Arbetsbeskrivning

Nu finns möjligheten för dig som söker en tjänst inom arkiv att arbeta och möta framtiden med oss på Regionarkivet. Välkommen att bli en del av en arbetsgrupp som värnar om varandra och har roligt ihop när vi löser arbetsuppgifter och driver förändringsarbete.

Vårt erbjudande

För livet framåt. Region Östergötland har höga ambitioner och ett ansvarsfullt uppdrag. Det handlar om hälsa och vård, om vår regions utveckling och om dem som lever och vistas här. Vi vill fortsätta att vara i framkant, med vård, forskning och utbildning. Det handlar om att våga tänka nytt – och att ha de bästa medarbetarna. Därför erbjuder vi unika möjligheter till vidare lärande och satsar på moderna miljöer med effektiva system och verktyg. Många av oss möter patienter och närstående, andra skapar förutsättningarna för livsviktiga insatser. Hos oss jobbar fantastiska människor mot samma mål – att göra skillnad på riktigt, och för livet framåt.

Regionarkivet förvaltar ett vårdhistoriskt kulturarv med handlingar från 1793 och fram till idag. Arkivet förvarar på plats cirka 30 000 hyllmeter med handlingar vilket består av arkiv från alla Region Östergötlands verksamheter och innehåller till största delen östgötarnas patientjournaler. Förutom patientjournaler finns handlingar från andra verksamheter så som arbetsförmedling, skolor, barnhem, skjutsväsende och länspolis.

Läs gärna om dina förmåner hos oss.

Arbetsbeskrivning

Regionarkivet har ansvar för tillsynen över Region Östergötlands olika verksamheters dokumenthantering inklusive diarieföring, arkivvård och därtill relaterade frågor om offentlighet och sekretess. Ansvaret omfattar såväl analog som digital information. Regionarkivet ansvarar även för ett stort antal arkiv bestående av digitala handlingar som finns i olika verksamhetssystem. Regionarkivet ingår i ett samarbete med ett större antal av landets andra regioner kring en gemensam e-arkivlösning som heter R7e-arkiv.

Vi söker en engagerad och strukturerad handläggare som vill bidra till en rättssäker och effektiv hantering av utlämnande av handlingar och information. Det innebär att handlägga ärenden från myndigheter, forskare, försäkringsbolag och allmänheten samt tillhandahålla allmänna handlingar på begäran. Tjänstens placering är på sektion ärende/visa.

I tjänsten ingår:

• Ta emot inkommande ärenden, både analoga och digitala.
• Telefonkontakt med privatpersoner, myndigheter, vårdgivare etcetera.
• Ta fram sökvägar och förbereda för lån ur arkiv.
• Handlägga ärenden i vårt digitala ärendehanteringssystem, Evolution.
• Ta fram handlingar till ärenden i både fysiska arkiv och i digitala system såsom R7e-arkivet och andra journalsystem.
• Menpröva och handlägga sekretessärenden.
• Tillämpa gällande lagstiftning.
• Informera beställaren om möjliga sökvägar och hänvisningar.
• Arbeta efter instruktionerna i regionarkivets ärendehandbok och Region Östergötlands sekretesshandbok.
• I tjänsten ingår att arbeta med såväl historiska handlingar som nutida digitala handlingar.
• Sprida kunskap om verksamheten genom studiebesök och visningar.

Arbetsgruppen

Idag arbetar 19 personer på regionarkivet som består av två sektioner, depå/tillsyn och ärende/visa. I arbetslaget finns administratör, arkivarier, arkivhandläggare och chef. På sektionen ärende/visa handläggs årligen cirka 4 500 förfrågningar från sjukvården, forskare, försäkringsbolag, andra myndigheter och privatpersoner. Genom bland annat utställningar och visningar arbetar vi med att tillgängliggöra våra handlingar för allmänheten.

Om dig

För tjänsten krävs:

• Relevant högskoleutbildning eller motsvarade arbetslivserfarenhet, gärna inom arkiv eller juridik.
• Att arbeta med sekretess- och menprövning.
• Mycket god datorkunskap och erfarenhet att använda digitala system såväl administrativa som patientjournal i system. Stor del av arbetet sker genom digitalt arbetssätt.
• Uttrycka sig mycket väl i tal och skrift på svenska.

Vi ser gärna att du har erfarenhet av och kunskap om:

• Diarieföring, ärendehandläggning och sekretessprövning.
• Arkivsökning, både analogt och digitalt.
• Arkivkunskaper om allmän handling, arkivlagen, offentlighets- och sekretesslagen.
• Hålla visningar och studiebesök, prata inför grupper.

Vi söker dig som är noggrann, strukturerad, har en god administrativ förmåga och känsla för kommunikation. Det är viktigt att du är lyhörd för beställarens behov och kan ge god service och förmedla information på ett professionellt och ibland empatiskt sätt. Du har lätt för att skapa dig en helhetssyn och överblick. Du ser även detaljer och tar tillvara på möjligheter i olika arbetsprocesser.

Du tar dig an nya arbetsuppgifter och ny information med ett lösningsinriktat förhållningssätt. I arbetet råder stark sekretess vilket ställer höga krav på ditt omdöme i varje enskilt ärende. Du ska kunna arbeta självständigt samtidigt som du är del i ett team. Du är en positiv person, som är självgående, flexibel och engagerad i ditt arbete. I denna rekrytering lägger vi stor vikt vid personliga egenskaper och att du passar väl in i gruppen.

Ansökan och anställning

Inför anställning i ett patientnära arbete inom Region Östergötland kommer du att få fylla i en hälsodeklaration.

Varmt välkommen in med din ansökan! Om du behöver hjälp med att registrera i systemet, kontakta kundtjänst Stöd och service, 010-103 60 00, under kontorstid.

Till bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare:

Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag samt andra externa aktörer och försäljare av ytterligare jobbannonser. Region Östergötland har upphandlade avtal.