Arbetsbeskrivning

Är du en strukturerad och serviceinriktad person som trivs i en internationell miljö där samarbete, professionalism och kvalitet står i fokus? Har du erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete och motiveras av att ge stöd till chefer och ledningsgrupper? Då kan detta vara rätt uppdrag för dig!

Om rollen Som Site Administrator blir du en nyckelperson i verksamheten och ansvarar för att ge ett kvalificerat administrativt stöd till siteledning och ledningsgrupp. Rollen innebär ett varierat arbete där du koordinerar aktiviteter, hanterar komplexa kalendrar, planerar möten och resor samt säkerställer att den dagliga verksamheten fungerar smidigt och effektivt.

Du kommer att arbeta i en global organisation med många kontaktytor och samarbeta nära både interna funktioner och externa partners. Rollen ställer höga krav på struktur, integritet och förmågan att hantera flera parallella uppgifter samtidigt.

Arbetsuppgifter

I rollen kommer du bland annat att:

• Ge administrativt stöd till siteledning och ledningsgrupp
• Hantera komplex kalenderbokning och möteskoordinering över flera tidszoner
• Planera, koordinera och administrera nationella och internationella tjänsteresor
• Hantera reseräkningar, utlägg och administrativa processer kopplade till resor
• Organisera och koordinera interna och externa möten, workshops och företagsevenemang
• Förbereda presentationer, mötesmaterial och annan dokumentation
• Hantera konfidentiell information på ett professionellt och ansvarsfullt sätt
• Vara en viktig kontaktperson mellan ledning, medarbetare och externa samarbetspartners
• Stödja kontorsdrift och bidra till en välfungerande arbetsplats
• Arbeta i och administrera information i relevanta affärs- och HR-system
• Delta i och driva administrativa förbättringsinitiativ och projekt
• Bidra till effektiva arbetssätt och en hög servicenivå inom verksamheten

Du blir anställd som konsult via Adecco. Uppdraget är placerat hos vår kund Thermo Fisher Scientific i Uppsala.

Vi söker dig som

• Har minst två års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna som Executive Assistant, Administrativ Assistent eller liknande roll
• Har erfarenhet av att stötta chefer, ledningsgrupper eller andra nyckelfunktioner
• Talar och skriver svenska och engelska obehindrat
• Har mycket goda kunskaper i Microsoft 365, särskilt Outlook, Excel, PowerPoint och SharePoint
• Har erfarenhet av avancerad kalenderhantering och mötesbokningar
• Har vana av att planera och koordinera tjänsteresor och hantera tillhörande administration
• Har ett strukturerat, noggrant och kvalitetsmedvetet arbetssätt
• Har hög integritet och kan hantera konfidentiell information med omdöme och diskretion
• Är självgående och har förmåga att prioritera och hantera flera uppgifter parallellt
• Har mycket god samarbets- och kommunikationsförmåga
• Trivs med att bygga relationer och samarbeta med personer på olika nivåer i organisationen
• Är serviceinriktad, lösningsorienterad och prestigelös

Meriterande

• Eftergymnasial utbildning inom administration, företagsekonomi eller liknande område
• Erfarenhet av system såsom Workday, Concur eller motsvarande affärs- och HR-system
• Erfarenhet av projektkoordinering och eventplanering
• Erfarenhet av facility management eller administration kopplad till kontorsdrift
• Erfarenhet från internationella eller globala organisationer
• Kunskaper i ytterligare språk utöver svenska och engelska

Kontaktuppgifter Har du frågor om tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare: Amila Dresevic 073-684 78 61 OBS! Vi tar inte emot ansökningar via e-post.

Välkommen med din ansökan!