Arbetsbeskrivning

Är du en strukturerad och engagerad person som vill vara med och bidra till lokal utveckling och samhällsnytta i Malmö? Har du administrativ erfarenhet av att arbeta i sammanhang där samhällsutveckling är i centrum? Då kan du vara den vi söker!

Arbetsuppgifter

Malmö stad satsar på att stötta lokala utvecklingsprocesser och har därför inrättat en enhet inom fritidsförvaltningen som samordnar detta arbete. Enheten är i gång sedan 2025 och vi söker nu en administrativ handläggare till teamet som har hela Malmö som sin arbetsplats.

Arbetet utgår från Agenda 2030 och bidrar till alla fem kommunfullmäktigemål. Syftet med arbetet är att stärka Malmö stads förmåga att hantera och möta lokala behov samt att stärka delaktigheten, öka tryggheten och främja social sammanhållning och närdemokrati i Malmös alla områden.

Som administrativ handläggare bidrar du till en effektiv och professionell verksamhet genom att ge kvalificerat administrativt stöd till enheten för lokal utveckling. Arbetsuppgifterna kommer bland annat att inkludera:

• ekonomiadministration, så som beställningar, direktupphandling, fakturahantering, etc.
• ärendehantering, så som förberedning av ärenden, diarieföring av handlingar, gallring, etc.
• ge administrativt stöd vid bland annat bokningar av lokaler, resor och andra praktiska arrangemang
• planera, samordna och följa upp möten
• stötta i uppföljning av deadlines, beslut och administrativa processer
• sammanställning av olika typer av material och information,
• utföra övriga administrativa uppgifter som bidrar till verksamhetens effektivitet

Du bistår också övriga avdelningen för bad, rekreation, fritidsgårdar och lokal utveckling när det gäller exempelvis ekonomiadministration, bokningar, direktupphandlingar och utbildningsadministration (Malmö Lär).

Viss kväll- och helgarbete kan förekomma.

Kvalifikationer

Krav:

Vi söker dig som har:

• Lämplig högskoleutbildning, minst 2 år (120 hp), eller kvalificerad yrkeshögskoleutbildning (YH) om minst 2 år (400 poäng) inom administration, ekonomi, offentlig förvaltning eller motsvarande
• Minst 2 års erfarenhet av administrativt arbete
• Erfarenhet av ärendehantering/diarie
• Mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift
• God datorvana och erfarenhet av Microsoft Office-paketet
• Erfarenhet av upphandling, avtal och beställningar

Det är meriterande om du har:

• Erfarenhet av att arbeta i ekonomisystem
• Erfarenhet av arbete i en politiskt styrd organisation
• Erfarenhet av att ha arbetet med verktyg för projektplanering
• Erfarenhet av områdesbaserat arbete och förståelse för civilsamhällets förutsättningar.

För att trivas i rollen ser vi att du har:

• Mycket god förmåga att planera, systematisera och följa upp
• Samarbetsvillig men trygg i att arbeta självständig
• Noggrann
• Kunna hantera flera processer och ärenden parallellt
• Serviceinriktad
• Som person är du stresstålig, noggrann och van att arbeta i ett högt tempo. Att ge god service och samarbeta med kollegor är något som du ser som en självklarhet och du har inga problem med att växla mellan att arbeta i grupp eller självständigt.

Om arbetsplatsen

På avdelningen arbetar medarbetarna med publika verksamheter som riktar sig till Malmöborna. Fritidsgårdsenhetens huvuduppdrag är att erbjuda en meningsfull fritid för unga. Bad- och rekreationsenheten arbetar för att ge Malmös invånare möjligheter till attraktiva miljöer för rekreation och bad.

Enheten för lokal utveckling har fått i uppdrag att stärka Malmö stads förmåga att på ett samordnat sätt identifiera och möta lokala behov för att förbättra malmöbornas närområden. Genom att stärka delaktigheten och främja social sammanhållning bidrar enheten till Agenda 2030s ekonomiska, sociala och miljömässiga mål. Läs mer om arbetet med lokal utveckling här: https://malmo.se/Lokal-utveckling---tillsammans-i-varje-omrade.html

Tycker du att det är viktigt att alla Malmöbor har en meningsfull fritid? Vill du vara med och bidra till ett rikt föreningsliv och att det finns ett brett utbud av fritidsaktiviteter? Då är du välkommen att söka jobb hos oss på fritidsförvaltningen. Vår verksamhet omfattar allt från stadens idrotts- och fritidsanläggningar till fritidsgårdar, simskolor och samordning av stadens arbete i det lokala. Vi ger stöd och service till stadens föreningsliv och ser till att både stora och små evenemang bidrar till upplevelser och möten i Malmö.

På fritidsförvaltningen jobbar vi alla tillsammans för att göra skillnad för Malmöborna, med målet att alla Malmöbor ska ha möjlighet till en meningsfull fritid.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här http://www.malmo.se/jobb

Information om tjänsten

Anställningsform: Tillsvidareanställning

Omfattning: Heltid

Antal tjänster: 1

Tillträde: enligt överenskommelse

Övrigt

Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.

Med stöd i lag (2013:852) om registerkontroll av personer som ska arbeta med barn, kommer ett utdrag ur belastningsregistret samt misstankeregistret att behöva visas upp om det är aktuellt med anställning. Detta då arbetet innebär kontakt med barn och unga. Länk till utdraget för arbete med barn i annan verksamhet än skola och barnomsorg.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.