Arbetsbeskrivning

Vill du arbeta i en varierad miljö där du driver administrativa processer och samordnar kontakter med både svenska och internationella aktörer? Har du god systemvana och erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete? Vi söker dig som vill bidra till en hållbar utveckling och vara med och forma framtidens digitala samhälle. Vi erbjuder Som administratör hos oss får du ett utvecklande och meningsfullt uppdrag. Du får möjlighet att växa i rollen genom både vardagslärande och Vinnovas satsningar på kompetensutveckling. Du blir en del av ett administratörsnätverk där vi stöttar varandra och delar kunskap. Vinnova finansierar nyskapande forskning och utveckling som stärker företag, forskning och offentlig sektor – både i nationella och internationella samarbeten. Vår vision är att vara Sveriges mest attraktiva statliga arbetsgivare. För att nå dit erbjuder vi bland annat: • generös friskvård • ett brett utbud av personalaktiviteter Vi sitter i moderna lokaler i centrala Stockholm och har en öppen, innovativ och samarbetsorienterad kultur. Läs gärna mer om oss och vårt erbjudande som arbetsgivare här. Rollbeskrivning Som administratör stöttar du kollegor, handläggare och ledning med planering, samordning och uppföljning. Du arbetar både självständigt och tillsammans med andra och har kontakt med aktörer både inom och utanför myndigheten. Här kan du möta Jenny som arbetar i en liknande roll. Exempel på arbetsuppgifter: • Stöd i administrativa processer, till exempel ekonomisk uppföljning, kvalitetssäkring av texter och framtagning av beslutsunderlag. • Kontakt med externa bedömare och organisationer som söker finansiering. • Planering och koordinering av möten, workshops, konferenser och resor. • Mötesadministration, inklusive protokollskrivning på svenska och engelska. • Bidra till utveckling av administrativa rutiner, arbetssätt och stödsystem. Du ansvarar för att självständigt planera, driva och följa upp administrativa processer. Kvalifikationskrav Utbildning: - Gymnasieexamen Erfarenhet: - Minst två års sammanhängande erfarenhet av kvalificerade administrativa arbetsuppgifter i en komplex organisation, till exempel myndighet, större bolag eller universitet. - Aktuell erfarenhet av att arbeta i en stöd- eller servicefunktion med hög ärendemängd och behov av snabba omställningar mellan arbetsuppgifter. - Erfarenhet av att självständigt hantera ekonomiadministration, såsom fakturor och budgetuppföljning och/eller arbete i ärendehanteringssystem. - Erfarenhet av att planera och genomföra aktiviteter såsom möten, workshops eller konferenser, inklusive koordinering av lokal, deltagare och material. Språkkunskaper: - Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i tal och skrift. Systemkunskaper: - Mycket goda kunskaper i Microsoft Office, exempelvis pivottabeller i Excel samt spårändringar och versionshantering i Word och PowerPoint. - Goda kunskaper om Microsoft Office 365, inklusive Teams och SharePoint. - Kunskap och intresse för digitala verktyg och system, inklusive erfarenhet av AI-verktyg, t ex Copilot. Meriterande kvalifikationer: - Arbetslivserfarenhet som administratör i statlig eller offentlig verksamhet. - Erfarenhet av att ha drivit utveckling av rutiner eller arbetssätt. - Grundläggande kunskap om informationssäkerhet. - Eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi, kommunikation eller service. Personliga egenskaper När vi anställer lägger vi stor vikt vid motivation och personliga egenskaper. Vi söker dig som är kommunikativ, noggrann och samarbetsinriktad. Du trivs i en roll där du självständigt skapar struktur, hjälper andra och har många kontaktytor. Du behöver inte kunna allt från start – det viktigaste är att du är nyfiken, ansvarstagande och bekväm med att arbeta i en miljö som förändras och utvecklas. Du har lätt för att sätta dig in i nya uppgifter och system. Våra värderingar: respekt, ansvarstagande och mod genomsyrar ditt dagliga arbete. Placering Vi tillämpar hybridarbete, du har möjlighet att kombinera arbete hemifrån och på kontoret. Minst hälften av arbetstiden ska vara förlagd på vårt kontor på Mäster Samuelsgatan 56, ett par minuters promenad från Stockholms centralstation. Anställningsform Tjänsten är en tillsvidareanställning och vi tillämpar sex månaders provanställning. Lön Lönen bedöms ligga i spannet 32 000 – 36 000 kr/månad och sätts individuellt utifrån förtjänst och skicklighet samt den sökandes erfarenhet och kvalifikationer. Om Vinnova Vinnova är Sveriges innovationsmyndighet. Vi stärker Sveriges innovationskraft för hållbar tillväxt och samhällsnytta. Läs mer på vinnova.se Kontakt Vill du veta mer? Kontakta gärna Laurent Saunier som är chef på avdelningen Hälsa, via telefon 08-473 31 08 eller e-post [email protected] Vi avböjer all rekryterings- och annonseringshjälp. Fackliga kontaktpersoner Företrädare för ST är Jonathan Nylander 08-473 3024. För SACO är det Karin Stenström 08-473 3152. Ansökan Välkommen att ansöka till oss via vår rekryteringsportal senast 2026-02-06. Inför att du skickar in din ansökan vill vi att du läser informationen om vår rekryteringsprocess här och bisysslor här Vi eftersträvar en jämn könsfördelning och de kvaliteter som kulturell och etnisk mångfald tillför verksamheten. Vinnova är en kvinnodominerad arbetsplats och vi ser gärna manliga sökanden. Vinnova arbetar kompetensbaserat för att främja en objektiv och icke-diskriminerande rekryteringsprocess. Detta innebär bland annat att du inte ska skicka in ett personligt brev och att rekryteringen inkluderar arbetspsykologiska tester och arbetsprov.