Arbetsbeskrivning

Vill du bidra till en tryggare vård och omsorg? Inspektionen för vård och omsorg (IVO) växer och söker ytterligare en administratör till avdelning Syd med placering i Malmö. Om jobbet Som administratör kommer du att fungera som administrativt stöd vid avdelningen och bland annat vara myndighetens ansikte utåt vid kontakt med besökare och leverantörer. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer att vara: • delta i det administrativa arbetet, bl.a. stöd till handläggare • svara på frågor som inkommer via e-post, telefon och interna kommunikationssystem • ta emot besökare och leveranser till avdelningen • post- och fakturahantering • stöd till registraturen (t.ex. registrering av handlingar, hantering av utlämnande av handlingar) • ge lokalt IT-stöd avseende datorer, telefoni och IT-utrustning • praktisk hantering av IT-utrustning, såsom installation och enklare felsökning • kontakt gentemot leverantörer i frågor som rör avtal, inköp och upphandling • andra administrativa arbetsuppgifter kan förekomma. Tjänsten är en tillsvidareanställning med sex månaders provanställning, placerad i Malmö. Kvalifikationer Vi söker dig som har: • minst treårig gymnasieutbildning • minst två års arbetslivserfarenhet av administration eller annat som IVO bedömer likvärdigt • erfarenhet av diarieföring • god vana av att använda systemstöd • goda kunskaper i Officepaketet • goda kunskaper i svenska, såväl muntligt som skriftligt För att lyckas i rollen behöver du vara serviceinriktad och ha en tydlig vilja att stödja verksamheten genom ett professionellt, tillgängligt och lösningsorienterat arbetssätt. Du arbetar noggrant och strukturerat, med god förmåga att planera och prioritera dina arbetsuppgifter så att de utförs korrekt, effektivt och inom givna tidsramar. Rollen ställer krav på att du är självständig och trygg i att ta ansvar för dina uppgifter, samtidigt som du har förmåga att se helheten och anpassa ditt arbete utifrån verksamhetens behov. Du trivs med administrativa arbetsuppgifter, har ordning och reda i ditt arbetssätt och bidrar till kvalitet och kontinuitet i det dagliga administrativa stödet. Vi ser det som meriterande om du även har: • erfarenhet av att arbeta i P360 (dokumenthanteringssystem) • erfarenhet av att arbeta i Visma Proceedo • erfarenhet av att arbeta i Primula • erfarenhet från liknande tjänst inom offentlig förvaltning Detta kan IVO erbjuda dig Vi erbjuder en utvecklande roll i en dynamisk kunskapsorganisation där du bidrar till att utveckla en modern och effektiv tillsyn. Vi förbättrar ständigt våra arbetssätt och strävar efter en sammansättning av medarbetare som speglar samhällets mångfald. Läs om våra avtalsvillkor och förmåner här: Arbeta hos oss | IVO.se Ansökan Du ansöker genom att svara på våra urvalsfrågor och bifoga ditt CV. I din ansökan ska det framgå hur du motsvarar kravprofilen. Frågorna utgår från kravprofilen för den här rekryteringen och dina svar ligger till grund för det urval som sker i processen. Din ansökan anses komplett först när du besvarat frågorna. Ansök senast den 6 februari 2026.  Läs mer om vår rekryteringsprocess här: Arbeta hos oss | IVO.se IVO bidrar till en trygg och säker vård och omsorg IVO står för engagemang och bred kunskap om svensk vård och omsorg. Vi granskar, drar lärdomar och arbetar för att vården och omsorgen ska bli bättre och säkrare – alltid med fokus på patienter och brukare. Myndigheten har cirka 800 medarbetare. Tillsyn bedrivs vid sex regionala avdelningar runt om i landet, medan tillståndsprövning, analys, planering, kommunikation samt verksamhetsstöd finns i Stockholm, liksom generaldirektörens stab.