Arbetsbeskrivning

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens främsta lärosäten. Här finns omkring 46 000 studenter och 8 500 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.

Beskringning av arbetsplatsen

Du kommer tillhöra kansliet för experimentell medicinsk vetenskap (EMV) som finns på Medicinska fakulteten i Lund. Kansliet för EMV erbjuder en kreativ och stimulerande arbetsmiljö där samarbete kännetecknar vardagen. En arbetsmiljö där egna initiativ uppskattas och fortbildning inom universitetets program för personalutveckling uppmuntras. Inom kansliet värnar vi om en god arbetsmiljö med respekt och omtanke i våra relationer med varandra.

Vi söker dig som är en engagerad och aktiv lagspelare och gillar att arbeta proaktivt. Du kommer till en välfungerande grupp om 14 personer som består av ekonomer, HR-partners, en it-tekniker och en institutionsadministratör, du kommer bli den andra institutionsadministratören. Kansliet leds av Sofie Magnusson som arbetar som administrativ chef. Du förväntas arbeta självständigt, men i nära samarbete med övriga kollegor både på institutions- och fakultetsnivå. Du deltar delvis i institutionens ekonom-och HR-grupper som har gemensamma möten och du bidrar till utveckling av rutiner, processer och arbetssätt samt säkerställer att regelverken följs.

Du arbetar i en dynamisk internationell utbildnings- och forskningsmiljö, nära forskare och doktorander och bidrar aktivt till framgången i institutionens verksamhet. Dagliga kontakter med chefer, forskare och andra medarbetare på och utanför institutionen sker både på svenska och engelska. Tjänsten är placerad på institutionen för experimentell medicinsk vetenskap på Medicinska fakulteten i Lund

Exempel på arbetsuppgifter och ansvarsområden:

Löpande ekonomiarbete såsom:

• Fakturering och fakturahantering (kund- och leverantörsfakturor)
• Bokföring och avstämning
• Inköp och upphandling
• Registerhantering och diarieföring i Lunds universitets ekonomi- och lönesystem
• Stöd till och samverkan med chefer, forskare och andra medarbetare i ekonomiadministrativa frågor

Löpande HR-relaterade uppgifter såsom:

• Stipendiehantering Handläggning av doktorandrelaterade ärenden
• Administrering och uppföljning av semestrar, frånvaro och ledigheter samt avslut av anställning
• Stöd och rådgivning till chefer och övriga anställda vid institutionen
• Kontakt med andra myndigheter som till exempel Statens servicecenter, Trygghetsstiftelsen och Skatteverket

I takt med verksamhetens förändrade behov kan tjänstens innehåll utvecklas och förändras över tid.

Kvalifikationer

Krav för anställningen är:

• Praktisk erfarenhet inom ekonomi- och HR-administration
• Hög känsla för service och ett flexibelt arbetssätt
• God kommunikationsförmåga och samarbetsförmåga
• Förmåga att kunna arbeta självständigt, strukturerat och noggrant
• Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska och engelska i tal och skrift

Meriterande för anställningen är:

• Tidigare arbetslivserfarenhet av ekonomi- och HR-administration inom Lund universitet eller annan statlig myndighet eller offentlig verksamhet
• Erfarenhet av att arbeta i universitetsgemensamma stödsystem såsom Raindance, Primula, Proceedo, Kuben och W3D3
• God datorvana och goda kunskaper i Word och Excel

För att lyckas i rollen ska du ha lätt att förstå och sätta dig in i olika system, samt kunskap och förmåga att tillämpa gällande lagar och regelverk. Du är ansvarstagande, kvalitetsmedveten och kan skapa förtroendefulla kontakter. Du arbetar lika bra självständigt som i grupp och känner ansvar för det samlade resultatet.

Du ska kunna hantera flera parallella processer samtidigt, vilket ställer krav på god struktur, prioriteringsförmåga och förmåga att hålla hög kvalitet. Du kommer ha mycket kontakter med institutionens chefer och övrig personal, vilket ställer krav på hög integritet, servicekänsla, god interaktion och lyhördhet. Du har stora möjligheter att påverka ditt arbete och vi ser gärna att du är förändringsbenägen med en förmåga att se utvecklingsmöjligheter och hitta effektiva lösningar.

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Friskvårdsersättning och betald friskvårdstimme är självklarheter, liksom flexibel arbetstid och lediga klämdagar.

Vårt flextidsavtal skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid och vi tillämpar även Lunds universitets avtal om distansarbete, vilket ger möjlighet att till viss del arbeta hemifrån i den mån verksamheten tillåter. Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss Jobba hos oss.

Arbetsplatsen är förlagd till våra kontor på Medicinska fakulteten i Lund. Hit finns goda förbindelser med buss och spårvagn från Malmö och Lund C.

Övrigt

Anställningen är tillsvidare med omfattningen 100 procent med tillträde den 1 oktober 2026 eller enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas

Medicinska fakulteten är ett verksamhetsområde inom Lunds universitet, med ansvar för utbildning och forskning inom medicin, vård och hälsa. Utbildningen sker i nära samverkan med sjukvården och är väl förankrad i fakultetens starka forskningstradition. Fakultetens forskning spänner över ett brett fält inom experimentell grundforskning, patientnära klinisk forskning och hälsovetenskaplig forskning. Medicinska fakulteten, med drygt 1800 anställda och 3000 studenter i Lund, Malmö och Helsingborg, är en kunskapsintensiv mötesplats för studenter, lärare och forskare från hela världen.

Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.