Arbetsbeskrivning

I samarbete med Chalmers University of Technology söker vi nu en HR-administratör till Institutionen för Mechanical Engineering för ett konsultuppdrag med start i juni. Uppdraget är ett vikariat med planerad start den 22 juni 2026 och löper initialt till den 31 januari 2027, med möjlighet till förlängning.

Det här är en spännande möjlighet för dig som har erfarenhet av HR-administration och som vill arbeta i en internationell, kunskapsintensiv och samhällsviktig miljö. Vi söker dig som trivs i en roll där struktur, självständighet och service står i centrum, och som vill bli en del av en verksamhet där du får kombinera operativ HR-administration med nära samarbete över flera funktioner.

Som HR-administratör blir du en central del av HR-funktionen inom Institutionen för Mechanical Engineering. Rollen innebär ett brett ansvar inom operativ HR-administration där du arbetar nära ledning, projektledare, HR-partner, administrativ chef samt övriga kollegor inom verksamhetsstödet.

Du kommer att ha en viktig samordnande funktion och arbeta med hela flödet kopplat till anställningsadministration, från nyanställning till avslut. Rollen innebär också ansvar för flera administrativa processer som är avgörande för att verksamheten ska fungera smidigt för både medarbetare och internationella gäster. Rollen präglas av stor självständighet, samtidigt som du blir en del av ett erfaret HR-team där kunskapsdelning och samarbete är en naturlig del av vardagen.

Dina arbetsuppgifter innefattar bland annat att:

• Hantera anställningsärenden i Primula, inklusive nyanställningar, förlängningar, uppsägningar, förändringar och avslut
• Ansvara för registrering i persondatasystem kopplat till CID, passerkort och access
• Hantera migrationsrelaterade frågor kopplade till anställningar och gästforskare
• Administrera nycklar, passerkort och praktisk information till nyanställda och gäster
• Hantera försäkringsadministration för gäster
• Diarieföra avtal och dokumentation
• Administrera forskarbostäder i samarbete med interna funktioner
• Delta i onboardingprocesser och stötta utvecklingen av administrativa processer
• Ge stöd till medarbetare och gäster i HR-administrativa frågor

• Har minst två (2) års erfarenhet av HR-administration
• Har mycket god förmåga att arbeta strukturerat och självständigt, samt kan beskriva detta i dina ansökningshandlingar med exempel
• Kommunicerar obehindrat på svenska och engelska, både i tal och skrift
• Har god administrativ vana och hög noggrannhet i ditt arbete
• Är trygg i att hantera flera parallella processer och administrativa flöden

Vi ser det som mycket meriterande om du:

• Har arbetat med HR-frågor inom akademisk miljö
• Har erfarenhet av operativ HR-administration i större organisation
• Har relevant utbildning inom HR-administration
• Har grundläggande kunskaper inom arbetsrätt

Som person tror vi att du är prestigelös, ansvarstagande och lösningsorienterad. Du har ett naturligt sinne för struktur, är noggrann även i detaljerna och vågar ställa frågor för att säkerställa kvalitet i ditt arbete. Vidare trivs du i en internationell miljö där service, samarbete och ett respektfullt bemötande är avgörande.

Detta är ett konsultuppdrag där du blir anställd som konsult hos OIO och arbetar ute hos Chalmers.

Uppdraget kräver att du kan tillträda senast den 29 juni 2026 för att möjliggöra en god överlämning från nuvarande HR-administratör. Introduktionen sker under sommaren, med uppehåll för semester mellan 10 juli och 7 augusti, varefter du återgår i tjänst den 10 augusti.

Omfattning: HeltidPlacering: Göteborg, Chalmers campusStart: Juni 2026Uppdragslängd: Till 31 januari 2027, med möjlighet till förlängningArbetssätt: Hybrid, med möjlighet till två dagar distansarbete per vecka efter introduktionsperiodErsättning: Fast månadslön, ej timbaserad

Vi arbetar med löpande urval, vilket innebär att rekryteringsprocessen kan komma att avslutas innan sista ansökningsdatum.

Vår passion är att hjälpa dig till rätt roll och arbetsplats. Vi är samtidigt medvetna om att du är kräsen och väljer med omsorg inför nästa karriärsteg, det skulle vi också göra. Därför arbetar vi dedikerat i rekryteringsprocessen för att lära känna dig och dina ambitioner. Vi tror nämligen att människor på rätt plats har större chans att nå sin fulla potential. Genom schyssta, okrångliga anställningsvillkor samt ett närvarande ledarskap arbetar vi aktivt med ditt engagemang och din utveckling. På så vis strävar vi efter att bli en självklar karriärpartner för dig. We are as picky as you are.

Öppen för alla Vi fokuserar på din kompetens, inte dina övriga förutsättningar. Vi är öppna för att anpassa rollen eller arbetsplatsen efter dina behov.