Arbetsbeskrivning

Arbetsuppgifter Avdelningen drift och underhåll ansvarar för tillsyn, reparation samt drift av områdena utemiljö, byggnad och installationer över tid med god teknisk status och nöjda kunder. Detta uppnås genom ett nära samarbete med kund, förvaltningens övriga avdelningar samt andra organisationer i staden. Avdelningen ansvarar för att genomförandet av besiktningar som myndigheter kräver samt bidrar till utvecklingen av energisparåtgärder. Vi utför de uppdrag som beställs av våra kunder. Dina arbetsuppgifter: Vi söker nu en administratör till en tidsbegränsad anställning, på cirka 6 månader, till vår enhet Kontorsservice. Kontorsservice är en enhet som servar flera av våra egna lokaler. Våra lokalvårdare håller lokalerna fina och rena och våra vaktmästare har hand om allt från godsmottagning till posthantering. Som administratör arbetar du på uppdrag av enhetschef. Uppdraget innebär att vara ett administrativt stöd till chefen samt enhetens övergripande aktiviteter. Du kommer även att samordna enhetens arbete inom specifika områden. Du stödjer avdelningen i: - Dokument -och informationshantering. - Beställningar, inköp och fakturahantering. - Kontaktperson för leverantörer och kunder. - Behjälplig för medarbetare med administration, beställningar mm. - Korrekturläsning av handlingar och presentationer. - Planering, bokning och samordning av aktiviteter, event mm. - Protokollföring och minnesanteckningar. - Diarieföring och utlämnande av allmän handling kan förekomma. - Utföra uppdrag och felanmälningar i våra lokaler utifrån tex arbetsmiljöronder. - Samordning av dokumenthantering, informationshantering och inköp. Arbetet innebär även en del operativt arbete, som att ta emot flyttfirmor inför förvaltningens flytt till nya lokaler. Kvalifikationer Vi söker dig som har: - Som lägst gymnasieutbildning och har erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna som administratör eller samordnare. - Har erfarenhet av framtagning av information/underlag och är van i leverantörs-och kundkontakter. - Du har mycket god datavana och arbetar obehindrat i Microsoft 365. - Du bör kunna kommunicera obehindrat i tal och skrift på svenska. - Erfarenhet av arbete i Proceedo är också meriterande. Som person är du strukturerad, noggrann och har ett serviceinriktat förhållningssätt. Du är ansvarsfull, kommunikativ och trivs i samarbetet med andra människor. Övrigt  Vi erbjuder en arbetsplats i utveckling och med framåtanda. Våra medarbetare har breda och varierande kompetenser. Vi arbetar i trevliga lokaler och erbjuder medarbetarförmåner såsom flexibel arbetstid, friskvårdsbidrag och cykelförmåner. Stadsfastigheter arbetar för ett hållbart arbetsliv där du ska kunna kombinera ett spännande och givande arbetsliv med ett rikt liv också utanför arbetet. Vi erbjuder dig ett utvecklings- och innovationsklimat som ger dig goda möjligheter till karriärutveckling. Inom förvaltningen tillämpar vi ett tillitsbaserat ledarskap som grundar sig i den inkluderande arbetsplatsen.  Vi strävar efter att ha en jämn fördelning mellan kvinnor och män och en spridning när det gäller ålder på vår förvaltning. Vi vill att vår arbetsplats ska präglas av öppenhet och respekt för olikheter och vi tror att mångfald bidrar till att utveckla vår verksamhet. Som anställd inom Göteborgs Stad omfattas du av allmän tjänsteplikt, utifrån lagen om totalförsvarsplikt. Till dig som företräder bemannings- och rekryteringsföretag: Vi undanber oss vänligt men bestämt erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.   Om oss Stadsfastighetsförvaltningen skapar miljöer där livet får ta plats genom att planera, bygga, hyra in, förvalta och utveckla lokaler och utemiljöer för Göteborgs Stads verksamheter. Varje dag är hundratusentals göteborgare verksamma i förskolor, skolor, vård- och omsorgsboenden och andra lokaler som vi sköter om. Gemensamt med stadsmiljöförvaltingen, exploateringsförvaltningen och stadsbyggnadsförvaltningen har vi ett samordnat ansvar för stadsutvecklingen i Göteborgs stad. Detta innebär en delad ansvarsfördelning och roller utifrån skeden: planering; genomförande och förvaltning med mål att bidra till en sammanhållen, effektiv och transparent stadsutveckling för boende, besökare och näringsliv i staden.