Arbetsbeskrivning

Vi på Future People söker en projektadministratör till myndighet på Kungsholmen. Som konsult hos oss får du möjlighet till ett spännande uppdrag samtidigt som du fortsätter att utvecklas inom ditt kompetensområde. Du blir anställd på Future People och jobbar ute på plats hos vår kund. Vi är mycket måna om att du ska trivas hos oss och på ditt uppdrag. Hos oss är du en viktig och uppskattad person, både som anställd och som kollega.

Ta nästa steg i karriären och utvecklas tillsammans med oss!

Vår kund är en myndighet inom trafiksektorn som arbetar för att underlätta vardagen för invånarna som reser och pendlar i Stockholm stad. Det här är en myndighet med ett stort engagemang och stolthet över deras viktiga samhällsuppdrag. Du som konsult kommer få vara med på en viktig resa och tillsammans med myndighetens medarbetare få vara med och bidra till en bättre vardag för invånarna i Stockholms stad.

Vi söker en erfaren projektadministratör för ett långsiktigt uppdrag i en större projektorganisation inom samhälls- och infrastrukturrelaterad verksamhet. Rollen innebär att säkerställa ett stabilt administrativt arbetsflöde i projektet samt stödja projektledning och projektmedlemmar i administrativa processer.

Arbetsuppgifter:

• Säkerställa ett stabilt administrativt arbetsflöde i projektet

• Ansvara för ärende- och dokumenthantering, inklusive planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering i dokumenthanteringssystem

• Hantera dokumentloggar och andra administrativa processer kopplade till projektets dokumentation

• Vara administrativt stöd till projektledare och projektmedlemmar

• Planera och boka möten samt ta fram mötesplan för projektet

• Delta i möten, föra mötesprotokoll samt distribuera och arkivera dessa

• Hantera resebokningar och administrativ hantering kring resor

• Delta i projektets kvalitetsforum och bidra till arbete med styrande dokument och interna processer

• Genomföra IT-beställningar och beställningar av kontorsmaterial

• Hantera distributionslistor och gruppbrevlådor

• Ta emot och kontera fakturor i ekonomisystem (Agresso)

• Bistå vid anskaffning och avslut av konsultuppdrag

• Hantera onboarding och offboarding av projektmedlemmar, inklusive beställning av utrustning och behörigheter

• Hantera behörigheter till lokaler och system

• Ansvara för intern informationsspridning inom projektet

• Medverka i utvecklingen av organisationens administratörsnätverk

• Utföra övriga administrativa uppgifter enligt projektledarens behov

Obligatoriska krav:

• Minst gymnasial utbildning

• Minst 5 års arbetslivserfarenhet som projektadministratör inom liknande verksamhet såsom kollektivtrafik, infrastruktur, samhällsplanering, teknik, bygg och anläggning, fordon eller IT

• Minst 5 års erfarenhet av ärende- och dokumenthantering, exempelvis planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering

• Minst 5 års erfarenhet av fakturahantering i Agresso eller liknande fakturahanteringssystem, inklusive kontering av fakturor och hantering av vidarefakturering/försäljningsordrar

Meriterande:

• Minst 3 års erfarenhet som projektadministratör inom offentlig verksamhet

• Minst 3 års erfarenhet av arbete i EDIT (Platina) eller motsvarande dokumenthanteringssystem

• Minst 3 års erfarenhet av administrativa samarbetsverktyg såsom Webforum, SharePoint eller motsvarande

• Dokumenterad erfarenhet av regelbunden kommunikation på engelska med internationella leverantörer eller samarbetspartners i minst två projekt

För att lyckas i rollen behöver du vara strukturerad och noggrann samt serviceinriktad och kommunikativ. Du arbetar självständigt, tar initiativ och är van vid att arbeta i projekt med många kontaktytor. Du har god förmåga att kommunicera på svenska och engelska i både tal och skrift samt kan följa tekniska diskussioner och dokumentera det mest väsentliga.

Du kommer att vara anställd av Future People och arbeta som konsult hos vår spännande kund.

För oss är det viktigt att varje kandidat ska få en positiv upplevelse hos oss och vi håller dig uppdaterad under hela processen. Du behöver aldrig undra vad som händer och hur just du ligger till i rekryteringsprocessen. Som anställd hos oss kan du lita på att vi kommer hjälpa dig att nå dina karriärsmål. Vi finns som en partner genom din yrkesmässiga karriär.

Varmt välkommen med din ansökan redan idag!

Omfattning: Heltid till den 31/4-2027 med möjlighet till förlängning

Start: 1/4-2026

Sista ansökningsdagen: 26/3-2026

Du söker tjänsten på futurepeople.se

Vi har ej möjlighet att ta emot ansökningar via e-mail med anledning av GDPR.

Har du frågor om rollen eller undrar hur processen ser ut framöver får du gärna kontakta oss. Vi som arbetar med processen på detta uppdrag är Therese Lönnberg, du når mig på [email protected] och Liv Hedström, [email protected]. Vi ser gärna sökanden med olika bakgrunder och erfarenheter. Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan.

Välkommen till oss på Future People!