Arbetsbeskrivning

Om tjänsten

• Uppdragsperiod: 26-apr-2026 - 26-okt-2026 med möjlighet till förlängning 2x6 månader

Placering

Huvudsaklig placering på kundens kontor i Skärholmen

Vår kund ser över uppdrag, struktur och arbetssätt inom området Avtal och förvaltningsstöd. Gruppen ansvarar bland annat för avtalsförvaltning av flera större skötselavtal samt ger stöd i förvaltningsnära frågor.

Gruppen befinner sig i ett utvecklingsskede där både stabilitet i det dagliga arbetet och fortsatt utveckling av arbetssätt behöver säkerställas. Rollen innebär därför att leda och utveckla gruppens arbete samtidigt som strukturer och arbetssätt inom avtalsområdena och stödfunktionerna stärks och förtydligas. Detta utvecklingsarbete sker både inom gruppens eget arbete och i samverkan med andra delar av organisationen, exempelvis i gränssnitten mot Förvaltningsområdena, Ekonomi/Inköp och andra berörda funktioner.

Beskrivning av uppdraget/rollen

Uppdraget innebär att vara tillförordnad chef för Avtal och förvaltningsstöd och leda en grupp bestående av cirka 10 medarbetare.

Gruppen består främst av:

• avtalssamordnare som arbetar med avtalsförvaltning av större skötselavtal (t.ex utemiljö, lokalvård, avfall)

• förvaltningsnära stödfunktioner, exempelvis CAD-samordnare och GIS-specialist

• övriga stödfunktioner med ansvar för administrativt och operativt stöd tex kopplat till förvaltningsnära rutiner, arbetskläder eller tillfälliga funktioner som avlastar förvaltningens verksamhet

I rollen ingår bland annat att:

• leda och utveckla gruppens arbete

• vara avtalsägare för flera större skötselavtal

• säkerställa struktur och arbetssätt för avtalsförvaltning och avtalsuppföljning samt för de olika stödfunktionernas arbetssätt

• stötta avtalssamordnare i deras arbete med gränsdragningar gentemot leverantörer samt i klargörandet av gränssnitten internt mellan enheter och avdelningar

• fungera som stöd i komplexa avtalsfrågor och leverantörsrelationer, tex vid tvister eller hantera eskalerade frågor kopplade till avtal och leverantörer

• bidra till utveckling av arbetssätt och strukturer inom gruppen samt säkerställa framdrift i prioriterade utvecklingsfrågor

• stötta medarbetare i prioriteringar och vara ett stöd i det dagliga arbetet för gruppens olika roller

• bidra till tydliga arbetssätt och god samverkan i gränssnitten mellan gruppens roller och övriga enheter och funktioner både inom Förvaltningen och tex gentemot Projekt, Ekonomi och Inköp m.fl

Syfte med uppdraget och förväntat resultat

• skapa stabilitet i en grupp som befinner sig i utveckling

• leda utveckling samtidigt som den dagliga verksamheten fungerar • stötta kunniga medarbetare i prioritering och riktning

• bidra till att utveckla mer strukturerade arbetssätt för gruppens olika uppdrag, inklusive avtalsförvaltning, samordning och verksamhetsnära stöd till förvaltningen

• skapa trygghet i förändringsprocesser och kunna hantera situationer där arbetssätt, prioriteringar eller uppdrag behöver utvecklas eller avvecklas

• fatta beslut i komplexa situationer och kunna ompröva och justera beslut när förutsättningarna förändras

Kvalifikationer

Obligatoriska krav

• minst 8–10 års erfarenhet av arbete med större avtal inom fastighetsförvaltning eller motsvarande erfarenhet som bedöms likvärdig

• dokumenterad erfarenhet av att leda personal, helst i roller där medarbetare arbetar med avtalsförvaltning, leverantörsstyrning eller förvaltningsnära stödfunktioner

• erfarenhet av upphandling, avtalsförvaltning och uppföljning av större skötselavtal inom fastighetsförvaltning, inklusive arbete med kontraktsvillkor, leveransvillkor och uppföljningsmodeller

• Erfarenhet av leverantörsstyrning och uppföljning av entreprenörer, inklusive ansvar för hantering av avtalsavvikelser, komplexa leverantörsfrågor eller tvister.

• Erfarenhet från allmännyttan eller annan större fastighetsorganisation där avtalsförvaltning, förvaltning och stödfunktioner samverkar.

• God förståelse för och erfarenhet av att leda eller arbeta tillsammans med förvaltningsnära stöd- och specialistfunktioner, samt insikt i vilken typ av stöd dessa funktioner behöver ge verksamheten

• Dokumenterad erfarenhet av att leda arbete i förändring och utvecklingsarbete, exempelvis genom att utveckla arbetssätt, struktur eller prioriteringar inom sitt verksamhetsområde.

Meriterande krav

• erfarenhet från beställarsidan i större fastighetsorganisation

• erfarenhet av arbete inom upphandlingsfunktion eller inköpsorganisation eller nära samverkan med upphandling vid framtagande av avtal

• erfarenhet från entreprenörs- eller leverantörssidan inom skötselentreprenader för tex utemiljö, lokalvård eller fastighetsnära tjänster

• god systemförståelse och erfarenhet av arbete i system och verktyg som används inom fastighetsförvaltning, tex CAD/BIM-miljöer, GIS-baserade system eller verksamhetssystem såsom FM Access, GreenView eller DP Map

Personliga egenskaper

Nedanstående personliga egenskaper säkerställs via referenser och vid eventuell intervju:

• strukturerad och analytisk

• stabil och trygg i förändring

• tydlig i beslut och prioriteringar

• lösningsorienterad och prestigelös

• kommunikativ och tydlig i ledarskapet

Språkkrav

Svenska, engelska, tal och skrift

Om arbetsgivaren

Vi på 21Activa har över 30 års samlad erfarenhet inom bemanning och rekrytering.

Med fokus på lager, logistik, transport och administration hjälper vi företag i Stockholm, Uppsala, Roslagen och Mälardalen att hitta rätt kompetens.

Vi är ett auktoriserat bemanningsföretag med kollektivavtal som står för trygghet och engagemang. När våra medarbetare mår bra skapas de bästa resultaten för våra kunder.