Arbetsbeskrivning

Gör skillnad. Varje dag. Trivs du med att arbeta brett med administrativa uppgifter, har en god känsla för service och ett intresse för att stödja verksamhetsledningen på VO Neurologi, Rehabiliteringsmedicin, Minnessjukdomar och Geriatrik (NRMG)? Då kan detta vara rätt tjänst för dig! Skånes universitetssjukhus (Sus) är en av Region Skånes elva hälso- och sjukvårdsförvaltningar. Sus har i uppdrag att vara Region Skånes universitetssjukhus med ett särskilt ansvar för specialiserad och högspecialiserad vård. På Sus finns hela bredden: nära vård, specialiserad vård och högspecialiserad vård, forskning och utbildning. Här finns världsledande forskning tätt knuten till patientnära klinisk verksamhet. Vi undervisar och handleder studenter, som ju är våra framtida medarbetare. På Sus vill vi att du möts av medarbetare som ser sin del i helheten och vars kompetens och vilja att utvecklas skapar det ledande universitetssjukhuset. VO NRMG är en högspecialiserad verksamhet med uppdrag på nationell, regional och lokal nivå. Vi har en omfattande verksamhet både i Malmö, Lund och Höör. 1 plats(er). ARBETSUPPGIFTER Vi välkomnar en erfaren och självständig chefssekreterare som vill arbeta i en koordinerande roll med en variation av arbetsuppgifter och många kontaktytor såväl inom som utanför sjukhuset. I rollen som chefssekreterare är du ett kvalificerat administrativt stöd till verksamhetschefen och har en central funktion i verksamhetsområdets ledningsarbete. Du arbetar nära verksamhetschef, ledningsgrupp och stab och underlättar deras arbete genom att bidra med struktur, tydlighet och effektiva arbetssätt. Du har en god överblick över verksamheten och verksamhetschefens uppdrag och arbetar med framförhållning i planering och samordning. Det innebär att du stödjer verksamhetschefen i det dagliga arbetet, koordinerar aktiviteter och ser till att viktiga moment planeras i god tid. Du är sekreterare till verksamhetschefen och verksamhetsområdets ledningsgrupp och ansvarar för kallelser och protokoll i olika forum samt deltar i möten och för anteckningar. Du har även god överblick över verksamhetschefens agenda, hanterar kalender, interna och externa telefonsamtal samt planerar och bokar möten och resor. Därtill utformar och redigerar du rapporter och presentationer samt ansvarar för vissa uppgifter inom personaladministration och fakturahantering. Du bidrar aktivt till att utveckla och förbättra administrativa arbetssätt och rutiner i syfte att effektivisera verksamhetens arbete. Vidare ingår att ta fram och kommunicera nyheter på vårt intranät och du har även en samordnande roll för administrativa stödfunktioner inom verksamhetsområdets informations- och datahantering. Genom att du är den naturliga kontaktvägen in till verksamhetsområdet är du också ledningens ansikte utåt. Arbetet innebär således många kontaktytor såväl inom som utanför Sus. Du ingår också i förvaltningens nätverk för chefssekreterare. Tjänsten ger dig stor insyn i det viktiga arbete som bedrivs på VO NRMG samt Skånes universitetssjukhus. Tjänsten har grundplacering i Malmö, men möten och aktiviteter äger även rum i Lund och Höör och du kommer att dela din tid mellan dessa orter. KVALIFIKATIONER Vi välkomnar dig som har avslutad och godkänd gymnasieutbildning och gärna även eftergymnasial vidareutbildning eller högskoleutbildning med för tjänsten relevant inriktning. Du har tidigare erfarenhet av arbete som chefssekreterare, assistent åt chef med högre chefsbefattning eller stöd till ledningsgrupp. Meriterande är erfarenhet av liknande roll inom offentlig förvaltning och gärna inom regional hälso- och sjukvård. Du har bred administrativ kompetens och är van att utforma texter, rapporter, presentationer, mötesanteckningar med mera. Du har mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift. Du har även hög IT-mognad och intresse för att använda nya digitala hjälpmedel, samt är en van användare av Officepaketet. Som person är du strukturerad och organiserad med ett professionellt och serviceinriktat bemötande. Du är prestigelös, empatisk och lyhörd med god samarbetsförmåga. Vidare uppskattar du att arbeta under varierande förhållanden och arbetstempo, är flexibel och har förmåga att hantera många arbetsuppgifter parallellt. Arbetet ställer krav på att du trivs med att ha en synlig och central roll i verksamhetens ledningsarbete, är självgående, initiativtagande, lösningsfokuserad samt arbetar med hög integritet. Du har en god kommunikativ förmåga och kan skriftligen uttrycka dig korrekt och tydligt. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet. Välkommen med din ansökan! Anställningsform: Tillsvidareanställning. Region Skåne ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik och en hållbar utveckling i hela Skåne. Vårt högsta beslutande organ är regionfullmäktige, som väljs direkt av invånarna i Skåne. Region Skåne är en värderingsstyrd organisation som arbetar med värderingarna välkomnande, drivande, omtanke och respekt i allt vi gör. Skånes universitetssjukhus (Sus) finns i Lund och Malmö och är landets tredje största sjukhus. Sus är ett kunskapsnav för hälso- och sjukvård i livets alla skeden på regional, nationell och internationell nivå. Våra 12 000 medarbetare är med och driver utvecklingen inom universitetssjukhusets tre uppdragsområden: vård, forskning och utbildning. Hos oss får du arbeta i en värderingsstyrd organisation som utvecklar hälso- och sjukvården tillsammans med patienter och deras närstående. Välkommen! På https://www.skane.se/ledigajobb kan du se i vilket skede Region Skånes rekryteringar befinner sig och hur många som har sökt tjänsterna. Om du har skyddade personuppgifter ska du kontakta den kontaktperson som finns angiven i annonsen så att din ansökan blir hanterad enligt särskilda rutiner. När du söker ett jobb hos Region Skåne blir din ansökan en allmän handling enligt offentlighetsprincipen. Uppgifterna behandlas och sparas enligt dataskyddsförordningen (GDPR).