Arbetsbeskrivning

Arbetsplatsen

I Vaxholms stad, en liten kommun med hög ambitionsnivå, ges arbeten med stort eget ansvar och möjligheter att påverka. Vi har goda resultat i våra verksamheter, flera pågående utvecklingsprojekt, engagerade medarbetare och omfattande samarbete med andra organisationer.  

Vår värdegrund; Samspel, Engagemang och Respekt, skapar gemenskap och hjälper oss med vårt samhällsviktiga uppdrag. 

För mer information om Vaxholm: 

www.vaxholm.se 

Stadsbyggnadsförvaltningen utvecklar och vårdar natur, kultur och byggd miljö i Vaxholm. Vi ansvarar för allt inom stadsbyggnadsområdet; från att bedriva bibliotek, underhålla gator och bygga nya skolor till att planera för nya bostadsområden och ge bygglov och startbesked till nya byggnader. Även frågor kring trafik, kultur och fritid ryms inom förvaltningen. 

Förvaltningen består av sju enheter; bygglovsenheten, plan- och exploateringsenheten, stora projekt, fastighetsenheten, enheten för allmän plats, biblioteket och staben. Totalt arbetar cirka 60 personer på stadsbyggnadsförvaltningen.

Nu söker vi två stadsbyggnadskoordinatorer till våra enheter. I första hand till enheten för allmän plats och bygglovsenheten.

Om rollen

Stadsbyggnadsförvaltningen utvecklar och vårdar natur, kultur och byggd miljö i Vaxholm. Vi ansvarar för allt inom stadsbyggnadsområdet; från att bedriva bibliotek, underhålla gator och bygga nya skolor till att planera för nya bostadsområden och ge bygglov och startbesked till nya byggnader. Även frågor kring trafik, kultur och fritid ryms inom förvaltningen.

Förvaltningen består av sju enheter; bygglovsenheten, plan- och exploateringsenheten, stora projekt, fastighetsenheten, enheten för allmän plats, biblioteket och staben. Totalt arbetar cirka 60 personer på stadsbyggnadsförvaltningen.

Arbetsuppgifter

Som stadsbyggnadskoordinator har du en central och kvalificerad roll i att stödja och utveckla förvaltningens administrativa processer. Rollen innebär både operativt arbete och ett mer övergripande ansvar för att skapa struktur, kvalitet och sammanhang i verksamhetens administrativa flöden.

Du arbetar nära verksamheten och förväntas inte bara hantera ärenden, utan även se helheter, identifiera förbättringsområden och aktivt bidra till utveckling inom ditt ansvarsområde.

Rollen ställer krav på självständighet, god analysförmåga och ett strukturerat arbetssätt. Du bidrar till att säkerställa effektiva arbetssätt och en rättssäker hantering av information och ärenden, och är en viktig funktion i kontakten mellan verksamheten, medborgare och andra aktörer.

Vaxholms stad står inför ett större skifte av digitala system och arbetssätt. Du kommer att vara en aktiv del i detta arbete genom att bidra med verksamhetsnära perspektiv, delta i utvecklingsinsatser och stödja införande av nya arbetssätt i nära samarbete med ansvarig digitaliseringsstrateg.

Exempel på arbetsuppgifter

• Hantera förvaltningens funktionsbrevlådor och inkommande/utgående post
• Stödja och kvalitetssäkra verksamhetens ärendehanteringsprocesser
• Säkerställa korrekt diarieföring, dokumenthantering och arkivarbete
• Hantera utlämnande av offentliga handlingar enligt gällande lagstiftning
• Arbeta med statistik, uppföljning och bidra till analys av verksamhetens resultat
• Ansvara för fakturahantering och administrativa ekonomirutiner
• Identifiera förbättringsområden samt bidra till utveckling och effektivisering av administrativa rutiner och arbetssätt

Kvalifikationer

Vi söker dig som är ansvarstagande och har ett stort engagemang för ditt arbete. Du trivs i en roll där du får ta eget ansvar och där du förväntas bidra till utveckling, inte bara utföra givna uppgifter.

Du har förmåga att se sammanhang, skapa struktur och driva frågor inom ditt ansvarsområde. Du arbetar lösningsfokuserat, är noggrann och har en god förmåga att prioritera och hantera flera parallella arbetsuppgifter.

Du har en hög digital mognad och är van att arbeta i olika digitala system samt i Officepaketet, särskilt i Microsoft 365-miljö. Du har erfarenhet av administrativt arbete i en komplex verksamhet och är trygg i att tolka och tillämpa regelverk, exempelvis kopplat till diarieföring och offentlighetsprincipen.

Du samarbetar väl med andra, bidrar aktivt till ett gott samarbete och är mån om att skapa och upprätthålla ett positivt arbetsklimat. Genom ett professionellt och serviceinriktat bemötande bidrar du till goda relationer såväl internt som externt.

Det är meriterande om du har erfarenhet av att utveckla och effektivisera administrativa processer samt att arbeta verksamhetsnära i samband med förändrade arbetssätt och införande av nya system.

Krav

• Eftergymnasial utbildning inom exempelvis administration, offentlig förvaltning eller liknande, alternativt flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete som arbetsgivaren bedömer som likvärdig
• Erfarenhet av att arbeta i en komplex verksamhet (gärna offentlig sektor)
• God digital kompetens och erfarenhet av arbete i Microsoft 365

Meriterande

• Erfarenhet av diariesystem, exempelvis Evolution eller Castor
• Erfarenhet av diarieföring, arkivering, offentlighetsprincipen och GDPR
• Erfarenhet av att utveckla och effektivisera administrativa processer

Vi erbjuder

Vaxholms stad är en kulturell och naturskön stad med goda möjligheter till friluftsliv.  

Du erbjuds bra anställningsförmåner utifrån vårt kollektivavtal samt därutöver ett generöst arbetstidsavtal, kompetensutveckling, viss möjlighet till distansarbete, friskvårdsbidrag, hälsoaktiviteter och möjlighet till semesterväxling och löneväxling. 

Välkommen till oss! 

Hos oss får du en varierad och ansvarsfull roll där du är med och bidrar till en välfungerande och rättssäker samhällsbyggnadsprocess. 

Villkor

Slutkandidater genomgår en bakgrundskontroll.

Som anställd i Vaxholms stad kan du komma att bli krigsplacerad i staden.