Arbetsbeskrivning

Ref: 20261834

Malmö Citadellsgymnasium söker en administratör för ett vikariat i samband med föräldraledighet. Tjänsten omfattar heltid (100 %) med möjlig start december 2026 alternativt januari 2027 till och med februari 2028.

Arbetsuppgifter

I din roll blir du en viktig del i att se till att skolan får det administrativa stöd den behöver. Du ingår också i ett större sammanhang tillsammans med administratörer på Malmö stads övriga gymnasieskolor.

Hos oss utgör du ett nära chefsstöd till hela skolledningen inom områden som inom områden som elev-, personal-, ekonomi-, informations- och myndighetsadministration samt utför allmänt förekommande administrativa arbetsuppgifter. Din närmsta chef är skolans sektionschef och du kommer att ha ett nära samarbete med övriga roller i sektionen.

Du kommer i ditt uppdrag dagligen att hantera uppgifter med stor variation, så som:

• Mottagande och reception: Bemanna skolans reception, ta emot besökare, besvara telefonsamtal samt hantera skolans gemensamma e-post.
• Vikariehantering: Hantera den dagliga frånvarorapporteringen samt boka och koordinera korttidsvikarier på morgonen för att säkerställa att undervisningen rullar på.
• Beställningar och inköp: Ansvara för skolans inköp av kontorsmaterial, pedagogiskt material och övriga förbrukningsartiklar enligt gällande avtal.
• Allmän administration: Assistera skolledning och personal med övrigt administrativt stöd, posthantering och nyckel-/tagghantering.

Kvalifikationer

Krav:

• Gymnasieexamen
• Tidigare erfarenhet av liknande arbete
• God digital kompetens och förmåga att snabbt sätta sig in i nya program och system
• Goda kunskaper i MS Office
• God svenska i tal och skrift.

Meriterande:

• Administrativ eftergymnasial utbildning
• Erfarenhet av administrativt arbete inom skola eller vuxenutbildning
• Erfarenhet av servicearbete exempelvis inom kundtjänst, reception eller liknande
• Erfarenhet av arbete med vikariehantering och beställningar, gärna i Malmö Stads system.

Vi söker dig som är serviceinriktad och professionell i mötet med personal, elever och vårdnadshavare. Som administratör tar du ansvar för dina uppgifter och känner dig bekväm med att arbeta självständigt. Du har en god förmåga att arbeta strukturerat samt att planera, organisera och prioritera dina uppgifter på ett effektivt sätt. Du är kvalitetsmedveten, noggrann och väl medveten om mål och kvalitetsstandarder, och du lägger stor vikt vid att leva upp till dessa i ditt arbete.

Du har en positiv inställning, är lösningsorienterad och trivs med att samarbeta med andra. Vidare har du förståelse för hur bakgrund, kultur och grupptillhörighet påverkar individer och relationer, och du bidrar till en inkluderande och respektfull miljö.

Om arbetsplatsen

Malmö Citadellsgymnasium är en skola i moderna utbildningslokaler med centralt läge. Här erbjuds program inom ekonomi, samhällsvetenskap, teknik samt försäljning och service. Skolans utbildningar har fokus på innovation och hållbarhet för att möta framtidens behov och arbetsmarknad. Genom ett nära samarbete med näringsliv, akademiska institutioner och organisationer berikas elevernas undervisning med praktisk kunskap och erfarenhet. Här uppskattas nya idéer och initiativ. Tillsammans skapar vi en miljö där både elever och personal växer. Vi välkomnar fler passionerade medarbetare till vårt team!

Vill du veta mer om oss? Besök: https://malmo.se/Ditt-gymnasieval/Malmo-Citadellsgymnasium.html

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi cirka 1900 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här https://malmo.se/jobb

Information om tjänsten

Anställningsform: Vikariat

Omfattning: Heltid

Antal tjänster: 1

Tillträde: december 2026 alternativt januari 2027

Övrigt

Som kandidat rekommenderas du att kontrollera din skräppost under ansökningstiden, för att säkerställa att du inte missar svarsmejl från Malmö stad.

Enligt skollagen krävs utdrag ur polisens belastnings- och misstankeregister innan anställning inom gymnasieskola, anpassad gymnasieskola och kommunal vuxenutbildning. För att värna om din personliga integritet ber vi dig att inte bifoga ditt registerutdrag i din ansökan till oss. Om det blir aktuellt för tjänsten du söker kommer vi att efterfråga detta senare i processen. Om du vill vara förberedd finns utdraget här att hämta: https://polisen.se/tjanster-tillstand/belastningsregistret/skola-eller-forskola/

Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.