Arbetsbeskrivning

Tjänsten är placerad inom Utbildningsförvaltningen som är en av åtta förvaltningar i Linköpings kommun. Vi arbetar för att erbjuda en utbildning med hög kvalitet, från förskola till vuxenutbildning, som ger Linköpingsborna de bästa förutsättningarna att växa, utveckla sina kunskaper och nå sin fulla potential.

Vill du förbättra vardagen, framtiden och livskvaliteten för Linköpingsborna? Hos oss kan du kombinera viktiga uppdrag med en meningsfull vardag. Välkommen till oss! 

Dina arbetsuppgifter

I rollen som handläggare inom informationshantering har du en central funktion i att stötta förvaltningen i den dagliga ärende- och informationshanteringen samt i nämndsprocessen. Du arbetar operativt, är ett nära stöd till förvaltningens chefer och medarbetare inom förvaltningen och bidrar bland annat till utvecklingen av våra arbetssätt kopplat till registrering samt arkivering. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att tillsammans i en grupp utföra det dagliga registrerings- och diariearbetet för att säkerställa en rättssäker och strukturerad hantering av myndighetsärenden, remisser och allmänna handlingar. 

Du hjälper till att fördela och strukturera ärendeflöden i vårt ärendehanteringssystem, Kontakten, samt följer upp ärendehanteringen. I rollen ingår även att hantera begäranden om utlämnande av allmänna handlingar samt göra sekretessbedömningar utifrån offentlighets- och sekretesslagen, med stöd från förvaltningens jurister vid komplicerade ärenden. Du kommer att arbeta strategiskt och operativt med förvaltningens informationsstyrning där du ansvarar för att utveckla, revidera och implementera vår informationshanteringsplan samt omsätta lagkrav, diarieplaner och gallringsregler till digital logik.

Du blir förvaltningens superanvändare i diarieföringssystemet Ciceron och du styr behörigheter och kvalitetssäkrar digitala arbetsflöden. Rollen rymmer även att utbilda chefer och medarbetare i diarieföring och digital dokumenthantering samt att vid behov kunna stötta olika verksamhetsområden eller vara ersättande dataskyddsombud.

Utöver detta kommer du tillsammans med förvaltningens nämndsekreterare vara delaktig i nämndsprocessen. Det innebär att du arbetar med planering, samordning och administration kring nämndsammanträden, vilket inkluderar kallelser, kvalitetssäkring av beslutsunderlag, protokollföring samt expediering av politiska beslut.

Arbetet sker både självständigt och i nära samverkan med kollegor på enheten och Utbildningskontoret.

Din arbetsplats

Tjänsten är placerad inom Utbildningsförvaltningen som är en av åtta förvaltningar i Linköpings kommun. Vi arbetar för att erbjuda en utbildning med hög kvalitet, från förskola till vuxenutbildning, som ger Linköpingsborna de bästa förutsättningarna att växa, utveckla sina kunskaper och nå sin fulla potential.

Enheten Objektstyrning, nämnd och ärendehantering tillhör Stabsavdelningen på det centrala Utbildningskontoret. Vi arbetar tillsammans med våra ca 150 andra kollegor på utbildningskontoret i aktivitetsbaserade kontorslokaler centralt belägna nära Stora torget. Enheten innefattar bland annat ansvarsområden som informations- och ärendehantering, digitalisering och AI samt diariet och nämndarbete. Tillsammans är vi tolv personer med olika kompetenser som tillsammans levererar på de olika ansvarsområdena.

Du som söker

Vi söker dig med en högskoleutbildning inom statsvetenskap, offentlig förvaltning, juridik eller motsvarande utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Vi vill att du har någon form av arkivutbildning. 

Vidare vill vi att du har erfarenhet av att ha arbetat i offentlig förvaltning som nämndsekreterare, ärendesamordnare, registrator, administratör eller motsvarande som arbetsgivaren bedömer likvärdigt. Det är meriterande om du har erfarenhet av att ha arbetat med registrering, arkivering och informationshanteringsplaner. 

Vi vill att du har goda kunskaper om registrering och arkivering inom offentlig sektor. Likaså kunskaper om kommunala- och förvaltningsrättsliga frågor. Tjänsten kräver att du har hög digital mognad och du behöver även kunna uttrycka dig väl på svenska i tal och skrift då arbetet innebär att skriva och kvalitetssäkra olika underlag och dokument.

Det är meriterande om du har kunskaper om  sammanträdesteknik, mötesformalia samt om offentlighetsbestämmelser.

För att trivas i rollen behöver du kunna vara självgående i ditt arbete och kunna planera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. Vidare behöver du vara noggrann och leverera med hög kvalitet. Att arbeta bra med andra människor kommer naturligt för dig där du lyssnar, kommunicerar och löser konflikter på ett konstruktivt sätt. Vi ser även att du är serviceinriktad och tillmötesgående i ditt bemötande och att du har ett prestigelöst förhållningssätt som skapar goda relationer i såväl interna som externa kontakter.

I denna process använder vi tester som en del i bedömningen. 

Varmt välkommen med din ansökan!

Övrig information

Tillträde: Enligt överenskommelse 

Anställningsform: Tillsvidareanställning 

Sysselsättningsgrad: 100%

Antal lediga befattningar: 1

Ref. nr: 17742

I denna ansökan bifogar du inget personligt brev