Arbetsbeskrivning

Vi söker nu en strukturerad, serviceinriktad och självgående Executive Assistant till CEO Office hos en stor hotellkedja. I den här rollen får du en central position nära ledningen och blir en viktig nyckelperson för att säkerställa en smidig, effektiv och professionell vardag för CEO och CEO Office.

Du kommer arbeta i en snabbfotad miljö med många kontaktytor, där förmågan att prioritera, ligga steget före och hantera konfidentiell information är avgörande.

Detta är en roll för dig som trivs med ansvar, gillar att skapa ordning och struktur – och som får energi av att få saker att flyta.

Tjänsten är en direktrekrytering så anställningen blir direkt hos vår kund, som sitter i centrala Stockholm.

Om rollen

Som Executive Assistant ger du administrativt och organisatoriskt stöd för att säkerställa en effektiv drift av CEO Office. Rollen innebär ett brett ansvar inom kalender, resor, kommunikation och möteslogistik, inklusive stöd vid ledningsgrupps- och styrelsemöten.

Du arbetar nära Chief of Staff och har ett nära samarbete med både CEO och CFO samt andra interna och externa intressenter.

Dina arbetsuppgifter

I rollen som Executive Assistant kommer du bland annat att arbeta med:

• Avancerad kalenderhantering för CEO Office, inklusive planering, bokning och hantering av schemakonflikter
• Hantering av korrespondens (e-post, telefonsamtal och post)
• Resebokningar och reseadministration: kontakt med resebyrå, stöd till resenärer samt uppföljning av resepolicy
• Uppföljning av avtal och leverantörsrelationer kopplade till resor tillsammans med inköpsansvarig
• Administration såsom utläggsrapportering och tidrapportering för CEO
• Planering och koordinering av möten och event, inklusive helhetsansvar för logistik kring Executive Committee (EC) och styrelsemöten
• Hantering av flera parallella prioriteringar med hög leveransförmåga och god uppföljning
• Övriga projekt och arbetsuppgifter vid behov

Din profil

Vi söker dig som har en professionell och proaktiv inställning, är trygg i en serviceorienterad roll och har ett starkt driv att skapa struktur i en dynamisk miljö. Som person är du proaktiv och lösningsorienterad, du är en person som gillar att ta ansvar och säkerställa att saker blir gjorda.

Vi ser att du har:

• Mycket god organisatorisk förmåga och stark känsla för detaljer
• Förmåga att prioritera, arbeta effektivt och hantera flera uppgifter samtidigt
• God vana av att arbeta mot deadlines i en krävande och agil miljö
• Flytande i tal och skrift på svenska och engelska
• Goda kunskaper i Microsoft Office-paketet
• Hög integritet och förmåga att hantera konfidentiell information med diskretion
• Erfarenhet från liknande administrativ roll, exempelvis Executive Assistant, Office Manager eller liknande