Arbetsbeskrivning

Ingen arbetsdag är den andra lik hos oss på Växjö kommun. Ibland tar vi hand om de små sakerna och ibland om de riktigt stora. Oavsett vilket innebär det en arbetsdag som betyder något på riktigt. Vi är drygt 7 000 medarbetare som tillsammans jobbar för att skapa en bra dag, varje dag. Hos oss får du möjlighet att göra skillnad och samtidigt växa och utvecklas. Här finns en stor bredd av yrken och karriärmöjligheter, gemensamt för dem alla är att de bygger och skapar vårt framtida Växjö. Vill du dela vår arbetsdag? Jobba för en bra dag. Varje dag. ARBETSUPPGIFTER Som förvaltningssekreterare arbetar du med samordning, handläggning och administration kopplat till omsorgsnämnden. I arbetet bidrar du till att nämndens olika beredningar, utskott och sammanträden fungerar effektivt. Det omfattar uppgifter såsom att ta fram kallelser, dagordningar, protokoll och expediera beslut. Du kommer att arbeta med handläggning av ärenden, såsom underlag för beslut och prövning vid utlämning av allmänna handlingar. Du kommer att ta fram svar till allmänhet, externa aktörer samt interna funktioner. Du arbetar även med posthantering, diarieföring och arkivering samt deltar i arbete med dokumenthanteringsplanen, arkivbeskrivning och arkivinspektion. Vi ser att du är drivande i att kvalitetssäkra arbetet med mötesstrukturer, dokumentation och dokumenthantering på förvaltningen. En rättssäker och effektiv administration och myndighetsutövning är ledord inom uppdraget. Som förvaltningssekreterare samarbetar du med och fungerar som ersättare för vår registrator som också ersätter dig vid din frånvaro. Du har ett nära samarbete med övriga medarbetare på avdelningen. Konkreta arbetsuppgifter för förvaltningssekreteraren kan vara att: ·         Samordna och kvalitetssäkra beslutsunderlag, handläggning och protokoll inför omsorgsnämndens möten. ·         Ge råd och stöd till förtroendevalda och tjänstepersoner i ärendeberedning och tolkning av kommunallagen ·         Delta aktivt i beredningsmöten och stödja förtroendevalda i deras beslutsfattande. ·         Utreda och analysera frågeställningar från nämnd/ledningsgrupp samt ta fram underlag för beslut i förhållande till lagstiftning och regelverk ·         Arbeta med rutiner, riktlinjer samt synpunkter på verksamheten ·         Genomföra utredningar och ta fram yttranden till andra myndigheter ·         Samordna arbetet med statsbidrag tillsammans med kollega ·         Vara sekreterare i kommunala pensionärsrådet (KPR) och anhörig- och omsorgstagarrådet ·         Administrera behörigheter i verksamhetssystemet Stratsys Förutom ovanstående medverkar du i arbetet med internbudget och delårs- och årsrapporter. Du är medspelare i ett team med olika professioner som stöttar varandra där ett gemensamt ansvar tas för avdelningens olika frågor. KVALIFIKATIONER Vi söker dig som ·         har en akademisk utbildning med inriktning mot juridik, statsvetenskap, offentlig förvaltning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig ·         har erfarenhet av diarieföring, dokumenthantering och av att systematisera och strukturera information och handlingar inom offentlig förvaltning ·         har goda kunskaper i programvarorna Word, Excel och Powerpoint samt i administrativa system ·         har mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift (du uttrycker dig klart och professionellt) ·         har dokumenterad erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna inom offentlig sektor. ·         har arbetslivserfarenhet som förvaltningssekreterare eller av att ansvara för beslutsprotokoll i andra sammanhang. Du ska ha en god administrativ förmåga samt ha god kunskap om lagar, bestämmelser och standarder inom offentlig förvaltning. Goda datafärdigheter är viktigt, liksom B-körkort. Det är meriterande med erfarenhet från att verka i en politiskt styrd organisation samt av arbete i digitala system för ärende- och dokumenthantering (till exempel Ciceron) och system för verksamhetsuppföljning (till exempel Stratsys). Arbetet som förvaltningssekreterare är varierande och innefattar kontakt med chefer, förtroendevalda, handläggare, media och allmänhet vilket innebär att det ställer krav på bemötande, samarbetsförmåga och flexibilitet. För att passa i jobbet tror vi att du är en strukturerad och noggrann person med sinne för ordning. Du har hög social förmåga och är serviceinriktad, trivs med att samarbeta, är kommunikativ och kan uttrycka dig väl i tal och skrift. Du är lösningsfokuserad, har handlingsförmåga och engagemang samt kan självständigt driva ditt arbete. Vidare kan du snabbt växla mellan olika frågor och har god förmåga att prioritera, planera och organisera ditt arbete på ett effektivt sätt. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.  För att bli aktuell för anställning behöver du uppvisa utdrag ur polisens belastningsregister för kontroll av egna uppgifter i belastningsregistret/enskild person (442.3) enligt 9 § 1 st. Beställning av utdrag ur belastningsregistret kan göras på https://polisen.se/tjanster-tillstand/belastningsregistret/ ÖVRIGT Växjö kommuns anställda ska spegla den mångfald som finns i kommunen. Vi välkomnar sökande oberoende av ålder, kön och utländsk bakgrund. Som tillsvidareanställd blir du som regel krigsplacerad i vår organisation. Du söker tjänsten genom länken i denna annons. Det är viktigt att du är noggrann när du fyller i din ansökan då den bedöms gentemot andra sökande. CV- och annonsförsäljare undanbedes.