Arbetsbeskrivning

Boknings- och gästserviceansvarig hotell & konferens

Vi söker nu en Boknings- och gästserviceansvarig för hotell & konferens till vår anläggning – en senior och administrativ nyckelroll för dig som trivs med ansvar, struktur och professionell gästkommunikation.

Rollen har sitt huvudsakliga fokus på bokning, administration och gästservice kopplat till hotell- och konferensverksamheten, och du blir en central kontaktpunkt för våra gäster före, under och efter deras vistelse.

Tjänsten är en heltidstjänst (100 %) och avser en tillsvidareanställning med 6 månaders provanställning.

Om rollen

Som Boknings- och gästserviceansvarig arbetar du självständigt med att hantera bokningar, förfrågningar och gästdialog. Du säkerställer att våra gäster får ett tydligt, professionellt och välorganiserat bemötande – från första kontakt till ankomst på plats. Rollen kräver god överblick, struktur och ett tryggt värdskap.

I rollen ingår ett tydligt ansvar för den administrativa detaljplaneringen och koordineringen av konferenser och större bokningar, i nära samarbete med övriga delar av verksamheten.

Rollen kan även, för rätt person, innehålla inslag av försäljning, där du aktivt arbetar med att kontakta företag och presentera våra konferensmöjligheter och paket.

Arbetsuppgifter

I rollen ingår bland annat att:

• Hantera boknings- och förfrågningsmejl, främst kopplat till hotell och konferens
• Svara i telefon och vara första kontakt för våra gäster
• Administrera bokningar, offerter, bekräftelser och gästinformation
• Detaljplanera och koordinera konferenser och större bokningar
• Arbeta nära övriga delar av verksamheten i planering och överlämning, för att skapa ett smidigt och fungerande helhetsflöde
• Ta emot och välkomna utvalda konferensgrupper och större bokningar på plats
• Aktivt arbeta med merförsäljning och, i viss mån, uppsökande kontakt mot företag kring konferensbokningar
• Ansvara för sammanställning av slutfakturaunderlag till ekonomiavdelningen
• Följa upp och utvärdera genomförda bokningar för att kvalitetssäkra vår leverans
• Säkerställa att gästupplevelsen är professionell, tydlig och välkoordinerad

Arbetstid och upplägg

Under lågsäsong finns god möjlighet att arbeta på distans större delen av tiden. Arbetstiden är då huvudsakligen måndag–fredag, 8 timmar per dag.

Under högsäsong förekommer även arbete på helger, då telefon och mejl behöver bemannas alla dagar i veckan.

Arbete på plats sker framför allt i samband med:

• utvalda konferenser, där närvaro främst syftar till personlig kontakt, uppföljning och fördjupad förståelse för gästupplevelsen
• större bokningar och evenemang
• interna möten och planering
• visningar av ön/anläggningen inför kommande bokningar

Vem vi söker

Vi söker dig som har:

• Erfarenhet från hotell, konferens, bokning eller liknande administrativa servicefunktioner
• En strukturerad och ansvarstagande arbetsstil
• God kommunikativ förmåga i svenska och engelska, i både tal och skrift
• Ett naturligt värdskap med professionellt bemötande gentemot gäster och samarbetspartners
• Förmåga att arbeta självständigt och ta ägarskap för ditt ansvarsområde

Du trivs i en roll med många kontaktytor och är van vid att arbeta strukturerat med planering, överlämning och samordning mellan olika delar av verksamheten. Du ser värdet i tydlig kommunikation och bidrar till att skapa ett välfungerande samarbete internt såväl som externt.

Du bidrar med ordning, tydlighet och kvalitet – och ditt arbete är avgörande för helhetsupplevelsen.

Erfarenhet av bokningssystemet Bookvisit eller liknande administrativa system är meriterande.

Det är även meriterande om du trivs i en säljande roll, där du tycker om att skapa relationer och aktivt kontakta företag för att sälja in konferenspaket och längre samarbeten.

Om oss

Vår anläggning ligger på den privata ön Idöborg, i Stockholms skärgård. Under de senaste åren har vi utvecklat en verksamhet med stor bredd och många möjligheter för våra gäster. Vi erbjuder hotell, konferens, stuguthyrning, gästhamn, restaurang och bröllop.

Under vår och höst har vi ett stort fokus på konferenser och yogaretreats, medan högsäsongen präglas av bröllop i kombination med mindre privata sällskap.

Vår gästhamn och restaurang kan under sommaren ta emot upp till cirka 400 gäster per dag.

Under lågsäsong arbetar vi i ett mindre, sammansvetsat team, som under sommaren växer till omkring 50 medarbetare.

Vi värnar om djur, natur och skärgårdsmiljö, och arbetar aktivt för att bedriva vår verksamhet med respekt och varsamhet för den unika plats vi verkar på. För oss är hållbarhet och omtanke om omgivningen en självklar del av helheten.

Ansökan

Skicka din ansökan och CV till [email protected].

Sista ansökningsdag är 28 februari, urval sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

Tillträde 2 mars eller enligt överenskommelse.