Arbetsbeskrivning

Vi på Future People söker en projektadministratör till myndighet. Som konsult hos oss får du möjlighet till ett spännande uppdrag samtidigt som du fortsätter att utvecklas inom ditt kompetensområde. Du blir anställd på Future People och jobbar ute på plats hos vår kund. Vi är mycket måna om att du ska trivas hos oss och på ditt uppdrag. Hos oss är du en viktig och uppskattad person, både som anställd och som kollega.

Ta nästa steg i karriären och utvecklas tillsammans med oss!

Vår kund är en myndighet inom trafiksektorn som arbetar för att underlätta vardagen för invånarna som reser och pendlar i Stockholm stad. Det här är en myndighet med ett stort engagemang och stolthet över deras viktiga samhällsuppdrag. Du som konsult kommer få vara med på en viktig resa och tillsammans med myndighetens medarbetare få vara med och bidra till en bättre vardag för invånarna i Stockholms stad.

Vi söker en erfaren och serviceinriktad administratör som trivs i rollen som spindeln i nätet. Du har många kontaktytor, både internt och externt, och har lätt för att samarbeta, skapa förtroende och bygga långsiktiga relationer. I rollen är du ett nära stöd till beställare, projektledare och projektmedlemmar och bidrar aktivt till att effektivisera arbetet genom att följa etablerade arbetssätt och strukturer.

Du är ansvarstagande, strukturerad och lösningsorienterad, med god prioriteringsförmåga och vana att hantera många parallella arbetsuppgifter i ett högt tempo.

I rollen som administratör kommer du bland annat att arbeta med att: Vara administrativt stöd till projektledare och projektmedlemmar samt stödja projektens processer

• Bistå i administrationen kring konsulter via konsultförmedlare

• Ansvara för projektkontoret i Sickla, vilket inkluderar materialinköp, passerkort, nycklar, ordning på kontoret samt kontakt med leverantörer

• Ansvara för dokument- och ärendehantering, inklusive diarieföring, arkivering och struktur i system som Avima, EDIT och Teams enligt gällande dokumenthanteringsplan

• Hantera mötesadministration såsom kallelser, dagordningar, protokoll och minnesanteckningar med hög kvalitet avseende språk och format

• Vara ansvarig för programmets avtalslogg

• Hantera leverantörsfakturor i ekonomihanteringssystem

• Administrera IT-beställningar, licenser, behörigheter, distributionslistor och gruppbrevlådor

• Genomföra on- och offboarding av projektmedlemmar, inklusive beställningar och behörigheter

• Bistå vid resebokningar och tillhörande administrativa processer

• Hantera post- och signeringsärenden, internt och externt, samt säkerställa att dokument når rätt mottagare i rätt tid

Krav för tjänsten:

• Minst gymnasial examen

• Fyra till sex års arbetslivserfarenhet som program- eller projektadministratör

• Fyra till sex års erfarenhet av Microsoft Office-paketet samt god generell datorvana

• Minst fyra års arbetslivserfarenhet av arbete i ekonomisystem och/eller leverantörsreskontra

Meriterande för tjänsten:

• Erfarenhet från minst tre uppdrag som administratör inom offentlig verksamhet

• Minst ett års erfarenhet av dokumentsamordning och arbete i dokumenthanteringssystem inom projekt eller program i offentlig förvaltning (ange minst ett referensprojekt)

• Minst fyra års erfarenhet av hantering av leverantörsfakturor

• Minst tre års erfarenhet av rollen som kontorsansvarig

Uppdraget möjliggör för närvarande både arbete på distans och arbete på plats, främst på projektkontoret i Sickla samt även på kontoret på Kungsholmen i Stockholm. Fördelning av dagar och tider sker utifrån verksamhetens behov och efter beställarens godkännande.

• Start: 2026-02-23

• Slut: 2027-02-15

• Sista ansökningsdagen: 10/2-2026

• Förlängning: Möjlighet till förlängning med 1 + 1 + 1 år

Innan uppdraget kan påbörjas kommer en säkerhetsprövning att genomföras.

Personliga egenskaper och arbetsmiljö

Vi har ett gediget samarbete med myndigheten idag och har konsulter på plats på flera avdelningar. Arbetsplatsen präglas av en välkomnade miljö där du som konsult har goda möjligheter att utvecklas och växa inom organisationen. Som person är du lyhörd, engagerad och har en god samarbetsförmåga. Du är strukturerad och har förmågan att arbeta självständigt och strävar efter att leverera med hög kvalitet.

Du kommer att vara anställd av Future People och arbeta som konsult hos vår spännande kund.

För oss är det viktigt att varje kandidat ska få en positiv upplevelse hos oss och vi håller dig uppdaterad under hela processen. Du behöver aldrig undra vad som händer och hur just du ligger till i rekryteringsprocessen. Som anställd hos oss kan du lita på att vi kommer hjälpa dig att nå dina karriärsmål. Vi finns som en partner genom din yrkesmässiga karriär.

Varmt välkommen med din ansökan redan idag!

Du söker tjänsten på futurepeople.se

Vi har ej möjlighet att ta emot ansökningar via e-mail med anledning av GDPR.

Har du frågor om rollen eller undrar hur processen ser ut framöver får du gärna kontakta oss. Vi som arbetar med processen på detta uppdrag är Therese Lönnberg, du når mig på [email protected] och Liv Hedström, [email protected]. Vi ser gärna sökanden med olika bakgrunder och erfarenheter. Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan.

Välkommen till oss på Future People!