Arbetsbeskrivning

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna. Är du en erfaren och utvecklingsinriktad administratör som vill bidra till vårt viktiga uppdrag att alla i Stockholm ska kunna leva i en frisk och hälsosam miljö? Har du även kunskap inom offentlig upphandling? Nu söker vi en administratör till avdelningen för luft och klimat där du bidrar med ett verksamhetsnära administrativt stöd till våra chefer och medarbetare. Välkommen till oss Ett stenkast från Stockholm Central välkomnas du till Miljöförvaltningen, som är belägen i nyrenoverade lokaler på Fleminggatan 4. På avdelningen för luft och klimat arbetar idag cirka 45 medarbetare i olika åldrar, fördelade på tre enheter. Vi ansvarar för att övervaka stadens luftmiljö och stöttar stadens övriga förvaltningar och bolag i avdelningens olika sakfrågor. Här finns bland annat ett energicentrum, ett centrum för cirkularitet, klimatexperter samt specialister på miljöfordon och hållbara transporter. Hos oss bidrar varje medarbetare dagligen till att klimatmålen nås. På avdelningen präglas ledarskapet av tillit och tydlighet, där cheferna ger sina medarbetare förutsättningar att utvecklas och växa i sina roller. Som administratör blir du en del av en kompetent arbetsgrupp med varierande arbetsuppgifter och bred expertkunskap. Hälsning från din framtida chef Jag heter Malin Täppefur och som chef ser jag till dig som individ och hur du kan bidra till verksamhetens utveckling samtidigt som jag vill stödja din personliga utveckling. För mig är det viktigt med ett gott samarbete och god kommunikation. Genom att testa och utvärdera våra arbetssätt skapar vi både en god arbetsmiljö och goda resultat. Tillsammans bygger vi en verksamhet att vara stolta över. Vi erbjuder Flexibel arbetstid med viss möjlighet till hybridarbete Veckovis friskvårdstimme, friskvårdsbidrag och rabatterat inträde till stadens simhallar Semesterväxling, tjänstepension och lediga klämdagar Läs mer om förmånerna hos Stockholm Stad här. Din roll Som administratör har du en bred roll som spänner över både utvecklingsinriktade uppgifter och mer praktiskt administrativt stöd. Du samarbetar tätt med både chefer och medarbetare inom avdelningen för luft och klimat. I nära samverkan med övriga administratörer kan du även komma att stötta andra grupper inom förvaltningen. Miljöförvaltningen har ett starkt fokus på utveckling, innovation och digitalisering. I din roll förväntas du därför driva och bidra till förbättringsarbete med fokus på effektivare arbetssätt, tydligare strukturer och stärkt samverkan inom förvaltningen. Du arbetar också till viss del med avtals- och inköpskontroll, vilket inkluderar att bevaka avtalsfrister, följa upp inköp mot gällande avtal och säkerställa regelefterlevnad enligt LOU. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att: Ansvara för fakturahantering och kundfakturering Utföra enklare prognosarbete inom ekonomi och inköp Stötta verksamheten i löpande administrativa uppgifter Ansvara för posthantering Utveckla rutiner för och föra protokoll vid arbetsplatsmöten Stötta i introduktion av nyanställda Upprätta och administrera semesterlistor Vara behjälplig i övriga administrativa frågor inom verksamheten Din kompetens och erfarenhet Som person söker vi dig som är kommunikativ, samarbetsinriktad och med förmåga att snabbt ställa om mellan olika uppgifter. Vi värdesätter din förmåga att arbeta strukturerat och noggrant samtidigt som du på ett effektivt sätt kan planera om utifrån förändrade förutsättningar. För att lyckas i rollen har du förmåga att lyssna in andra, samt en personlig mognad som gör att du samarbetar väl med kollegor och chefer på alla nivåer i verksamheten. Vi söker dig som motiveras av utvecklingsarbete och som lätt kan identifiera förbättringspotential i nuvarande processer och rutiner. Vi söker dig med: En avslutad gymnasial utbildning inom företrädesvis ekonomi eller administration Några års aktuell arbetslivserfarenhet från kvalificerat administrativt arbete som arbetsgivaren bedömer likvärdig God systemvana, exempelvis från att tidigare ha arbetat i ekonomi-, inköps- eller upphandlingssystem Goda kunskaper i Office-paketet Goda språkkunskaper i svenska i såväl tal som skrift Det är meriterande om du har: Tidigare erfarenhet av administrativt arbete från en offentlig eller kommunal verksamhet Kunskap inom LOU (lagen om offentlig upphandling) Tidigare kunskap eller erfarenhet inom systemen Agresso och Commerce I denna rekrytering lägger vi stor vikt vid personlig lämplighet, engagemang och motivation för tjänsten. Övrigt Vi rekryterar utan det personliga brevet, i denna rekrytering, för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV. I denna rekrytering kommer vi att använda oss av screeningtester i samband med ett första urval. Varmt välkommen med din ansökan!­­ Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.