Arbetsbeskrivning

Kriminalvården växer – vi bygger nytt, bygger om och bygger till och söker nu fler medarbetare. Vårt viktigaste mål är att minska återfall i brott – att bryta den onda cirkeln. Lyckas vi med det blir samhället tryggare och säkrare för alla. Vi är den myndighet som ansvarar för anstalter, frivård, häkten och klienttransporter. Nu söker vi en administratör/chefsstöd till Regionkontoret Syd för en tillsvidareanställning. ARBETSUPPGIFTER Som administratör/chefs stöd vid regionkontoret utgör du ett kvalificerat administrativt och operativt stöd till regionchefen och regionledningen samt övrig regionalt placerad personal. I rollen bidrar du till att skapa struktur, effektivitet och kontinuitet i det dagliga arbetet genom att samordna administrativa processer, säkerställa god kommunikation och ge ett professionellt stöd i verksamhetens olika delar.  Arbetsuppgifterna är varierande och omfattar bland annat: Administrativt och operativt chefs stöd till regionchef och regionledning Samordning av administrativa processer och stöd i planering, uppföljning och beredning av ärenden Mötes bökningar, upprättande av kallelser och dagordningar samt protokollföring vid regionala möten Diarieföring i systemet Platina samt registrering i andra administrativa stödsystem, arkivering, ärendebevakning och posthantering Beställningar, inköp och fakturahantering. Registratorsfunktion med rådgivning, stöd och viss utbildning till lokal nivå i diarieförings- och ärendehanterings frågor   Administratörs funktionen ska vara bemannad under expeditionstid på vardagar. I uppdraget ingår även kontors stöd till regionledningen, bland annat som kontaktperson gentemot huvudkontoret i olika frågor samt mottagande av besökare. Vidare ingår daglig bevakning av telefon, e-post och andra kommunikationskanaler samt tillsyn av lokaler, utrustning och viss teknisk support.  Arbetsuppgifterna kan variera över tid beroende på verksamhetens behov och uppdrag från regionchefen. Du delar ansvaret tillsammans med ytterligare två administratörer på regionkontoret. KVALIFIKATIONER Rollen som administratör/chefs stöd är en central service- och stödfunktion, vilket ställer krav på att du är serviceinriktad, lösnings orienterad och har en god förmåga att prioritera. Du arbetar självständigt och strukturerat, har god administrativ förmåga och trivs i en roll med många kontaktytor.  Du har lätt för att samarbeta, är förtroendeingivande och har god integritet. Arbetsuppgifterna kräver noggrannhet och ordning, särskilt inom diarieföring och ärendehantering, samt flexibilitet och förmåga att hantera varierande arbetsuppgifter i ett stundtals högt tempo.  Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. För oss är det viktigt att du delar Kriminalvårdens värdegrund om en human människosyn, respekt för individen samt tron på människans vilja och förmåga att utvecklas. Du har förståelse för hur bakgrund, kultur och grupptillhörighet påverkar både dig själv och andra och bidrar till ett likvärdigt bemötande.   Krav: Fullständig gymnasiekompetens (slutbetyg eller gymnasieexamen) Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna i chefs nära funktion God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska Goda kunskaper i Officepaketet   Meriterande: Gymnasie- eller eftergymnasial utbildning inom administration, personal och arbetsliv, ekonomi eller motsvarande Erfarenhet av chefs stöd eller liknande roll Erfarenhet av arbete inom offentlig verksamhet Väl vitsordad och flerårig erfarenhet från liknande tjänster Kunskaper i diarieföring och arkiv hantering Erfarenhet av arbete inom offentlig sektor, företrädesvis myndighet ÖVRIGT Kriminalvården har valt att ta bort det personliga brevet och ersatt det med urvalsfrågor som är relevanta för tjänsten. Svaren i urvalsfrågorna och CV ligger till grund för om du är kvalificerad att gå vidare i processen. För att bli aktuell för anställning inom Kriminalvården krävs att du motsvarar högt ställda krav gällande lämplighet, omdöme, säkerhets- och sekretessmedvetande och att du följer gällande lagar. Det innebär att du står upp för demokratiska värderingar och den statliga värdegrund som gäller för Kriminalvårdens verksamhet. Vissa befattningar är placerade i säkerhetsklass och då kommer en säkerhetsprövning med registerkontroll att genomföras innan beslut om anställning fattas. För vissa säkerhetsklassade tjänster krävs svenskt medborgarskap. Kriminalvården välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Läs mer om säkerhetsprövningen på: https://www.kriminalvarden.se/jobba-hos-oss/rekryteringsprocessen/sakerhetsprovning-vid-rekrytering/ Befattningen kan innebära krigsplacering vid Kriminalvården. Läs mer om krigsplacering på: https://www.kriminalvarden.se/jobba-hos-oss/rekryteringsprocessen/krigsplacering/ Individuell lönesättning tillämpas. Provanställning kan komma att tillämpas. Kriminalvården strävar efter en jämn könsfördelning och ökad mångfald. För att skicka in din ansökan, klicka på ansökningslänken i annonsen. Frågor om hur du ansöker och lägger in ditt CV ställer du direkt till Visma Recruit. Frågor om specifika jobb besvaras av den kontaktperson som anges i annonsen. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av rekryteringsannonser. Kriminalvården har upphandlade avtal.