfarenhet av och trivs med att hålla i introduktioner och presentationer för större grupper av medarbetare. Det är även meriterande med eftergymnasial utbildning inom administration, informationshantering, löneadministration eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer relevant för uppdraget

Som person är du trygg och har god självinsikt och kan skilja mellan det personliga och professionella. I ditt bemötande är du lugn, uppmärksam och tillmötesgående, du tycker om att hjälpa andra och arbetar lösningsorienterat. Du samarbetar väl med andra genom att vara lyhörd, kommunicera tydligt och hantera olika situationer på ett konstruktivt sätt. I ditt arbete tar du ansvar för dina arbetsuppgifter och driver dina processer framåt.  Du planerar, organiserar och prioriterar ditt arbete effektivt samt håller uppsatta tidsramar.

Upplysningar

Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen, kontakta: Sara Bengtsson, biträdande avdelningschef, 018-727 60 51.

Fackliga företrädare:  Akademikerförbundet SSR/saco, Camilla Ahlsén Hoff, 018-727 24 34. Vision, Denise Fjellner, 018-727 88 36.

Har du frågor gällande registrering av din ansökan, kontakta område rekrytering: 018-727 12 86.

Uppsala kommun tillämpar individuell och differentierad lönesättning enligt gällande löneavtal.

I din ansökan ska du ange medborgarskap. Om du inte är medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du också kunna styrka att du har ett giltigt arbetstillstånd eller är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd. Anställning kan ske först efter kontroll av arbetstillstånd, vilket krävs enligt utlänningsförordningen.

En anställning hos Uppsala kommun kan komma att innebära en krigsplacering.  

Löneform: Månadslön. Anställningsform: Tillsvidareanställning. Varaktighet: Tillsvidare, tillträde: Tillträde från 2027-01-15 eller enligt överenskommelse.