Arbetsbeskrivning

Gillar du att arbeta strukturerat med planering, samordning och uppföljning samt har en vilja och förmåga att hjälpa andra? Vill du arbeta på en statlig myndighet med uppdraget att hjälpa till med att minska fattigdomen i världen och tillsammans med andra bidra till att genomföra de globala målen för hållbar utveckling? Då kan det här vara tjänsten för dig! Sida söker nu en erfaren administratör till Avdelningen för handel, privat sektor och finansiella instrument på vårt huvudkontor i Rissne, Sundbyberg.

Om jobbet

Som avdelningsadministratör på Sidas finansavdelning ansvarar du för administration, mötesstöd, ekonomi och ledningsnära planering. Du samordnar verksamhetsplanering, uppföljning och interna forum, samtidigt som du bidrar till struktur och effektivitet för avdelningen. Du ingår i ett erfaret team och arbetar på vårt kontor i Rissne, Sundbyberg.

Arbetsuppgifter

• Samordna verksövergripande och interna mötesforum, inklusive samverkan med fackliga organisationer, samt ansvara för protokollföring och mötesstöd vid interna och externa möten.
• Ansvara för övergripande administration såsom IT-beställningar, introduktion av nyanställda, dokument- och ärendehantering, arkivering, myndighetsbrevlåda samt hantering av intranätets sidor och samarbetsytor.
• Hantera löpande ekonomiadministration, inklusive kontering av fakturor, samt ge stöd till chefer och controller i budgetuppföljning.
• Ge kvalificerat administrativt stöd till avdelningsledning och avdelningschef, inklusive kalender- och reseplanering, samt bidra till struktur, ordning och framförhållning i ledningsnära arbete.
• Medverka i verksamhetsplanering och uppföljning, årsredovisning, upphandlingar och enkätundersökningar på uppdrag av chef samt fungera som kontaktperson gentemot generaldirektörens stab och för övriga inkommande förfrågningar.

Vi erbjuder

Vi erbjuder en arbetsplats med goda möjligheter till utveckling och en arbetsmiljö präglad av öppenhet och mångfald. Du arbetar utifrån tydligt mandat och ansvarsområde präglat av tillit mellan dig, din chef och dina kollegor.

Som anställd på Sida arbetar du med världen som arbetsplats, med Agenda 2030 och den statliga värdegrunden som vägvisare. För att kunna svara mot de utmaningar världen står inför idag och i framtiden behöver vi människor med olika bakgrund och färdigheter.

Kvalifikationskrav

Utbildning

• Gymnasiekompetens

Språk

• Goda kunskaper i engelska med förmåga att kommunicera i tal och skrift.
• Mycket goda kunskaper i svenska och förmåga att kommunicera väl i tal och skrift.

Arbetslivserfarenhet och kunskaper

• Mycket god kompetens och flerårig erfarenhet inom planering, samordning och effektiv administration.
• God vana att arbeta med digitala arbetsverktyg i Microsoft Office och med verktyg för digitala möten
• Erfarenhet av att skriva protokoll
• Viss erfarenhet av ekonomihantering
• Dokumenterad erfarenhet av att driva processer, följa upp och slutföra i tid och under tidspress
• Erfarenhet av att hantera många olika arbetsuppgifter och prioritera självständigt mellan dem

Funktionella kompetenser/förmågor:

För den här rollen behöver du:

• Kunna leda dig själv och ansvara för din egen utveckling
• Ta initiativ och vara drivande
• Ha förmåga att hantera stress, osäkerhet och risker
• Vara bra på att samarbeta och skapa tillitsfulla relationer
• Ha förmåga att föra dialog och skapa samsyn

För denna roll är det meriterande om du

• Erfarenhet av att arbeta som avdelningsadministratör eller motsvarande från privatsektor, statliga bolag eller offentlig verksamhet.

Bra att veta

Befattningen avser en tillsvidareanställning med tillträde snarast. Provanställning tillämpas.

Sida erbjuder möjlighet till distansarbete i viss utsträckning om det fungerar för verksamheten.

Vid kontakt vänligen ange ref.nr 14/26

Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av avdelningschef Kjell Forsberg, 08-698 545 21

Eventuella frågor om villkor och andra fackliga frågor ställs till fackliga företrädare vid Sida för Saco : [email protected] och ST: [email protected]

I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt. Läs mer om Sidas rekryteringsprocess

Sida är en statlig myndighet. Det innebär att uppgifter och ansökningshandlingar som du lämnar till oss kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen om någon begär ut dem. Normalt gäller ingen sekretess för de uppgifter som behandlas i databasen. Om du har skyddade personuppgifter ska du kontakta den kontaktperson som finns angiven i annonsen per telefon.

Obs! Sida kommunicerar med sökande främst genom vårt rekryteringssystem ReachMee. Beroende på vilken e-postklient du använder kan mejl som skickas från ReachMee fastna i spamfiltret, så vi uppmanar kandidater att hålla koll på detta.

Om Sida

Sida – Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete - är en förvaltningsmyndighet som arbetar på regeringens och riksdagens uppdrag för att skapa förutsättningar för bättre levnadsvillkor för människor som lever i fattigdom och förtryck. Vårt arbete ska bidra till att nå riksdagens mål och regeringens inriktning för svenskt bistånd.

Sida har över 800 anställda fördelade mellan två kontor i Sverige och på svenska ambassader i samarbetsländerna. Läs mer om Sidas anställningsförmåner och Sidas mångfaldsarbete.

Olika erfarenheter, bakgrunder och perspektiv är grunden för en arbetsplats fri från diskriminering, där alla trivs och gör sitt bästa. Vi tror på mångfald och dess positiva inverkan på vår verksamhet och välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter.