Arbetsbeskrivning

Vi söker en engagerad och noggrann avdelningsadministratör för ett föräldravikariat. Du kommer att spela en viktig roll i att stödja institutionen för data- och informationsteknik med effektivt och ändamålsenligt administrativ service.

Information om avdelningen

https://www.chalmers.se/institutioner/cse/ är en integrerad institution mellan Göteborgs universitet och Chalmers tekniska högskola AB, belägen på campus Johanneberg och campus Lindholmen i Göteborg. Dess verksamhet omfattar högklassig forskning, utbildning och nyttiggörande inom områden som AI & machine learning, software- & hardware engineering, computer science, security, network & systems. Organisationen består av ca 350 anställda med en hög internationell sammansättning med individer från över 50 nationaliteter.

Beskrivning av tjänsten

Som administratör är du en nyckelperson som hanterar allt från rutinuppgifter till akuta frågor som måste lösas här och nu. I rollen stöttar du en av våra vetenskapliga avdelningar med personaladministration, beställningar, workshops, resor, gästhantering, akademiska högtider m.m.

Då verksamheten är integrerad är du aktiv inom både Göteborgs universitet och Chalmers tekniska högskola och vid båda våra campus Johanneberg och Lindholmen. Du kommer ha din huvudsaklig arbetsplats på campus Lindholmen. I rollen nätverkar du aktivt både inom avdelningen, institutionen och de båda huvudmännen. Vi ser även att du tillsammans med dina kollegor är med och utvecklar våra rutiner för att säkerställa en hög servicenivå såväl internt som externt.

Dina arbetsuppgifter omfattar bland annat:

• Introduktion av nyanställda
• Bokning och beställningar i samband med akademiska högtider
• Diareföring/arkivering/även protokollskrivning kan ingå
• Inköp
• Ansvar för administration av konferenser och möten
• Bokning av resor och hotell för såväl anställda som externa gäster
• Ekonomiadministration som t.ex. arvodesräkningar och kontering av fakturor
• Felanmälan av faciliteter m.m.

Arbetsuppgifterna kan variera efter behov.

Anställningsform

Tidsbegränsad anställning i form av ett föräldravikariat på heltid under cirka ett år, med start i oktober 2026 eller enligt överenskommelse.

Kvalifikationer

Vi söker dig som:

• har lägst gymnasieutbildning men gärna utbildning på högskolenivå (eller motsvarande)
• har flerårig erfarenhet av administrativt arbete
• har god datorvana
• är van användare av Officepaketet
• kommunicerar väl på både svenska och engelska då vi verkar i en internationell miljö

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom statlig verksamhet
• kunskap i Agresso, Proceedo, Primula eller andra relaterade system som Göteborgs universitet och Chalmers använder

För att lyckas i rollen ser vi att du:

• har ett genuint intresse för människor och trivs med att samarbeta med andra
• är serviceinriktad och tycker om att ge stöd till verksamheten
• arbetar självständigt och tar egna initiativ
• har förmåga att identifiera och genomföra förbättringar i administrativa arbetssätt
• är strukturerad, noggrann och flexibel
• kan planera, prioritera och hantera flera uppgifter samtidigt

Att arbeta på Chalmers

Chalmers värdeord: öppenhet, respekt, delaktighet, mångfald och kvalitet, genomsyrar synen på vår arbetsmiljö och våra medarbetare. Vi erbjuder en stimulerande arbetsplats i en akademisk miljö, där studenter och medarbetare drivs av att skapa värde för en hållbar framtid.

Våra förmåner för anställda omfattar bland annat:

• Flexibilitet att arbeta på distans med hänsyn till verksamhetens behov.
• Semester upp till sju veckor per år.
• Kollektivavtal med föräldralön, sjukpenningtillägg, läkemedelskostnader, löneväxling, pension, inarbetade dagar samt flextid.
• Friskvårdsbidrag samt en friskvårdstimma varje vecka under betald arbetstid.

Här kan du läsa mer om våra https://www.chalmers.se/om-chalmers/arbeta-hos-oss/chalmers-som-arbetsgivare/formaner-och-villkor/ och hur det är att https://www.chalmers.se/om-chalmers/arbeta-hos-oss/.

Ansökningsförfarande

Ansökan ska vara märkt med namn och dokumenten sparas som PDF-filer enligt nedan:

CV

Personligt brev

• 1-2 sidor

Bakgrundskontroll kan komma att genomföras som en del av ansökningsprocessen.

Sista ansökningsdag: 14 augusti

Vid frågor, vänligen kontakta

Anna Engkvist

Administrativ chef

[email protected]

*** Chalmers undanber sig alla erbjudanden om ytterligare jobbannonsering eller rekryteringsstöd i samband med denna rekrytering. ***

Chalmers tekniska högskola i Göteborg forskar och utbildar inom teknik och naturvetenskap på hög internationell nivå. Universitetet har 3 100 anställda, 10 000 studenter och utbildar ingenjörer, arkitekter och sjöbefäl. Med vetenskaplig excellens som grund utvecklar Chalmers kompetens och tekniska lösningar för en hållbar värld. Genom globalt engagemang och entreprenörsanda skapar vi innovationskraft, i nära samarbete med övriga samhället.

Chalmers grundades 1829 och har än idag samma motto: Avancez – framåt.